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Les processus clé en main dans la solution Planon Space & Workplace Management

Structurer et gérer les données dans la solution Planon Space & Workplace Management >
Disposer de rapports fiables avec la solution Planon Space & Workplace Management >

La solution Space & Workplace Management de Planon soutient tous les processus de planification, d'affectation et d'analyse et permet de gérer les relations entre les espaces et les départements, les espaces et les collaborateurs, les espaces et les équipements ou les espaces et les postes de travail. L'intégration standard de cette solution avec des solutions comme Real Estate Management et Planon Sustainability Management de Planon vous permet d’aligner la répartition et l'occupation de vos espaces avec les objectifs immobiliers et environnementaux de votre entreprise et vice versa. Cette solution permet aux gestionnaires d'espaces d’optimiser l'utilisation des espaces et propose aux collaborateurs des outils leur permettant d’utiliser les espaces et les postes de travail flexibles.

Pourquoi la solution Space & Workplace Management de Planon ?

  • Disposez d'une intégration complète avec toutes les autres solutions Planon Universe : Real Estate Management (gestion de l’immobilier), Maintenance Management (gestion de la maintenance), Integrated Services Management (gestion intégrée des services) et Sustainability Management (gestion du développement durable)
  • Mettez en place une stratégie de gestion de l’environnement de travail qui soit flexible et adaptée aux réalités du marché
  • Simplifiez la réservation et l´utilisation des salles de réunion et des postes de travail grâce au portail self-service de Planon, aux solutions Kiosk ou aux Planon Apps
  • Analysez les données historiques, existantes et futures des espaces, les taux d'occupation et les espaces inoccupés à l'aide de données configurables
  • Optimisez le support graphique et la planification de scénarios pour la gestion des espaces et les processus de planification à l'aide de l'intégration bidirectionnelle standard de Planon avec AutoCAD®

Avantages de cette solution

  • Optimisez l’utilisation et la quantité de vos espaces et réduisez les coûts
  • Planifiez des scénarios grâce à des plans et des analyses
  • Améliorez les taux d'occupation et veillez à une utilisation plus efficace des salles de réunion, des espaces de projet et des postes de travail
  • Planifiez vos déménagements et transferts et limitez ainsi au maximum les perturbations des activités de l’entreprise
  • Soutenez l’activité de votre organisation en proposant des espaces et des postes de travail adaptés à ses besoins

La solution Space & Workplace Management Planon propose des processus pour divers types d’allocation d'espaces et de postes de travail : fixes, flexibles et/ou partagés. Vous pouvez ainsi surveiller et améliorer en permanence l'utilisation de l'espace et les taux d'occupation, et adapter étroitement votre offre aux besoins de vos collaborateurs. Tous les processus sont clés en main et incluent l’utilisation de workflows, de rôles, de autorisations et de rapports standardisés. Vous pouvez facilement ajuster ces normes aux besoins de votre organisation. Tous les processus sont liés les uns aux autres. Ils sont intégrés avec d'autres solutions Planon et utilisent les mêmes données. Il est ainsi possible de profiter de tous les avantages d’une solution de gestion intégrée de l’environnement de travail (IWMS).

Gestion des espaces :

Gestion des espaces :

  • Attribuez des espaces selon les services et centres de coûts, analysez l’utilisation des espaces et les taux d'occupation, et facturez les espaces au service ou à l’occupant concerné
  • Utilisez des tableaux de bord intuitifs et graphiques pour visualiser et optimiser l’utilisation des espaces, planifier l'utilisation future des locaux ou partager un espace avec plusieurs autres occupants
  • Créez des plans d'aménagement en couleur à l'aide du viewer CAO intégré pour visualiser l'utilisation de l'espace par service, l'occupation par étage, les espaces inoccupés à partir d'une date spécifique
Gestion des postes de travail flexibles :

Gestion des postes de travail flexibles :

  • Définissez les postes de travail fixes, partagés ou bien flexibles par bâtiment, étage ou espace et gérez leur attribution
  • Recherchez rapidement et aisément les postes de travail disponibles ainsi que les collaborateurs présents dans les locaux à l'aide d'applications disponibles sur smartphone
  • Optimisez l'utilisation des postes de travail partagés et permettez à vos collaborateurs de trouver facilement un poste de travail ou d’organiser des réunions grâce à des solutions telles que le Kiosk ou les Planon Apps qui vous permettent de scanner des tags RFID ou des QR codes
Gestion dynamique des postes de travail et des salles de réunion :

Gestion dynamique des postes de travail et des salles de réunion :

  • Optimisez l’utilisation des salles de réunion, des espaces de projet et des autres installations grâce aux différentes fonctionnalités de gestion des réservations et aux processus associés tels que la gestion des services et la refacturation
  • Facilitez l’accès aux postes de travail et salles de réunions à vos collaborateurs à l'aide d'outils comme Planon self-service, les Planon Apps et les tableaux de réservation d'espaces
  • Gérez les calendriers de l’ensemble des collaborateurs avec Microsoft® Exchange
Intégration AutoCAD® :

Intégration AutoCAD® :

  • Visualisez et consultez l'utilisation des espaces et créez des plans d'aménagement en couleur à partir de votre logiciel AutoCAD®
  • Ajoutez des espaces dans AutoCAD®, modifiez ou fusionnez leurs dimensions ou leur utilisation et synchronisez-les automatiquement avec votre base de données Planon
  • Créez des scénarios d’attribution dans AutoCAD®et évaluez les résultats et conséquences dans votre base de données Planon pour choisir le scénario le plus adapté
Déménagements et transferts :

Déménagements et transferts :

  • Centralisez toutes les demandes concernant l’accueil de nouveaux collaborateurs, les transferts ou les demandes d’espace supplémentaire à l'aide des processus d'assistance ou des formulaires de self-service préconfigurés
  • Aménagez des workflows de validation, approuvez les demandes de déménagement, analysez les données et les besoins en espace, évaluez les coûts de déménagement et communiquez-les aux demandeurs et à la direction
  • Planifiez et réalisez les demandes de déménagements, regroupez les activités dans des projets centralisés, créez des tickets d’intervention, contrôlez et facturez les coûts, analysez les résultats

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