Klantenportal customer-icon
30 augustus 2018

Hoe beter inzicht in de bezettingsgraad leidt tot zowel een geslaagde vakantie als een geslaagde werkdag

Onlangs ben ik sinds lange tijd weer op vakantie geweest naar een resort in het mooie Egypte. Hier werd ik nog eens met mijn neus op de feiten gedrukt. Het is langzamerhand zelfs vakantie-ergernis nummer één!

White Paper - 10 trends die het vakgebied van Real Estate en Facility Management tot 2022 bepalen en veranderen

In dit white paper wordt geschetst hoe het vakgebied van Real Estate en Facility Management zich de komende vijf jaar zal ontwikkelen.

Lees meer

Omdat ik het lekker vind om op vakantie wat langer in bed te blijven liggen, liep ik rond half elf vol goede moed richting het zwembad. Daar aangekomen, zag ik tot mijn verbazing dat alle zonnebedden bezet waren.

Ik merkte dat ik direct geïrriteerd was. Waarom heeft dit hotel zo weinig bedden? Toen ik nog eens goed keek, zag ik dat eigenlijk alle bedden bezet waren met een badhanddoek en dat er slechts een handjevol mensen aanwezig was bij het zwembad.

Ik denk dat ik niet de enige ben die zich hier behoorlijk over kan opwinden. Feitelijk blijkt zelfs dat 80% van de Nederlandse vakantiegangers zich hieraan ergert.

Het vervelende is dat we dit niet alleen meemaken op vakantie, maar ook op kantoor. Op kantoor is het geen 30 graden en hebben we uiteraard geen zwembad maar met een beetje creativiteit maak je van die strandbedden werkplekken, en ruil je de handdoeken in voor reserveringen. Dan komen we in een vergelijkbare situatie terecht.

Stel je voor dat je een meeting wil inplannen met een of meerdere collega’s en je ziet dan dat alle vergaderruimten bezet zijn. Een rondje door het kantoor laat echter zien dat dit in de praktijk niet het geval is. De meeste ruimten staan leeg en zijn het ’slachtoffer’ van een no-show. Met andere woorden: de handdoeken liggen wel op de stoelen, maar in feite zit er niemand.

Medewerkers raken al gauw geïrriteerd. En omdat ze het gevoel hebben dat er een gebrek aan ruimten is, komen hier zelfs klachten over binnen. Ik denk dat we in veel gevallen mogen stellen dat de ruimten binnen een organisatie niet altijd efficiënt gebruikt worden. Feitelijk blijkt ook dat de gemiddelde werkplekbezetting vaak maar 50 % is.

De trend is dat de vaste werkplek steeds meer zal verdwijnen. Bij ons op dit kantoor is dit niet anders. We komen op kantoor wanneer het ons uitkomt en zoeken een flexibele werkplek. Maandag is bij ons altijd een drukke dag, omdat het overgrote deel van de collega’s aanwezig is. Ben je aan de late kant, dan is het vaak zoeken naar een plek. Als ik tijdens mijn vakantie had geweten dat de strandbedjes bij het zwembad allemaal bezet waren, dan was ik naar het strand gelopen of had ik een andere leuke activiteit geboekt. Voor kantoor geldt dit natuurlijk niet anders. Hoeveel tijd zou het schelen als ik van tevoren kan zien welke werkplekken bezet zijn en hoeveel er nog vrij zijn? Omdat ik meer inzicht krijg in de piekmomenten, kan ik zelfs slimmer gaan plannen door op andere dagen op kantoor te werken of ervoor te kiezen om met klanten afspreken.

Feit is dat een werkplek vaak meer dan € 10.000 per jaar kost. Stel je voor dat je meer inzicht hebt in de daadwerkelijke bezetting en daardoor bijvoorbeeld met tien werkplekken minder kan of deze efficiënter kan inzetten. Dat betekent op jaarbasis dan al gauw een besparing van € 100.000.

Michel Smits
Account Manager Inside Sales