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8 Wege, wie HR hybrides Arbeiten verbessern kann

In diesem Blog erörtern wir Planons Sicht auf die Rolle der Personalabteilung, unsere Erfahrungen, Schwerpunkte und Strategien hinter einem hybriden Arbeitsmodell.

In der Wirtschaft geht es nicht nur um Profit. Die Mitarbeiter sind das Herzstück eines jeden erfolgreichen Unternehmens. Um sicherzustellen, dass sie alles haben, was sie brauchen, um ein Unternehmen auf Erfolgskurs zu halten, kommt es nicht nur auf die Größe ihres Gehaltspakets an. Ihre Emotionen, ihre Einstellung zum Arbeitsplatz und zum Arbeitgeber, ihre Erfahrungen im Büro sowie ihre Work-Life-Balance sind ebenfalls entscheidend dafür, ein Unternehmen florieren zu lassen. Und im Zentrum all dessen steht die Personalabteilung (HR).

In Zusammenarbeit mit dem Facility Management (FM) und der Informationstechnologie (IT) leistet die Personalabteilung eines Unternehmens – von der Strategie bis zum Betrieb – weit mehr als nur die Verwaltung des Beschäftigungszyklus eines Mitarbeiters und das Management von Sozialleistungen. Eine der wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung ist es, dafür zu sorgen, dass die Mitarbeiter gesund und engagiert bleiben, was bedeutet, dass ihr Arbeitsumfeld so optimiert werden muss, dass sie sich wohlfühlen.

In diesem Blog erörtern wir Planons Sicht auf die Rolle der Personalabteilung, unsere Erfahrungen, Schwerpunkte und Strategien hinter einem hybriden Arbeitsmodell und wie es uns – durch den Einsatz der richtigen Tools – gelungen ist, ein hybrides Arbeitsmodell einzuführen und dabei weiterhin eine reibungslos funktionierende und effiziente Personalabteilung am Laufen zu halten.

Die Rolle von HR in einem hybriden Arbeitsmodell

Planon hatte bereits ein teilweise hybrides Arbeitsmodell eingeführt, bevor COVID-19 aufkam, sodass diese Zeit für uns weniger turbulent war, als befürchtet. Da die Grundlagen bereits vorhanden waren, hat dies die Umsetzung unserer Strategie nur beschleunigt. Der größte Teil des Unternehmens war bereits digitalisiert und hybridfähig. Die Integration der Personalabteilung erforderte jedoch spezielle Tools und Zeit, um eine voll funktionsfähige hybride Umgebung zu gewährleisten. Das bedeutete, dass es eine Herausforderung war, das Wohlbefinden, das Engagement und die Leistung der Mitarbeiter miteinander zu verbinden.

Darüber hinaus ist klar geworden, dass hybrides Arbeiten nicht nur eine Frage der Digitalisierung ist. Wenn Unternehmen ein völlig neues, hybrides Arbeitsumfeld schaffen müssen, um erfolgreich zu sein, wird die Verantwortung für den Arbeitsplatz zu einer gemeinsamen Anstrengung von HR und FM, wobei die IT bei der Bereitstellung von Tools und Digitalisierung unterstützend tätig wird.

Gleichzeitig engagiert sich die Personalabteilung kontinuierlich für „lebenslange Beschäftigungsfähigkeit“, ein Modell, das sicherstellt, dass Menschen während ihrer gesamten beruflichen Laufbahn gesund und fit für ihren Job sind, was zu einer nachhaltigeren Beschäftigung führt.

Wie erreicht man eine nachhaltige „lebenslange Beschäftigungsfähigkeit“?

Lebenslange Beschäftigungsfähigkeit ist von entscheidender Bedeutung, wenn es darum geht, ein erfolgreiches Unternehmen zu führen, das seine Mitarbeiter nicht nur an sich bindet, sondern sich auch deren Vertrauen und Engagement sicher sein will. Hier geht es um die Verantwortung sowohl des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers, dafür zu sorgen, dass Menschen auf allen Ebenen zu jeder Zeit relevant und arbeitsfähig bleiben. Aber wie kann das erreicht werden?

Hybrides Arbeiten ist eines der Hauptelemente, das den Mitarbeitern die Flexibilität bietet, einen Arbeitsplatz zu wählen, der für sie am besten geeignet ist – je nach ihren Tätigkeiten und Aufgaben. Dies unterstützt die Work-Life-Balance und ermöglicht es ihnen, ein gesünderes, ausgeglicheneres Leben zu führen und gleichzeitig ihre Leistung zu optimieren. Es geht um Vertrauen – und Flexibilität auf beiden Seiten stellt alle zufrieden.

Bei Planon haben wir ein gesundes, hybrides Arbeitsplatzmodell eingeführt, das sowohl das Arbeiten an verschiedenen Standorten – auch auf Reisen – als auch Aspekte der Gesundheit und des Wohlbefindens abdeckt. Wir ermutigen unsere Mitarbeiter, bewusste Entscheidungen zu treffen, die die Nachhaltigkeit fördern – z. B. nicht jeden Tag ins Büro zu pendeln. Wir haben in unsere Räumlichkeiten aber auch Sporteinrichtungen und eine Beach Bar integriert, um einen gesünderen Lebensstil zu fördern und soziale Zusammenarbeit zu ermöglichen. So können Mitarbeiter effizienter und produktiver arbeiten, wovon nicht nur das Unternehmen profitiert, sondern auch sie selbst.

Wie Planon ein gesundes hybrides Arbeitsmodell eingeführt hat

Nachfolgend beschrieben wir acht Schritte, die zeigen wie Planon ein gesundes Hybridmodell eingeführt und eine reibungslos funktionierende Personalabteilung aufrechterhalten hat:

  • Mit CO2-Sensoren überwachen wir die Luftqualität in Innenräumen. Wenn wir einen Anstieg der Werte feststellen, öffnen wir ein Fenster.
  • Wir erleichtern das Arbeiten im Homeoffice durch die Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Zuschüssen, um einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz zu gewährleisten.
  • Wir verwenden unsere eigene Software zur Überwachung unserer Büroräume. Wir beobachten, welche Schreibtische mehr genutzt werden als andere. Anhand dieser Daten erkennen und verstehen wir die Vorlieben unserer Mitarbeiter und warum und wie wir unsere Arbeitsplatzgestaltung anpassen müssen.
  • Unsere Mitarbeiter können einen Arbeitsplatz reservieren, bevor sie zur Arbeit kommen. Beim Betreten der Einrichtungen scannen sie einen QR-Code. Dies sorgt für Sicherheit und erleichtert die Verwaltung der Gehaltsabrechnung für die Pendlerpauschale. So können wir auch sicherstellen, dass die Anzahl der Arbeitsplätze und die Arbeitsplatzgrößen nicht über den Bedarf hinausgehen.
  • Wir fördern mehr Bewegung, indem wir die beste Kaffeemaschine im Erdgeschoss aufstellen. Jetzt verlassen die Mitarbeiter gerne ihre jeweilige Etage und gehen die Treppe hinunter, um den besten Kaffee zu genießen.
  • Wir bieten einen Fitnessraum und körperliche Aktivitäten wie Yoga-Kurse an. Auch ein gesundes Mittagessen ist vor Ort erhältlich. Darüber hinaus tragen unsere sozialen Events dazu bei, soziale Verbindungen aufzubauen, die nachweislich eine bessere Zusammenarbeit, das Zugehörigkeitsgefühl und das Engagement fördern. Alles in allem sind unsere Mitarbeiter froh, ab und zu ins Büro zu pendeln und gleichzeitig eine bessere Work-Life-Balance zu erleben.
  • Wir haben spezielle Teamtage eingeführt, an denen das gesamte Team ins Büro kommt, um die soziale Zusammenarbeit zu fördern.
  • Unsere Mitarbeiter entscheiden selbst, wie oft sie ins Büro kommen und von zu Hause oder einem anderen Ort aus arbeiten.

Wir glauben, dass jede Organisation diese oder vergleichbare Methoden anwenden kann, um ein erfolgreiches hybrides Arbeitsmodell zu erreichen, bei dem die Personalabteilung eine wichtige Rolle spielt.

Wanda Stoop is Executive Vice President Human Resources.

Über den Autor

Wanda Stoop-Zijlstra | Executive Vice President Human Resources

Wanda Stoop-Zijlstra kam 1994 zu Planon und hat die Entwicklung des Unternehmens maßgeblich mitgestaltet. Zunächst in einer unterstützenden Funktion, stieg sie schnell in die Position des Finanzdirektors auf und übernahm die Verantwortung für die Finanz- und Buchhaltungsteams von Planon weltweit. Seit 2002 leitet Wanda Stoop-Zijlstra die HR-Organisation und -Aktivitäten und kümmert sich um den Aufbau, die Professionalisierung und die kontinuierliche Weiterentwicklung, die zur Unterstützung des rasanten Wachstums des Unternehmens erforderlich sind. Wanda ist eine überzeugte Verfechterin der Bedeutung lebenslanger Beschäftigungsfähigkeit und der Schaffung eines anregenden Umfelds, in dem Menschen arbeiten, lernen und leben können. Wanda Stoop-Zijlstra schloss ihr Studium an der Fontys University of Applied Sciences mit einem Bachelor-Abschluss in Finance & Controlling ab.

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