People having a group discussion around a meeting table about workplace management.

8 manieren waarop HR hybride werken kan verbeteren

In deze blog bespreken we Planons visie op de rol van HR, onze ervaringen, onze focus en onze strategieën achter een hybride werkmodel. Ook beschrijven we hoe wij onszelf hebben kunnen aanpassen aan een hybride werkmodel door de juiste tools te gebruiken.

Zakendoen gaat niet alleen om winst. Mensen vormen de kern van elke succesvolle organisatie. Ervoor zorgen dat zij alles hebben wat nodig is om het bedrijf als een goed geoliede machine te laten draaien, heeft niet alleen te maken met de hoogte van hun loon. Hun emoties, hun houding ten opzichte van hun baan en werkgevers, hun kantoorervaring en de balans tussen werk en privéleven zijn ook cruciaal voor een florerend bedrijf. Human Resources (HR) staat in het middelpunt van dit alles.

In samenwerking met FM (Facility Management) en IT (Informatietechnologie), van strategie tot operatie, doet de HR-afdeling van een organisatie meer dan alleen het beheer van de levenscyclus van medewerkers en de loonadministratie. Een van de belangrijkste HR-verantwoordelijkheden is het waarborgen van de gezondheid en de betrokkenheid van medewerkers, wat betekent dat hun werkomgeving moet worden geoptimaliseerd voor hun welzijn.

In deze blog bespreken we Planons visie op de rol van HR, onze ervaringen, onze focus en onze strategieën achter een hybride werkmodel. Ook beschrijven we hoe wij onszelf hebben kunnen aanpassen aan een hybride werkmodel door de juiste tools te gebruiken, terwijl we een soepel lopende en efficiënte HR-afdeling draaiden.

De rol van HR in een hybride werkmodel

Planon had al een gedeeltelijk hybride werkmodel voordat covid toesloeg, dus deze periode was voor ons minder turbulent dan dat het had kunnen zijn. Aangezien de fundamenten al aanwezig waren, heeft dit de implementatie van onze strategie alleen maar versneld. Het grootste deel van het bedrijf was al gedigitaliseerd en aangepast voor het hybride werken. Toch vergde de integratie van HR in het hybride werkmodel specifieke tools – en tijd – om een volledig functionerende hybride omgeving te waarborgen. Dit betekende dat het combineren van werknemerswelzijn, -betrokkenheid en -prestaties een uitdaging was.

Daarnaast werd duidelijk dat hybride werken niet alleen een kwestie van digitalisering is. Wanneer bedrijven een volledig nieuwe hybride werkomgeving willen opzetten om succes te hebben, wordt de verantwoordelijkheid voor de werkplek een gezamenlijke inspanning van HR en FM, waarbij IT klaarstaat voor ondersteuning bij de tools en digitalisering.

Tegelijkertijd zet HR zich voortdurend in voor 'lifetime employability', een model waardoor mensen gedurende hun hele loopbaan gezond en fit zouden moeten zijn voor hun werk. En dit leidt weer tot duurzamere werkgelegenheid.

Hoe bereik je duurzame 'lifetime employability'?

'Lifetime employability' (ofwel 'levenslange inzetbaarheid') is van vitaal belang voor succesvolle bedrijven die niet alleen hun medewerkers willen behouden, maar ook hun vertrouwen en toewijding willen waarborgen. Het gaat om verantwoordelijkheid, zowel van de werkgever als van de werknemer, zodat mensen op alle niveaus voortdurend relevant en fit blijven voor het werk. Maar hoe kan dit worden bereikt?

Hybride werken is een van de belangrijkste elementen en biedt medewerkers de flexibiliteit om de meest geschikte werkruimte te kiezen al naargelang hun activiteiten en verplichtingen. Dit ondersteunt de balans tussen werk en privéleven, waardoor ze een gezonder, evenwichtiger leven kunnen leiden en tegelijkertijd hun prestaties kunnen optimaliseren. Het gaat om vertrouwen, en de flexibiliteit aan beide kanten houdt iedereen tevreden.

Bij Planon hebben we een gezond hybride werkplekmodel opgezet dat zowel het werken op afstand vanaf verschillende locaties, zelfs tijdens het reizen, als gezondheids- en welzijnsaspecten omvat. We stimuleren medewerkers om bewuste keuzes te maken die een duurzamere voetafdruk hebben, bijvoorbeeld door niet elke dag naar kantoor te reizen. Maar we hebben ook sportfaciliteiten en een strandbar in ons kantoor geïntegreerd om een gezondere levensstijl te promoten en sociale samenwerking te bevorderen. Hierdoor is de kans groter dat medewerkers efficiënt en productief zijn, en dat is goed voor de organisatie en ook voor henzelf.

Hoe Planon een gezond en hybride werkmodel integreerde

Hieronder vind je acht manieren waarop Planon een gezond hybride model heeft ingevoerd zonder afbreuk te doen aan een soepel lopende HR-afdeling:

  • We gebruiken CO2-sensoren om de binnenluchtkwaliteit te monitoren. Als het CO2-niveau stijgt, kunnen we een raam openen.
  • We faciliteren het thuiskantoor door assets en toelagen te verstrekken om een goed ingerichte werkruimte te waarborgen.
  • We gebruiken onze eigen software om onze kantoorruimtes te monitoren. We houden bij welke bureaus meer worden gebruikt dan andere. Met deze data kunnen we de voorkeuren van medewerkers herkennen, hun beweegredenen begrijpen en vervolgens de werkplekinrichting hierop afstemmen.
  • Onze medewerkers kunnen hun werkruimte reserveren voordat ze naar het werk gaan. Ze scannen een unieke QR-code bij het betreden van de faciliteiten. Dit zorgt voor veiligheid en helpt de loonadministratie bij het beheer van reiskostenvergoedingen. Zo kunnen we er ook voor zorgen dat het aantal werkplekken en de grootte van de werkplekken niet groter is dan nodig.
  • We stimuleren medewerkers om meer te lopen door de beste koffiemachine op de begane grond te plaatsen. Hierdoor verlaten medewerkers hun eigen verdieping en lopen ze de trap af voor een kopje koffie van betere kwaliteit.
  • We bieden fitnessfaciliteiten en fysieke activiteiten zoals yogalessen aan. Gezonde lunches zijn ter plaatse verkrijgbaar. Daarnaast zorgen onze speciale evenementen voor sociale connecties die de samenwerking, betrokkenheid en het gevoel van verbondenheid aantoonbaar versterken. Al met al komen onze mensen graag af en toe naar kantoor, terwijl ze een betere balans tussen werk en privéleven ervaren.
  • We organiseren speciale teamdagen waarop het volledige team op kantoor is om de sociale samenwerking te bevorderen.
  • Onze medewerkers bepalen zelf hoe vaak ze naar kantoor komen en of ze thuis of op een andere locatie willen werken.

Volgens ons kan elke organisatie deze of vergelijkbare methoden toepassen om een succesvol hybride werkmodel in te voeren waarin HR een belangrijke rol speelt.

Wanda Stoop is Executive Vice President Human Resources.

Over de auteur

Wanda Stoop-Zijlstra | Executive Vice President Human Resources

Wanda trad in 1994 in dienst van Planon en heeft sindsdien een onlosmakelijke rol gespeeld in de ontwikkeling van het bedrijf. Ze startte in een ondersteunende rol, maar kreeg al snel de verantwoordelijkheid voor Planons Finance & Accounting teams wereldwijd als Director of Finance. Sinds 2002 leidt Wanda de HR-organisatie en -activiteiten, waarbij ze verantwoordelijk is voor de benodigde structuur, professionalisering en voortdurende ontwikkeling van de afdeling om de snelle groei van het bedrijf te ondersteunen. Wanda is een warm pleitbezorger van het belang van duurzame inzetbaarheid en het creëren van een stimulerende omgeving waarin mensen kunnen werken, wonen, leren en spelen. Wanda heeft een bachelor in Finance & Control behaald aan de Fontys Hogeschool.

Deel dit artikel