Laat medewerkers zelf een favoriete werkplek creëren door slimme software

Wist je dat een kameleon communiceert door middel van zijn lichaamskleur? De meeste mensen denken dat deze dieren een groot aanpassingsvermogen hebben. Het tegendeel is echter het geval; kameleons blaken van het temperament. Zo is een felgekleurde kameleon behoorlijk gestrest en een zwarte kameleon chagrijnig. Deze communicatie is altijd accuraat; zo verandert bij een nieuwe stemming de huidskleur binnen twintig seconden. Hoe zou het zijn als je continu inzicht hebt in de gemoedtoestand van medewerkers?

Eén ding is zeker: wanneer je weet hoe medewerkers zich voelen, wordt het creëren van de ideale werkplek een stuk eenvoudiger. Helaas zijn onze stemming en behoeften niet zo duidelijk van ons lichaam af te lezen. Sterker nog: vaak ben je je zelf niet eens bewust van je werkelijke behoeften. En als het gaat om de ideale werkplek, wordt het nog lastiger: hierbij veranderen onze behoeften en voorkeuren de hele dag door. Zo heb je bij het lezen van een gecompliceerd rapport waarschijnlijk behoefte aan een rustige omgeving, terwijl je bij routineklussen juist wat bedrijvigheid om je heen als prettig kan ervaren. Om meer inzicht te krijgen in deze wisselende voorkeuren, omgeving en gezondheid van medewerkers hebben onder andere Hanzehogeschool Groningen, ENGIE, Health2Work, Measuremen, Menzis, en Planon een pilot opgestart: Healthy Workplace.

Onderzoek naar verschillende factoren

Tijdens deze pilot worden verschillende factoren van de kantooromgeving gemeten, zoals het geluidsniveau, de temperatuur, de luchtvochtigheid en de CO2-uitstoot in een ruimte. Medewerkers zijn zich meestal niet bewust van deze factoren, terwijl ze wel degelijk invloed hebben op hun welbevinden. In een ruimte met een hoge CO2-uitstoot worden medewerkers bijvoorbeeld slaperig en kunnen ze zich moeilijker concentreren. Daarom brengt het onderzoek ook de gemoedstoestand van medewerkers in kaart door middel van vragenlijsten. Zo worden mogelijke verbanden zichtbaar tussen externe factoren en het welbevinden van medewerkers. Daarnaast krijgen medewerkers door het dragen van een ‘fitbit’ (een soort sporthorloge) inzicht in hun lichamelijke reacties, zoals hartslag en calorieverbruik.

Digitaal dashboard

Uiteindelijk worden alle data van de omgeving vertaald naar een digitale plattegrond. Op deze manier heeft de gebouwbeheerder niet alleen inzicht in de beschikbaarheid van ruimten, maar ook in de verschillende omgevingsfactoren per ruimte. Deze informatie wordt verwerkt in een digitaal dashboard, dat ook inzichtelijk is voor medewerkers. In de nabije toekomst kunnen medewerkers via dit systeem zelf ontdekken wat voor soort werkplek het beste past bij een specifieke behoefte op een specifiek moment. Het is dus vooral aan henzelf om verbanden te leggen tussen de metingen en hun welbevinden. Pas als medewerkers zich hier bewust van zijn, ontdekken ze welke factoren voor hen bepalend zijn.

Op deze manier kan de medewerker zelf vormgeven aan zijn of haar behoeften en daar plukt de organisatie uiteindelijk de vruchten van. Denk aan een hogere tevredenheid bij medewerkers over hun werkomgeving en een toenemende productiviteit.

Zo realiseerde ING met hun ‘well-being programma’ een omzetgroei van 200 miljoen euro bij het betreffende bedrijfsonderdeel. Net zoals bij de Healthy Workplace ligt de focus van dit programma op het herkennen en meten van de emoties en gezondheid van medewerkers.

Wil je overigens op een toegankelijke manier zelf de emoties en gezondheid van je collega’s meten? Let dan vooral op mensen in een felgekleurde of zwarte outfit…

Over de auteur

Geert-Jan Blom | Solution Product Marketeer

Geert-Jan begon zijn carrière in Facilities Management, Solution design en Software Implementation bij Planon in het begin van de jaren 2000 als Pre-Sales Consultant. Hij is binnen het bedrijf doorgegroeid naar de rol van Senior Business Consultant en werkt momenteel als Solution Product Marketeer. Daarnaast is hij lid van de 'Technology Expert Group' van de Nederlandse Management Associatie en Global Ambassador van IFMA's Workplace Evolutionary community. Daarnaast is hij regelmatig gastdocent aan business schools, waar hij onderwerpen presenteert over de selectie, implementatie en innovatie van Integrated Workplace Management Solutions (IWMS). Geert-Jan is afgestudeerd in Bedrijfseconomie (B Ec.) en Bedrijfskunde (MSc.). In beide gevallen specialiseerde hij zich in Organisatorisch Ontwerp en Verandering.

Meer blogs van Geert-Jan Blom

Deel dit artikel