De nieuwe hybride werkmodellen die zijn ingevoerd tijdens de COVID-19-pandemie, zullen blijven. Dit heeft grote gevolgen voor de bezettingsgraad van kantoorgebouwen en andere werkruimten. Hoe kunnen soft service providers kostenefficiënt werken en hun klanten toch de beste ervaring bieden? De oplossing ligt in slimme schoonmaak.
De schoonmaaksector is altijd verantwoordelijk geweest voor de veiligheid en hygiëne van kantoren, luchthavens, onderwijsfaciliteiten en andere werkplekken. En net als andere sectoren maakt ook deze momenteel snelle veranderingen door. Personeel en diensten werden vroeger uitsluitend ingepland op basis van vierkante meters, het soort ruimte, het type vloerbedekking en contractueel vastgelegde werkroosters. Vervolgens werden resultaatgerichte contracten gebruikt, waarbij schoonmaakdiensten werden geleverd volgens de SLA’s en KPI’s van afgesproken serviceovereenkomsten. Maar deze verouderde modellen voor planning van de schoonmaak zijn allesbehalve nauwkeurig. De geleverde service sluit vaak niet aan op de hoeveelheid schoonmaak die werkelijk nodig is. Dit leidt tot verspilling en ontevreden klanten.
Tegenwoordig maken veel schoonmaakbedrijven gebruik van nieuwe technologieën, zoals het ‘Internet of Things’ (IoT) en PropTech voor een betere planning van hun diensten. Soft service providers hebben nu toegang tot netwerken van verbonden sensoren voor point solutions, zoals slimme afvalbakken of bewegingsdetectoren voor drempels om de bezettingsgraad van ruimten te bewaken. Hierdoor kunnen schoonmakers hun werk efficiënter plannen en overbodige taken en verspilling voorkomen. Maar veel schoonmaakbedrijven hebben geen strategie en technologie om al hun point solutions te combineren in één geïntegreerd, open platform. Wanneer schoonmaakorganisaties toegang hebben tot alle data op één platform, kunnen ze vanuit realtime inzichten een gefundeerde operational excellence strategie ontwikkelen.
Sinds het begin van de COVID-19-pandemie hebben kantoren te maken met een fluctuerende bezettingsgraad, omdat medewerkers thuis gingen werken. Miljoenen mensen werken nu op afstand, en zijn daarnaast meer dan ooit bezorgd over netheid, hygiëne en veiligheid. Het is dus tijd dat de schoonmaaksector mee-evolueert. Slimme schoonmaak zal een onderdeel zijn van de toekomstige werkplek. Een datagedreven schoonmaak, gebaseerd op hyperautomation, die interactief is voor gebruikers en volledig transparant is voor schoonmaakorganisaties en hun klanten.
De slimme schoonmaak gaat uit van gegevens die worden verzameld door point solutions op de hele werkplek. In sanitaire ruimten kan nu vrijwel elk contactpunt worden gemonitord door sensoren. Denk aan bewegingsdetectoren bij de deuren om het aantal mensen in de ruimte bij te houden. Of sensoren die detecteren hoe vol de prullenbakken zijn en wanneer zeepdispensers en papieren handdoeken moeten worden bijgevuld. Deze data wordt vastgelegd in een centraal systeem en geïntegreerd in een dashboard waarop schoonmakers direct zien wat er moet worden schoongemaakt.
Vergader- en werkruimten kunnen efficiënter worden schoongemaakt dankzij bewegingssensoren die schoonmakers informeren of een ruimte daadwerkelijk is gebruikt na de laatste schoonmaakbeurt. Schoonmakers hoeven deze ruimten dus niet handmatig te controleren, zodat tijd en middelen worden bespaard. Als een ruimte is gereserveerd, maar uiteindelijk niet is gebruikt, wordt de ruimte automatisch weer vrijgegeven en verwijderd van de lijst met schoonmaaktaken.
Met het juiste systeem kunnen gebruikers van het kantoor direct aanvragen indienen via een app. Een voorbeeld; een medewerker ziet dat de koffiemachine leeg is of dat er iets is gemorst. De medewerker scant met de app de QR-code op de koffiemachine en dient direct een aanvraag in. De medewerkers van het schoonmaakteam ontvangen de aanvraag in realtime en de taak wordt automatisch toegevoegd aan hun takenlijst.
Bij slimme schoonmaak worden, net als bij andere datagedreven oplossingen, diverse waardevolle gegevens verzameld. Met deze data kunnen automatisch trends worden voorspeld om de planning van medewerkers en resources hierop af te stemmen. Zelfs externe gegevens, zoals weersvoorspellingen, kunnen in de planning worden geïntegreerd voor nog meer efficiëntie. Als er bijvoorbeeld regen of sneeuw is voorspeld, kunnen automatisch meer medewerkers of middelen worden ingepland om de kantooromgeving schoon en netjes te houden.
Service providers die gebruikmaken van datagedreven slimme schoonmaak, kunnen hun klanten efficiënter een hoogwaardige service bieden die ze tevreden houdt. Ze hebben ook duidelijke overzichten van alle taken, zodat ze hun klanten transparantie kunnen bieden in hun dagelijkse activiteiten. Kwaliteitsborging - een doorslaggevend element voor een positieve gebruikerservaring - krijgt zo een compleet nieuwe dimensie.
In de wereld na de pandemie zal de bezettingsgraad van gebouwen blijven fluctueren, omdat meer medewerkers zullen kiezen voor een hybride manier van werken. Met slimme schoonmaak kunt u nauwkeuriger plannen en voorspellen en realtime inspelen op de wensen van uw klanten.
Weet u al wat slimme schoonmaak voor u en uw klanten kan betekenen? Bekijk onze whitepaper ‘Hoe uw organisatie groei en klanttevredenheid kan stimuleren met hyperautomation’ voor meer informatie over hyperautomation om uw facility management slimmer, klantgerichter en kostenefficiënter te maken.
Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe u zich kunt voorbereiden op de werkplek van de toekomst met de oplossingen van Planon en onze partners.
