Att få ledningens stöd för ett IWMS kan vara utmanande, men rätt metod gör hela skillnaden. Den här handboken hjälper verksamma inom RE och FM att anpassa sina projekt efter ledningens mål, bemöta invändningar och bygga ett övertygande case för framgång. Lär dig hur du engagerar intressenter, skiftar från argument till strategiska frågor och omvänder skeptiker till supportrar.
Oavsett projekt är det svårt att få ledningens stöd. RE&FM-professionella ser tydligt vilken påverkan ett IWMS kan ha på företagets mål: en mer effektiva verksamhet, kostnadsbesparingar, smidig skalning, snabbare intäktsgenerering, nöjdare medarbetare och färre cyberrisker. Listan på fördelar är lång. Men få chefer förstår vilken konkurrensfördel företaget skulle kunna få med ett sådant system. Och stora IT-implementationer, även i SaaS- och API-integreringens tidsålder, väcker ofta rädsla för förseningar och kostnadsöverskridanden, även bland de mest öppensinnade ledarna.
Så, hur bygger man stöd för ett IWMS? Denna handbok, inspirerad av flera års erfarenhet av att pitcha projekt till ledningen, hjälper dig att maximera dina chanser till framgång.
1. Känn dina intressenter
Identifiera vem som spelar en roll i beslutet och förstå vad som driver dem: deras mål, utmaningar, begränsningar, frustrationer, etc. Ett företag är i slutändan bara en grupp människor, och varje ledare är en person först. Dyk djupt i vad som är viktigt för dem. Till exempel, kan det vara så att chefen för Retail bryr sig mycket om butikspersonalens välmående, eftersom hon började sin karriär som butikssäljare.
Om möjligt, kartlägg även vem som har inflytande över beslutsfattarna. CFO:n kan till exempel ha mer inflytande över VD:n när det gäller IT-projekt än CIO:n, som nyligen tillträtt rollen.
2. Anpassa dig till deras vision
Undvik att övertala. Argument, oavsett hur övertygande de är, tenderar att skapa ett motstånd. Använd istället strategisk judo: anpassa ditt projekt till de nuvarande prioriteringarna hos varje intressent du behöver vinna över. Om ditt initiativ inte stöder deras vision, kommer det inte att få fotfäste.
Detta kräver – ärligt och genuint – att du tar reda på om och hur ditt projekt kan hjälpa dem att uppnå deras vision. Om det inte kan göra det, kommer du inte att få deras stöd. Men om du kan skapa en koppling mellan implementeringen av ett IWMS och vad de försöker uppnå, kommer de att lyssna.
3. Åtskilj behov från strategier
Som människor implementerar vi strategier för att uppfylla våra behov. Konflikter och missalignering mellan människor uppstår alltid på strateginivå, aldrig på behovsnivå. För att vara effektiv måste du avslöja dina intressenters underliggande behov, som ofta är dolda bakom deras strategier.
Låt oss ta exemplet med Bob och Alice:
Alice är chef för Real Estate & Facility Management (RE&FM). Hennes team i Europa är överväldigat av arbetsbelastning och i akut behov av ett underhållssystem. Teamen i andra regioner har fortfarande en rimlig arbetsbelastning. Alice driver därför på för en snabb implementering av ett regionalt CMMS för omedelbar effekt och minskning av arbetsbelastningen.
Bob är chef för IT. Hans uttryckta strategi är att minimera antalet system i bruk. Han vägrar Alice förslag, och de hamnar i en frustrerande återvändsgränd.
Men när behoven tydligt identifieras blir det möjligt att hitta lösningar som fungerar för alla parter. Bobs verkliga behov är att uppnå kostnadskontroll, enkel underhållshantering och en sömlös integration av hela IT-ekosystemet. Att begränsa antalet system är bara ett sätt att uppnå detta mål. Ett IWMS byggt på en öppen plattform, där underhållet automatiskt utförs online av leverantören och med en licensmodell som optimerar TCO, skulle också tillgodose Bobs behov.
Det Alice verkligen vill är att ha fullständig kontroll över alla underhållsaktiviteter, samtidigt som hennes teammedlemmar kan gå hem i tid för middag med familjen varje kväll. Ett lokalt system är bara en lösning för att nå detta mål. Ett modulärt IWMS, med underhållshanteringsfunktioner som kan implementeras först i den europeiska regionen, möter hennes kärnbehov på ett mer effektivt sätt.
Med detta i åtanke kan Bob och Alice till exempel komma överens om en fasad IWMS-utrullning som möter Alices akuta behov samtidigt som den är i linje med Bobs IT-plan.
När du inte kan komma överens med en annan intressent, avslöja deras (och dina!) underliggande behov. Detta hjälper alla att komma bortom sina egna strategier och samarbeta för att hitta en "win-win"-lösning som möter alla behov.
4. Målbeskriv situationen
Samla data och skapa övertygande berättelser om den situation du vill förändra. För att effektivt driva förändring, använd en tvådelad strategi:
TOP-DOWN APPROACH: Kommunicera missade mål, bortkastade investeringar och trender. Lyft fram den förstärkta påverkan när viktiga händelser inträffar eller strategier faller på plats, och översätt detta till missade kostnadsbesparingar, bortkastad arbetskraft och förlorade intäkter, som exemplifierat nedan:
Vi förlorar ~5 timmar/vecka i varje land på manuellt FM-uppföljningsarbete. Om vi öppnar 500 nya butiker, ökar detta till 9 timmar. Globalt motsvarar detta att betala 4 heltidsanställda för att hantera ineffektiviteten.
Projekt för butiköppningar förlitar sig på utspridda Excel-ark, vilket gör det svårt att rapportera, följa upp och standardisera verksamheten. Resultatet är att butiköppningarna tar 14 veckor istället för de 9 veckor de skulle ta med en standardiserad process. Det innebär förlorade intäkter på cirka 100 000 EUR per ny butik, multiplicerat med 200 nya butiker – vilket innebär 20 miljoner EUR i missade intäkter i år.
För att hålla RE&FM-data synkroniserade automatiskt mellan 5 regionala CMMS, tillsammans med våra finansiella, BI- och HR-system, skulle det krävas 15 integrationer. Genom att minska antalet integrationer till 3 skulle vi kunna spara mellan 300 000 och 600 000 EUR.
Konsolidera dina resultat i ett kort uttalande på företagsnivå:
Varje år skapar fragmenterad information och regionala system inom vår facility management och fastighetsverksamhet ineffektivitet som kostar oss cirka 1 miljon EUR i bortkastad arbetskraft och 20 miljoner EUR i förlorade intäkter.
Om vi inte åtgärdar detta, kommer en ökning av butiksmängden med 250 % att förstora bördan till 4 miljoner EUR årligen i bortkastad arbetskraft och 100 miljoner EUR i förlorade intäkter på grund av över 1 000 försenade butiköppningar.
BOTTOM-UP APPROACH: Samla vittnesmål från anställda, kunder och partners om ineffektivitet, frustrationer och slöseri. Visa hur dessa problem påverkar omsättning, kundnöjdhet, rykte och mer, som visas i exemplen nedan:
"Det enda jag gör är brandkårsutryckningar. Jag jagar trasig utrustning, förseningar och underleverantörer som inte har det de behöver – utan något verkligt sätt att spåra det."
"Arbetsorder hopar sig, och jag har ingen aning om de har loggats, godkänts eller bara försvunnit. Huvudkontoret kräver rapporter om KPI:er vi inte kan följa eftersom datan är begravd i sms, e-post och spridda kalkylblad. Jag gräver i papper istället för att få arbetet gjort."
"Vi växer snabbt, men med det ständiga trycket att göra mer med mindre, drunknar jag i arbete. Jag kan inte vänta i två år på att huvudkontoret ska komma upp med en överkomplicerad lösning. Jag behöver ett nytt system nu, något enkelt och klart att använda, innan saker och ting spårar ur."
5. Skapa en målbild för framtiden
Med det du har lärt dig om dina intressenter, måla upp en levande bild av hur livet skulle vara med ett IWMS på plats – och fokusera på deras mål (inte dina!!). Vad som verkar uppenbart för dig, är förmodligen inte ens på deras radar. De hade antagligen ingen aning om att detta ens var en möjlighet.
Så, säg inte bara:
"Ett IWMS skulle göra oss 17 % mer effektiva och har en ROI på +673 % över 5 år."
Säg även:
Vi försöker inte längre driva tillväxt – vi genomför den. Att öppna 200 butiker om året känns som en självklar del av verksamheten, inte en oändlig kamp som tömmer våra nyckelpersoner.
Med all data på ett ställe får vi en helhetsbild. Vi kan identifiera grundorsakerna till förseningar, fokusera på det som driver framgång och göra expansionen mer effektiv och lönsam. Teamen inom RE, FM, Finance, PMO och Retail samarbetar bättre; beslutsfattandet går snabbare och är skarpare.
Vi har strömlinjeformat vår teknologiska plattform genom att ersätta flera system med ett. Det betyder färre integrationer, lägre IT-kostnader och bättre cybersäkerhet. Viktigast av allt, vi har fått ordning på grunderna: butiksöppningarna följer en beprövad mall, och våra butikspersonal känner återigen att de arbetar för det coolaste varumärket.
Och systemet stödjer till och med nästa punkt på vår agenda: att förbättra hållbarheten.
6. Identifiera och hantera invändningar
Det verkliga målet med ditt case är inte att övertyga dina motparter, utan att identifiera deras invändningar. Om du har presenterat ett övertygande fall för ett IWMS som stödjer deras mål, finns det vanligtvis två huvudsakliga orsaker till att de inte har gått med än:
De tror inte på det du säger (i så fall behöver du bevisa med tillförlitliga case-studier och vittnesmål). Exempel på invändningar som "det här kan inte vara sant":
- De är inte bekanta med de nyaste teknologierna och tror inte att integrationer kan genomföras lika enkelt, kostnadseffektivt och snabbt som du uttryckt.
De tror på det, men litar inte på att detta resultat är möjligt för företaget (i så fall behöver du lista ut varför). Exempel på invändningar som "det här kommer inte fungera för oss":
- De har implementerat ett stort IT-system i en tidigare roll, och smärtan från det projektets misslyckande sitter fortfarande djupt.
- De förhandlar om en hemlig förvärvsdiskussion med ett annat företag som redan har ett RE&FM-system på plats, som kan utökas till er verksamhet.
- Det nya systemet skulle automatisera vissa godkännandeprocedurer, och de är rädda att de förlorar kontrollen över utgifterna.
När du väl har identifierat det verkliga hindret blir det enklare (eller åtminstone mindre svårt) att hantera. Du kan samla bevis, bygga stöd och delta i diskussioner som kan hjälpa dig att vända deras åsikter.
Kom ihåg att ofta är allt du behöver för att få andra att inte aktivt motsätta sig ditt projekt. Du behöver inte deras fulla stöd – bara deras neutralitet. Att få kritiker att gå med på att inte driva opposition är tillräckligt, särskilt när du har förespråkare som kan tala för ditt projekt.
Vad kan du uppnå genom att gå från uttalanden till att ställa rätt frågor?
När vi vill göra ett case är vår instinkt att använda uttalanden och argument. Det som detta leder till är att alla blir fast i sina förutbestämda åsikter. Människor blir defensiva eller fokuserar bara på vad de vill svara så snart du har pratat klart.
Ställ frågor istället! Det visar ditt intresse och hjälper dig att förstå varför personen tänker som de gör. Det erkänner subtilt deras ståndpunkt och avslöjar de bakomliggande faktorerna till varför de inte stöder förslaget. Att adressera en tydlig anledning är lättare än att svara på ett vagt "nej."
Men det räcker inte att bara ställa frågor – du måste ställa rätt frågor. Ja/nej-frågor är oftast inte så hjälpsamma. Frågor som stärker den position du är emot är inte så bra. Frågor som börjar med "varför" kan vara konfrontativa. I stället, bli bra på att ställa frågor som uppmuntrar till utforskning av den verklighet du vill skapa.
Exempel:
✓ Tror du att det här systemet hjälper dig att nå ditt mål? (ja/nej)
✓ Vilka är alla de sätt du tror att det föreslagna systemet inte kommer att fungera på? (finns fler anledningar att vara emot förslaget)
✓ Varför håller du inte med om slutsatserna i business caset? (konfrontativt)
✓ Vad skulle du behöva se för att känna dig trygg med det nya systemet?
✓ Vilka är de största operativa riskerna du ser relaterade till RE&FM, och varför?
✓ Var känner du att du saknar den synlighet som behövs för att fatta bättre beslut eller agera snabbare?
✓ När vi dubblerar vår storlek, vad skulle konsekvenserna bli om vi inte hade ett enhetligt system för att spåra underhåll, hyresavtal och anläggningar?
Nyfikenhet, förtroende för din lösning och en genuin vilja att stödja C-suits mål är dina kraftfullaste verktyg för att säkra buy-in för ditt IWMS-projekt. Jag ser fram emot att höra hur denna playbook fungerar för dig i din organisation. Ta kontakt med mig om du vill diskutera hur du kan applicera detta för just ditt case!
Tveka inte att kontakta oss kontakta oss för personlig vägledning och stöd – vi hjälper gärna till.