E-book
Real estate management: ERP versus IWMS
Neem weloverwogen beslissingen met ons e-book over ERP en IWMS voor vastgoedmanagement.
Meer lezen
In veel organisaties vertegenwoordigen de kosten van vastgoed- en facility management meer dan 20% van de totale kosten. Automatisering kan managers helpen deze kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
De integratie van data en processen is de enige manier voor organisaties om grip te krijgen op hun kernactiviteiten. Om dit te bereiken, kunnen zij kiezen uit verschillende softwareoplossingen, waaronder ERP-systemen en IWMS-oplossingen. Maar wat voor systemen zijn ERP-systemen en IWMS? En wat zijn hun sterke en zwakke punten?
ERP-software en IWMS: een definitie
Voor veel bedrijven vormt Enterprise Resource Planning-software (ERP) de hoeksteen van hun IT-infrastructuur. Met een ERP-systeem kunnen bedrijven hun kernactiviteiten met één uniform geïntegreerd softwaresysteem beheren. ERP-systemen zijn een krachtige oplossing die inzicht bieden in essentiële onderdelen van een bedrijf, waaronder inkoop, logistiek en HR.
Integrated Workplace Management System (IWMS) is de algemeen geaccepteerde term voor softwareoplossingen die vastgoed- en facility managementprocessen ondersteunen. Deze oplossingen bieden betrouwbare managementinformatie, bewaken de naleving van wet- en regelgeving en bieden optimaal inzicht via realtime monitoring. IWMS-oplossingen integreren vijf belangrijke functionele domeinen:
- Vastgoedmanagement en lease management
- Facility management en space management
- Onderhoudsmanagement
- Projectbeheer
- Milieuduurzaamheid
ERP-systeem en IWMS: sterke en zwakke punten
ERP-systeem en IWMS: sterke en zwakke punten
Zowel ERP-systemen als IWMS-oplossingen zijn erop gericht de kosten te verlagen, bedrijfsprocessen te integreren en de procesefficiëntie te vergroten. Beide bieden unieke voordelen in specifieke gebieden en hebben hun eigen sterke en zwakke punten.
Waar een ERP-systeem met name de kernactiviteiten van een bedrijf ondersteunt, is een IWMS-oplossing vooral gericht op processen op het gebied van facility management (FM) en vastgoedmanagement (RE). Als u ook ERP-software gebruikt om deze secundaire bedrijfsprocessen te ondersteunen, hoeft u maar één keer in software te investeren.
Dit zorgt ervoor dat data (in de meeste gevallen) slechts eenmaal en op één centrale locatie worden opgeslagen en dat processen met elkaar worden geïntegreerd. Daarnaast worden rapportages over deze secundaire processen ondersteund. Maar kan een ERP-systeem dit allemaal wel aan?
Omdat ERP-systemen gericht zijn op primaire processen en niet op FM- of RE-processen, beschikken de meeste van deze systemen niet over de basisfunctionaliteiten die nodig zijn om secundaire bedrijfsprocessen te ondersteunen. ERP-oplossingen moeten daarnaast vaak aanzienlijk worden aangepast om aan de eisen van een bedrijf te voldoen, waardoor de kosten van upgrades veel hoger zijn.
Bedrijven lopen bovendien het risico dat hun kernactiviteiten worden verstoord als ze een ERP-systeem gebruiken om zowel hun kernactiviteiten als hun secundaire bedrijfsprocessen te ondersteunen. Dit komt met name omdat veel primaire processen volledig afhankelijk zijn van het ERP-systeem en de continuïteit van deze processen daarom van het grootste belang is.
Een gespecialiseerde IWMS-oplossing wordt vaak gebruikt om inzicht te krijgen in vastgoed- en facility managementprocessen en om taken uit te voeren die niet of niet volledig door ERP-oplossingen worden ondersteund. IWMS-oplossingen worden veelal snel door gebruikers geaccepteerd vanwege hun eenvoud en gebruiksgemak, en omdat ze eenvoudig kunnen worden aangepast aan de behoeften van professionals in vastgoed en facility management.
Vergelijking ERP-systeem versus IWMS
| ERP-systeem (Enterprise Resource Planning) | IWMS (Integrated Workplace Management System) | |
|---|---|---|
| Doel | Kernactiviteiten van het bedrijf beheren | Het beheer van faciliteiten- en vastgoedportefeuilles ondersteunen |
| Belangrijkste focus | Branchespecifieke processen | Brancheoverschrijdend |
| Belangrijkste functionele domeinen | Inkoop, voorraad, CRM, logistiek, HR, finance | Vastgoedmanagement & lease management, facility management & space management, onderhoudsmanagement, projectbeheer, milieuduurzaamheid |
| Sterke punten | Integratie van kernprocessen, gecentraliseerde data | Gericht op FM- en RE-processen, gebruiksvriendelijk, realtime data, eenvoudig te verbinden met smart building-technologie |
| Zwakke punten | Beperkte FM- en RE-functionaliteiten, mogelijk hoge kosten voor aanpassingen | Beperkte functionaliteiten voor kernprocessen |
| Kostenoverwegingen | Softwarelicenties, implementatie, onderhoud, beheer | Softwarelicenties, implementatie, onderhoud, beheer |
Vriend, vijand of een goede match?
‘Welke oplossing is het beste?’ Deze vraag heeft geen eenduidig antwoord. Het is afhankelijk van het type bedrijf, de eisen die aan de oplossing worden gesteld en de doelstellingen van het bedrijf.
Er zijn een aantal zaken die u in overweging moet nemen om te bepalen welk type softwareoplossing het beste is voor uw RE- en FM-activiteiten. Dit e-book over de verschillen tussen een ERP en een IWMS beschrijft drie verschillende perspectieven (business, ICT en investering) en helpt u een weloverwogen keuze te maken die past bij uw langetermijndoelen, en het risico op fouten bij de implementatie en het gebruik te verminderen.