Campusbeheer: creëer slimmere, duurzamere en aantrekkelijkere faciliteiten voor het hoger onderwijs

Wat is een campusbeheeroplossing?

Campusbeheer, soms ook campus facility management genoemd, draait om het voldoen aan de behoeften van verschillende belanghebbenden van onderwijsinstellingen: van studenten en medewerkers tot bezoekers en de omliggende gemeenschap. In deze behoeften wordt voorzien met verschillende fysieke campusfaciliteiten, zoals collegezalen, wooncomplexen en sportcentra, en digitale gebouwtechnologieën, waaronder snelle wifi en beveiligings- en cloudsystemen.

Universiteiten en hogescholen staan voor de uitdaging om verschillende afdelingen, zoals IT, beveiliging, vastgoed, onderhoud, catering en onderhoud van het terrein, te integreren. Een campusbeheeroplossing biedt een geïntegreerd platform dat deze digitale en fysieke elementen met elkaar verbindt. Met het platform kunnen verschillende processen, waaronder het beheer van campusfaciliteiten en -vastgoed, ruimteplanning en het beheer van service-aanvragen, worden gecentraliseerd om activiteiten te stroomlijnen en ervoor te zorgen dat resources optimaal worden benut en bijdragen aan de missie van de onderwijsinstelling.

Het belang van facility management voor universiteiten

Instellingen voor het hoger onderwijs beschikken over veel fysieke faciliteiten, waar verschillende belanghebbenden op verschillende momenten gebruik van willen maken. Facility managementsystemen voor het hoger onderwijs helpen universiteiten en hogescholen om een goede afstemming tussen vraag en aanbod te waarborgen. Laten we eens kijken naar enkele belangrijke elementen van facility management voor universiteiten en hogescholen:

Asset- en onderhoudsmanagement

Er zijn campussen die enkele honderden hectares beslaan, met zowel moderne als historische gebouwen. Asset tracking is dan ook onmisbaar. Het beheren van de voorraad, apparatuur en onderhoudsschema's en het vervangen van verouderde assets is van essentieel belang om campusactiviteiten soepel te laten verlopen en een optimale onderwijsomgeving te creëren.

Beheer van ruimtes en werkplekservices

De vraag naar faciliteiten varieert aanzienlijk. Realtime inzichten in de ruimtebezetting en het ruimtegebruik vormen daarom een essentieel onderdeel van een campusspecifieke werkplekbeheerstrategie. Deze inzichten geven namelijk antwoord op de vraag welke lokalen, collegezalen, laboratoria en kantoren worden gebruikt en wanneer. Space management voor universiteiten omvat ook zaken als plattegronden en bewegwijzering binnen en buiten.
Campussen zijn vaak hotspots voor evenementen. Campusbeheersoftware biedt de benodigde inzichten voor het plannen, coördineren en opbouwen van evenementen.

Vastgoedmanagement

Het beheer van campusvastgoed omvat alle gebouwen op de campus, van wooncomplexen tot kantoorgebouwen. Het beheren van huurcontracten, het waarborgen van naleving en het onderhouden van de functionele infrastructuur van verschillende soorten vastgoed is van cruciaal belang om de levensvatbaarheid van de campus op lange termijn te garanderen. Contracten moeten daarnaast voldoen aan de lokale regelgeving en de vastgoedwetgeving. Het beheer van campusfaciliteiten omvat daarnaast Service Level Agreements (SLA's) voor ruimtes die worden gebruikt voor onderwijs, onderzoek en administratie.

Energie- en duurzaamheidsbeheer

Universiteiten en hogescholen zetten steeds meer in op een duurzame campus, waarbij ze prioriteit geven aan duurzaamheidsinitiatieven gericht op bijvoorbeeld het verlagen van het energieverbruik en het bereiken van CO2-neutrale activiteiten. Facility managementteams moeten afvalstromen beheren, het water- en energieverbruik volgen en technologieën implementeren die de efficiëntie van gebouwen verbeteren.

Facility managementsoftware helpt universiteiten en hogescholen om nauwkeurig te rapporteren over de voortgang en verbeteringen te blijven doorvoeren. Zo kunnen ze ruimtelijke analyses gebruiken om goed geïnformeerde beslissingen te nemen over een duurzame transportplanning, en het energieverbruik optimaliseren op basis van data over de bezettingsgraad.

De uitdagingen bij het beheer van campusfaciliteiten

Door de complexiteit van de campusomgeving hebben facility managers op campussen te maken met unieke uitdagingen. Ze worden geconfronteerd met uiteenlopende onderhoudsbehoeften, operationele complexiteit, budgetbeperkingen, niet aan elkaar gekoppelde technologieën en de behoeften van verschillende belanghebbenden binnen de campusomgeving.

Daarnaast veranderen de behoeften van studenten. Hedendaagse studenten willen meer online mogelijkheden, met flexibele roosters die zijn afgestemd op de uiteenlopende behoeften van verschillende typen studenten.

Complexe campusomgevingen

Vrijwel geen enkel gebouw op een campus is hetzelfde – denk aan verschillen op het gebied van regelgeving, financiële rapportages, beveiligingsnormen, energiebehoeften en onderhoudsstrategieën. Het coördineren van de verdeling van resources vormt dan ook een logistieke uitdaging.

Ook verandert het gebruik van faciliteiten op een campus in de loop van de tijd. Bovendien bewegen studenten, wetenschappers, bezoekers en onderhoudsmedewerkers zich continu binnen en tussen gebouwen, waardoor de complexiteit van de campusomgeving verder toeneemt.

Effectief onderhoud van verouderde campusomgevingen

Universiteiten en hogescholen met een rijke geschiedenis worden over het algemeen als de mooiste beschouwd, maar deze instellingen hebben vaak een verouderde infrastructuur en gedateerde faciliteiten. Dit kan leiden tot aanzienlijke onderhoudsproblemen met bijvoorbeeld sanitair, verwarming en ventilatie, en een hoog energieverbruik. Daarnaast is er vrijwel 24/7 activiteit op een campus.

Onderhoud moet snel worden uitgevoerd met minimale verstoring van de campusactiviteiten. Preventief onderhoud, realtime monitoring en slimme meldingen helpen om verstoringen tot een minimum te beperken, zelfs in gebouwen die continu in gebruik zijn.

Budgetbeperkingen en afstemming tussen prioriteiten

Onderwijs, onderzoek, studentenservices en onderhoud zijn allemaal belangrijk, maar geld kan maar één keer worden uitgegeven. Universiteiten en hogescholen staan dan ook voor moeilijke keuzes. En hoewel goed onderhoud van facilities onmisbaar is, is hier meestal minder aandacht voor en wordt het vaak uitgesteld totdat er echt problemen ontstaan. Uitstel van onderhoud kan echter leiden tot verstoring van de onderwijs- en onderzoeksactiviteiten en kan negatieve gevolgen hebben voor zowel medewerkers als studenten.

Financieel beheer in het hoger onderwijs vormt een grote uitdaging vanwege de schommelingen in financiering en inkomsten uit collegegelden. Daarnaast krijgen universiteiten en hogescholen steeds minder financiële steun van de overheid, terwijl ze tegelijkertijd moeten investeren in faciliteiten en ook de salarissen van medewerkers blijven stijgen.

Technologische innovatie en integratie

Universiteiten en hogescholen worden gezien als centra van innovatie vanwege hun baanbrekende onderzoeken, samenwerking met de bedrijfssector en positie als broedplaats voor start-ups. En er wordt verwacht dat de fysieke omgeving hierbij aansluit. Om aan deze verwachtingen te voldoen, is het belangrijk om databeheersystemen te integreren. Dit is waar een 'slimme campus' om de hoek komt kijken. Gartner, Inc.: "Een slimme campus is een fysieke of digitale omgeving waar mensen en op technologie gebaseerde systemen samenwerken in ecosystemen die steeds opener, meer verbonden, beter op elkaar afgestemd en intelligenter zijn."

Enkele technologieën om van een campus een 'slimme campus' te maken:

• IoT-sensoren: zorgen voor realtime verbinding tussen systemen om efficiënte omgevingen te ondersteunen (bijv. het automatisch inschakelen van de verlichting of aanpassen van HVAC op basis van de bezettingsgraad)
• AI (kunstmatige intelligentie): om de bezettingsgraad te voorspellen en de veiligheid te bewaken
• BIM (Building Information Modelling): voor visualisatie en een verbeterde besluitvorming bij het plannen en bouwen van campusassets
• CAD: voor gedetailleerde digitale infrastructuur- weergaven die updates over faciliteiten stroomlijnen en niet-beschikbaarheid door reparaties beperken
• Geavanceerde data-analyses: om de toekomstige behoeften op de campus te voorspellen

Communicatie, samenwerking en betrokkenheid

Effectief campusbeheer zorgt ervoor dat verschillende groepen belanghebbenden op een campus – van gebouwgebruikers zoals studenten, medewerkers, bezoekers en het college van bestuur tot mensen uit de omliggende gemeenschap – kunnen samenwerken in een omgeving waarin rekening wordt gehouden met ieders behoeften. Een goede communicatie en informatievoorziening via gebruiksvriendelijke systemen voor service-aanvragen, meldingen en de tracking van de status van aanvragen zorgen voor transparantie en vertrouwen en vergroten de veiligheid.

De waarde van een geïntegreerd systeem voor campusbeheer

Universiteiten en hogescholen die concurrerend willen blijven, maken gebruik van geïntegreerde systemen voor campusbeheer om de bovengenoemde uitdagingen te voorspellen en deze het hoofd te bieden.

Voordelen van een campusbeheeroplossing

Verbeterde efficiëntie, transparantie en flexibiliteit

Door IoT-apparaten te integreren voor smart building-management kunnen facility managers sneller, beter geïnformeerde beslissingen nemen, met name over de toewijzing van ruimtes, onderhoudscycli, gebouwinspecties en HVAC.

Dit alles resulteert in lagere kosten voor zowel materiaal als arbeid.

Verbeterde ervaring voor studenten en medewerkers

Bij gecentraliseerd facility management zijn systemen meer verbonden en efficiënter. Vernieuwde systemen voor verbeterd ruimtegebruik, digitale bewegwijzering, service-aanvragen en toegenomen connectiviteit helpen om een optimale campuservaring te bieden voor alle gebruikers.

Het resultaat is een grotere tevredenheid onder studenten en medewerkers, wat bevorderlijk is voor een constructieve betrokkenheid, waardoor positieve feedbackloops ontstaan.

Verbeterde initiatieven en inzichten op gebied van duurzaamheid

Campusbeheersoftware kan een belangrijke rol spelen bij het verduurzamen van universiteiten en hogescholen of het creëren van een groene campus. Met de software kunnen gebruikers data over energieverbruik, watergebruik, afvalstromen en het gebruik van andere resources consolideren om inzicht te krijgen in patronen en inefficiënties, en deze waar nodig aan te pakken. Een functie voor ruimtelijke planning ondersteunt duurzaam transport en ruimtetoewijzing.

Bovendien kunnen universiteiten en hogescholen snel inzichten over duurzaamheidsparameters genereren om nauwkeurig te rapporteren over de voortgang van hun duurzaamheidsdoelen en nieuwe doelen te stellen. Tot slot kunnen geïntegreerde platforms de betrokkenheid bij duurzaamheidsinitiatieven vergroten.

Een businesscase opstellen voor een campusbeheeroplossing

Alvorens een campusbeheeroplossing te bepleiten, raden we aan om eerst een businesscase op te stellen. Belicht in deze businesscase in ieder geval de interne en externe kosten, financiële voordelen zoals lagere proces-, vastgoedmanagement-, service- en onderhoudskosten, en niet-financiële voordelen, waaronder een verbeterde tevredenheid van studenten en medewerkers.

Wist u dat op campussen in de Verenigde Staten sommige gebouwen tot wel 65% van de tijd niet worden gebruikt? Stelt u zich eens voor hoeveel geld universiteiten zouden kunnen besparen wanneer ze hun ruimtes efficiënter benutten.
_{- Higher Education Facilities Forum Article – ‘Higher Ed Facilities: Navigating Through Disruption’}

Andere kosten van campusbeheeroplossingen

In veel gevallen vormen de softwarekosten slechts een klein deel van de totale investering. Naast de softwarekosten moet u rekening houden met kosten voor onmisbare processen zoals dataverzameling, verandermanagement en projectmanagement, interne kosten en kosten voor de IT-infrastructuur. Afhankelijk van de leverancier en oplossing, kunnen de configuratie en integratie van de software de Total Cost of Ownership (TCO) sterk beïnvloeden.

Bij het opstellen van de businesscase moet u ook kijken naar de implementatie en ondersteuning na implementatie. Het is belangrijk dat uw team vragen kan beantwoorden over het beheer en de implementatie van de oplossing. Geïntegreerde campusbeheeroplossingen worden vaak geleverd als een service (SaaS) om de TCO te verlagen, de opstarttijd te verkorten en de integratie en schaalbaarheid te verbeteren.

Planon Campus Management Solution

Bij Planon helpen we universiteiten en hogescholen om slimmere en duurzamere campussen te creëren. Met Planon Campus Management Solution creëert u de optimale campusomgeving om te leren, te wonen en te werken. Deze oplossing is gebaseerd op onze toonaangevende smart building-management software en biedt open platforms waarin eenvoudig databronnen van derden kunnen worden geïntegreerd.

King’s College London, een van de oudste universiteiten in Engeland, heeft met hulp van Planon haar onderhoudsachterstand met 50% teruggebracht. Dit laat duidelijk zien hoe universiteiten en hogescholen met een geïntegreerde campusbeheeroplossing processen, data en technologie op één platform kunnen centraliseren om hun campusomgeving te optimaliseren.

Demo's

Vertel ons wat u nodig hebt voor uw campus

Profiteer van slim en duurzaam campusbeheer met Planon Campus Management Solution. Vraag direct een persoonlijke demo aan!

Vraag demo aan

Virtuele Evenementen

Onderhoudsbeheer in transitie: aanpassen aan verandering

Planon heeft een online event georganiseerd waarin er gesproken werd over onderhoudsmanagement in transitie.

Lees meer

Brochures

Ontdek de voordelen van Planon IoT

IoT is essentieel voor de toekomst van facility management en gebouwbeheer.

Lees meer

Blogs

Een slimmere universiteitscampus dankzij digitale bewegwijzering en een IWMS

In deze blog wordt besproken welke technologische oplossingen, zoals het gezamenlijke aanbod van MazeMap en Planon, kunnen bijdragen aan een betere en interactievere campuservaring.

Lees meer

Blogs

Hoe universiteiten een bijdrage kunnen leveren aan het terugdringen van CO2-uitstoot

Veel universiteiten willen hun uitstoot van koolstofdioxide (CO2) terugdringen. Hoe krijgen zij de juiste inzichten om verbetermaatregelen door te voeren?

Lees meer

Blogs

Wat de veranderende rol van de universiteitscampus betekent voor de vastgoedmanager

De rol die de universiteitscampus inneemt, verandert door veranderende behoeften van haar bezoekers. Hoe moet de vastgoedmanager hierop inspelen?

Lees meer