Wat is Computer Aided Facility Management (CAFM)
CAFM-software ondersteunt facility managers bij het plannen, uitvoeren en monitoren van alle activiteiten op het gebied van ruimte- en werkplekbeheer, assetmanagement, reactief en gepland preventief onderhoud, operationele facility services, het reserveren van ruimtes en andere serviceverzoeken van gebouwgebruikers.
Er bestaat vaak verwarring tussen CMMS- en CAFM-software, ook al hebben ze heel verschillende doeleinden. CMMS-software (Computerized Maintenance Management System) is vooral gericht op preventief en correctief onderhoud van technische apparatuur, terwijl CAFM-software een grotere verscheidenheid aan functies kent, zoals: ruimte- en werkplekbeheer, customer services, werkplekoptimalisatie en ondersteuning om het welzijn van gebruikers te bevorderen.
Met de informatie uit CAFM-softwareoplossingen kunnen managers de langetermijnplanning van ruimtes, faciliteiten, onderhoudsactivitetiten, services en budgetten optimaliseren zodat deze volledig aansluiten bij de kernactiviteiten van een bedrijf.
Neem voor meer informatie over de CAFM-softwareoplossing van Planon contact met ons op om een demo in te plannen.
CAD-integratie in CAFM
Een afbeelding zegt vaak meer zegt dan duizend woorden. Daarom biedt goede CAFM-software ook mogelijkheden om CAD-tekeningen te integreren voor bijvoorbeeld plattegronden, space management, scenarioplanning, flexibele werkplekken, verhuizingen en technisch beheer.
Industriestandaarden
Om CAD-tekeningen efficiënt met CAFM-software te kunnen gebruiken, moet je ervoor zorgen dat deze voldoen aan richtlijnen met betrekking tot onder andere coderingslagen, polylijnen, symbolen, blokken, tekst en afmetingen.
Dit kunnen bedrijfsspecifieke richtlijnen zijn of standaarden van instanties zoals ISO, CEN of IFMA. Naleving van deze richtlijnen zorgt ervoor dat je CAD-tekeningen eenvoudig in je CAFM-oplossing kunt integreren en dat relevante data over ruimtes, afmetingen en assets continu wordt uitgewisseld.
Grafische en alfanumerieke wijzigingen
Alleen actuele en bijgewerkte CAD-tekeningen zijn van waarde in een CAFM-systeem. Het bijwerken van CAD-tekeningen is een speciale functie in AutoCAD® waarmee je muren kunt verplaatsen, ruimtes kunt samenvoegen en assets of afdelingen opnieuw kunt toewijzen.
Wanneer je wijzigingen in CAD-tekeningen aanbrengt, is het belangrijk dat de database van het gebruikte CAFM-systeem ook wordt bijgewerkt. In de CAFM-software kun je instellen dat bijgewerkte tekeningen periodiek worden geïmporteerd, of dat de database in realtime wordt bijgewerkt. Zo weet je zeker dat de CAD-tekeningen in je CAFM-systeem altijd actueel zijn.
Scenarioplanning
Een belangrijk voordeel van CAD-software zoals AutoCAD® is dat je meerdere scenario's kunt creëren voor taken als ruimteplanning, verhuizingen en assetmanagement.
Wanneer je deze scenario's integreert in je CAFM-oplossing, kun je deze controleren, vergelijken en analyseren om zo het beste scenario te kiezen. Zodra je een scenario hebt gekozen, werkt het CAFM-systeem automatisch de database bij en wordt de implementatie van het gekozen scenario ondersteund met project-, werkplek-, werkorder- en budgetbeheer.
Door je CAFM-systeem en CAD-tekeningen te integreren, kun je realtime data, zoals ruimtegebruik, leegstand en vluchtwegen, eenvoudig visualiseren met gekleurde plattegronden. Zo zie je in één oogopslag waar afdelingen of assets zich bevinden, of waar een lege vergaderruimte beschikbaar is.
Moderne CAFM-oplossingen beschikken over speciale 'Viewers' waarmee gebruikers de CAD-tekeningen kunnen bekijken zonder dat ze daarvoor specialistische CAD-software nodig hebben. In combinatie met een app op je smartphone kun je als gebruiker de plattegronden raadplegen om bijvoorbeeld vrije werkplekken, een beschikbare vergaderruimte of een bepaalde collega te vinden (als die dat mogelijk maakt).
CAFM, IWMS of CPIP: Grote verschillen of marketinghype?
CAFM-software heeft de afgelopen jaren grote ontwikkelingen doorgemaakt op zowel functioneel als technologisch vlak. Belangrijk daarbij is de integratie van verschillende facility management (FM) en corporate real estate (CRE) processen binnen één enkele oplossing. Toch werken veel organisaties nog met losse point solutions of zelfontwikkelde tools voor bepaalde processen. De trend verschuift echter duidelijk naar geïntegreerde oplossingen waarin alles bij elkaar komt.
Verschillende softwareleveranciers verkopen hun CAFM-systeem als IWMS (Integrated Workplace Management System) of CPIP (Connected Portfolio Intelligence Platforms), maar hoe verschillen deze systemen eigenlijk van elkaar qua functionaliteit, technologie en bedrijfswaarde?
De eerste CAFM-systemen werden ontworpen voor specifieke facilitymanagementtaken, zoals ruimteplanning, asset tracking of onderhoudsbeheer. Deze vroege systemen waren gericht op bundelen van tools voor het vastleggen en visualiseren van data, waarbij vaak sterk werd geleund op CAD voor space management. Toen bedrijven eind jaren 90 en aan het begin van deze eeuw steeds vaker op zoek gingen naar oplossingen die geavanceerde inzichten boden om de efficiëntie van meerdere operationele gebieden te verbeteren, werden CAFM-systemen uitgebreid met nieuwe functies om meer bedrijfsprocessen te kunnen ondersteunen. Bedrijven wilden niet langer aparte systemen voor verschillende functies, maar één uniforme oplossing voor vastgoedmanagement, onderhoud en capital project management.
De kentering kwam in 2004, toen Gartner de term Integrated Workplace Management System oftewel IWMS introduceerde voor een volledig nieuwe generatie uniforme softwareoplossingen. IWMS werd door Garner gedefinieerd als een zakelijk softwareplatform dat vijf belangrijke domeinen integreert in één technologieplatform met één centrale database. Een IWMS bestaat uit de volgende vijf domeinen:
- Real Estate and Lease Management: Voor het beheer van alle activiteiten rondom de aankoop, het eigendom en de verkoop van vastgoed, waaronder lease-administratie en -accounting.
- Facilities and Space Management: Voor het monitoren van alle activiteiten rondom het gebruik en onderhoud van gebouwen en infrastructuur, waaronder ruimteplanning, -toewijzing en -gebruik.
- Asset & Maintenance Management: Voor het volgen en beheren van fysieke assets, het plannen van onderhoud en het optimaliseren van de levenscyclus van assets.
- Capital Project Management: Voor het plannen, uitvoeren en monitoren van kapitaalprojecten, bijvoorbeeld bij de bouw, renovatie en uitbreiding van vastgoed.
- Environmental Sustainability: Voor het stimuleren van het gebruik van milieuvriendelijke werkwijzen, het verkleinen van de milieu-impact en de naleving van duurzaamheidsregelgeving.
Een IWMS verschilt dus duidelijk van een pure CAFM-oplossing, omdat een IWMS veel meer functies en mogelijkheden biedt. Maar het belangrijkste verschil volgens Gartner is dat echte IWMS-oplossingen zijn gebaseerd op één enkel technologieplatform en één uniforme database. Hiermee onderscheidt een IWMS zich van een verzameling point solutions.
Rond 2020 werden Connected Portfolio Intelligence Platforms (CPIP) gelanceerd als de volgende evolutie in CAFM/IWMS. CPIP-oplossingen bieden meer waarde voor klanten met inzichten op basis van IoT (Internet of Things) en geavanceerdere analyses. Deze oplossingen combineren realtime gegevensverwerking met meer geavanceerde functies, zoals voorspellende analyses en AI, om meer samenhangende en slimmere inzichten te bieden.
Lees meer over IWMS en CPIP en ontdek wat deze oplossingen voor jeu kunnen betekenen.
CAFM, CMMS, IWMS en CPIP vergeleken
Vraag je je nog steeds af wat de belangrijkste verschillen zijn tussen een CAFM, CMMS, IWMS en CPIP? In de onderstaande tabel vindt je de belangrijkste voor- en nadelen van elke oplossing.
| Oplossing |
Focus |
Voordelen |
Nadelen |
| CAFM |
Space management, onderhoudsplanning, asset tracking en toewijzing van resources |
Kosteneffectief voor kleinere organisaties, snellere implementatie, configuratiemogelijkheden |
Beperkt aantal functionaliteiten, beperkte schaalbaarheid, voornamelijk operationele focus, minder strategisch gericht |
| IWMS |
Space management, onderhoudsmanagement, levenscyclusmanagement voor assets, geïntegreerde services, energie- en duurzaamheidsbeheer, vastgoedmanagement |
Integreert data van verschillende bronnen, afdelingen en systemen in realtime en slaat deze in één centrale database op, schaalbaar, configuratiemogelijkheden, afstemming tussen strategie en activiteiten |
Mogelijk langere implementatieduur, uitgebreide functionaliteit kan overweldigend zijn voor bedrijven die minder functionaliteit nodig hebben |
| CMMS |
Onderhoudsactiviteiten en onderhoud van apparatuur |
Stroomlijnt onderhoudsprocessen en biedt hoogwaardige data voor besluitvorming |
Mogelijk langere implementatieduur, mogelijk nieuwe processen vereist |
| CPIP |
Integratie van realtime data, geavanceerde analyses, IoT-enabled inzichten en smart building-management |
Biedt meer waarde voor klanten met IoT-enabled inzichten en analyses, ondersteunt slimmere workflows en verdergaande automatisering, modulair en cloud-gebaseerd voor eenvoudige integratie met apps van derden |
Vereist mogelijk een grote investering in de IoT-infrastructuur, complexiteit bij het beheren en integreren van diverse databronnen, mogelijk specifieke vaardigheden vereist om de informatie uit geavanceerde analyses te benutten |
Een IWMS is in principe een bedrijfsbreed systeem dat is ontworpen om een groter aantal functies te ondersteunen binnen grote, complexe bedrijven. Een CAFM is daarentegen specifiek ontworpen voor het beheer van faciliteiten en fysieke ruimtes en is vooral bedoeld voor kleine tot middelgrote bedrijven. Een CMMS ondersteunt onderhoudsactiviteiten en het onderhoud van apparatuur. En CPIP-systemen omvatten al deze functionaliteiten, maar deze oplossingen hebben een langere implementatieduur.
De toekomst van gebouwbeheer met CAFM, IoT en AI
Door de combinatie van Computer-Aided Facility Management (CAFM), Internet of Things (IoT) en kunstmatige intelligentie (AI) kunnen conventionele gebouwen worden getransformeerd tot slimme, efficiënte omgevingen. Facility managementprocessen worden hiermee aanzienlijk verbeterd doordat de efficiëntie, duurzaamheid en kosteneffectiviteit toenemen.
Verbeterde duurzaamheid en lagere kosten
- Optimalisatie van energiebeheer: met realtime data van IoT-apparaten en AI-gestuurde analyses kunnen bedrijven energiesystemen nauwkeurig aansturen om energieverspilling te beperken. Bovendien helpt dit bedrijven bij de naleving van milieunormen voor gebouwen en rapportagevereisten voor bijvoorbeeld ESG, en om hun 'netto-nul'-doelen te bereiken.
- Operationele efficiëntie: door routinetaken te automatiseren met CAFM en IoT-technologie, kunnen bedrijven de arbeidskosten verlagen. Taken zoals de verzameling van data, het plannen van onderhoud en het bijwerken van informatie over het gebruik van ruimtes worden automatisch beheerd, zodat medewerkers zich kunnen richten op belangrijkere taken.
- Kostenbeheer: analyses van ruimtegebruiksdata bieden facility managers beter inzicht in hoe ruimtes worden gebruikt. Zo kunnen ze het gebruik van (onderbezette) ruimtes optimaliseren en de kosten van onnodige koeling, verwarming of verlichting van onderbezette ruimtes aanzienlijk terugbrengen.
Proactief onderhoud en strategische inzichten
- Voorspellend onderhoud: AI kan data van IoT-apparaten analyseren om problemen met apparatuur te voorspellen, zodat onderhoud tijdig wordt uitgevoerd. Met deze proactieve aanpak kan de uitval met wel 50% worden beperkt en de levensduur van apparatuur met wel 40% worden verlengd.
- Datagestuurde besluitvorming: AI identificeert ontwikkelingen en trends en biedt waardevolle inzichten op basis waarvan facility managers weloverwogen beslissingen kunnen nemen over resourcebeheer en facility managementactiviteiten continu kunnen verbeteren.
Wat is voor jou de beste oplossing?
U wilt graag weten welke oplossing het beste aansluit bij de behoeften van je bedrijf? Neem contact met ons op om een persoonlijke demo in te plannen en ontdek hoe Planon uw facility managementteams kan helpen voldoen aan huidige en toekomstige behoeften op het gebied van vastgoed.
Case study
Omdat het CAFM-systeem van de Universiteit van Sunderland verouderd was en niet meer voldeed aan de behoeften en verwachtingen, besloot de universiteit op zoek te gaan naar een IWMS-oplossing om alle werkprocessen en rapportages binnen meerdere afdelingen te stroomlijnen. Ze kozen voor Planon en binnen 7 weken was het systeem live.
Veelgestelde vragen
CAFM-software wordt niet alleen gebruikt door facility managers, maar ook door vastgoedprofessionals en onderhoudsteams om operationele facility managementprocessen te stroomlijnen en het databeheer van assets, onderhoud en ruimtes te verbeteren. CAFM-oplossingen bieden gebruikers een compleet beeld van alle facility managementactiviteiten.
Met de data uit een CAFM-systeem kunnen bedrijven hun gebouwen en faciliteiten efficiënter beheren. Zo gebruiken verschillende professionals CAFM-software:
Facility Managers
- Space management: een CAFM-systeem helpt facility managers om het ruimtegebruik te optimaliseren met gedetailleerde inzichten in hoe ruimtes worden gebruikt, welke ruimtes onderbenut zijn en welke aanpassingen kunnen worden doorgevoerd om de efficiëntie te maximaliseren.
- Assetmanagement: met een CAFM-systeem kunnen facility managers alle faciliteitsassets volgen, controleren of ze goed worden onderhouden en gebruikt en het risico op uitval of verlies minimaliseren.
Vastgoedmanagers
- Lease management: met een CAFM-systeem kunnen vastgoedmanagers leaseovereenkomsten en de vervaldatum van leaseovereenkomsten beheren, naleving van de leasevoorwaarden waarborgen en onnodige kosten als gevolg van nalatigheid voorkomen.
- Portfolioanalyse: met de uitgebreide data-analysetools van het CAFM-systeem kunnen vastgoedmanagers de vastgoedprestaties beoordelen om weloverwogen investeringsbeslissingen te nemen en mogelijkheden voor kostenbesparingen te bepalen.
Onderhoudsmanagers
- Preventief onderhoud: onderhoudsmanagers kunnen in het CAFM-systeem periodieke onderhoudstaken plannen zodat alle apparatuur tijdig wordt onderhouden en het risico op onverwachte uitval of niet-naleving van de regelgeving tot een minimum wordt beperkt.
- Werkorderbeheer: een CAFM-systeem stroomlijnt het aanmaken, toewijzen en volgen van werkorders, zodat onderhoudsproblemen snel en efficiënt worden opgelost.
CAFM-oplossingen bieden de volgende functies:
- Space management: met deze functie kunnen gebruikers plattegronden configureren en ruimtes efficiënt toewijzen om het ruimtegebruik te optimaliseren.
- Onderhoudsmanagement: met deze functie kunnen gebruikers reparaties en inspecties systematisch plannen en volgen, zodat faciliteiten en apparatuur tijdig worden onderhouden.
Assetmanagement: met deze functie kunnen gebruikers de inventaris bijhouden en de prestaties van apparatuur en assets monitoren om effectief assetmanagement te waarborgen. - Resourceplanning: met deze functie kunnen gebruikers ruimtes, apparatuur of diensten reserveren, resourceplanningen stroomlijnen en problemen met de beschikbaarheid van resources voorkomen.
- Rapportages en analyses: met deze functie kunnen gebruikers inzichten genereren en prestaties volgen om datagestuurde beslissingen te nemen en continu verbeteringen door te voeren.
- Integraties: door CAFM-software te integreren met andere systemen, zoals software voor gebouwautomatisering of financiële software, profiteren gebruikers van een naadloze data-uitwisseling en verbeterde algehele operationele efficiëntie.
- Toegang via mobiele apparaten: met deze functie hebben gebruikers altijd en overal toegang tot data over faciliteiten, zodat ze deze op afstand kunnen beheren en altijd op de hoogte zijn.
CAFM-software biedt talloze voordelen voor facility managers. Zo helpt het hen bij het efficiënt plannen, uitvoeren en monitoren van alle activiteiten op het gebied van ruimte- en werkplekbeheer, assetmanagement, onderhoud, operationele facility services, ruimtereservering en andere service-aanvragen van gebouwgebruikers. De belangrijkste voordelen:
- Een CAFM-systeem stroomlijnt het operationele beheer van facility services zoals schoonmaak, beveiliging en catering en ondersteunt een soepele en efficiënte dienstverlening.
- Het systeem automatiseert routinetaken op het gebied van databeheer zodat medewerkers kunnen focussen op meer strategische werkzaamheden.
- CAFM ondersteunt een effectieve ruimteplanning en efficiënt ruimtegebruik en optimaliseert werkomgevingen om de efficiëntie en productiviteit te maximaliseren.
- Daarnaast kunnen werkplekken eenvoudiger worden gemonitord en beheerd, zodat ze voldoen aan de behoeften van gebruikers.
- Een CAFM-systeem biedt geavanceerde tools voor het bijhouden van de inventaris en het monitoren van assets om efficiënt assetmanagement te waarborgen.
- Dit systeem biedt inzicht in het gebruik, het benodigde onderhoud en het beheer van de levenscyclus van assets om de prestaties en levensduur te optimaliseren.
- Met CAFM kunnen onderhoudswerkzaamheden van tevoren worden gepland, waardoor uitval en het risico op onverwachte storingen van apparatuur tot een minimum worden beperkt.
- Daarnaast kunnen programma's voor gepland preventief onderhoud worden geïmplementeerd om de levensduur van assets te verlengen en de reparatiekosten te verlagen.
- Een CAFM-systeem biedt tools voor ruimtereservering en resourceplanning waarmee gebruikers eenvoudig ruimtes, apparatuur of diensten kunnen reserveren en problemen met de beschikbaarheid van resources worden voorkomen.
- Met CAFM kunnen service-aanvragen van gebouwgebruikers efficiënt worden afgehandeld, zodat problemen tijdig worden opgelost en de algehele klanttevredenheid wordt verbeterd.
- Het zorgt voor transparantie en verantwoordelijkheid bij het oplossen van problemen en beantwoorden van vragen van gebouwgebruikers.
- Een CAFM-systeem biedt krachtige rapportage- en analysetools die waardevolle inzichten bieden in de prestaties van faciliteiten, gebruikstrends en de toewijzing van resources.
- CAFM ondersteunt een datagestuurde besluitvorming en helpt managers om verbetergebieden vast te stellen en strategische initiatieven effectief te implementeren.
Our global success stories
