Kostnader för förvaltning av fastigheter och anläggningar utgör vanligtvis mer än 20% av kostnaderna i en organisation. Integrated Workplace Management Systems (IWMS) är mjukvarulösningar som gör det möjligt att minska dessa kostnader betydligt, samtidigt som företagens produktivitet ökar.
Ett IWMS används av en organisation som letar efter mer effektivitet, transparens, flexibilitet och kundnöjdhet i sina processer för hantering av anläggningar. Forskning från Research & Markets säger att implementeringen av en IWMS-lösning leder till en minskning av anläggningens underhållskostnader på 14%, en förbättring av arbetsytan med upp till 40% och en ökning av anläggningsanvändnings-effektiviteten på 42% (IWMS Marketplace: IWMS Platforms, Software, and Solutions Market Outlook and Forecasts 2018 – 2023, 2018).
IWMS stöder vanligtvis affärsprocesser inom
Det bästa integrerade arbetsplatshanteringssystemet är ett där IWMS-programvaran bygger på en enda databasplattform, och där flera affärsprocesser från alla avdelningar är sammankopplade. Detta säkerställer högkvalitativ ledningsinformation, full efterlevnad, samt maximerad övervakning och kontroll av processer.
Tillsammans med utvecklingen av IWMS har marknadens efterfrågan på standardiserad IWMS-programvara ökat drastiskt. Projektspecifika anpassningar och skräddarsydd mjukvara har visat sig vara dyr, tidskrävande och extremt svår att underhålla. Affärsprocesser kommer att förändras över tid, så de flesta organisationer väljer ett integrerat arbetsplatshanteringssystem som kan anpassas inom standardlösningen till utökade behov. Fördelarna med ett IWMS är många. Ändringar anpassas inte efter en specifik programvara utan konfigureras med standardlösningen. Detta ökar flexibiliteten, minskar den totala ägandekostnaden (TCO) och säkerställer kompatibilitet med nya programvaruversioner.
Konfigurerbarhet inom standardprogramvaran är i många fall ett viktigt krav för alla framgångsrika och framtidssäkra IWMS-implementeringar. Funktioner inom konfigurationen skiljer sig starkt mellan olika leverantörer och det rekommenderas att du utvärderar dina krav noggrant.
Ett Integrated Workplace Management System (IWMS) är en mjukvaruplattform för fastighets- och anläggningshantering som kombinerar integrerade funktionaliteter för hantering av fastigheter, planering av utrymmen, tillgångar och underhåll, integrerade tjänster och hållbarhet – allt i en enda plattform.
Lär dig mer
Detta White Paper beskriver hur marknaden för fastighetsförvaltning och Facility Management förväntas utvecklas fram till 2027.
Lär dig merOrganisationens anläggningsförvaltning och fastighetsstrategi avgör omfattningen, funktionaliteten och processerna som ett IWMS behöver stödja. Är outsourcing en del av din strategi för fastighets- och anläggningsförvaltning? I så fall blir processer som servicenivåavtal (SLA), avtalshantering, leverantörshantering, prestationsövervakning, kundnöjdhetsundersökningar och kedjeintegration relevant. Vill du konsolidera din fastighetsportfölj? I det här fallet kommer processer som portföljhantering, leasinghantering, strategisk utrymmesplanering, scenarioplanering och transaktionshantering att spela en nyckelroll i ditt IWMS. Vill du öka mervärdet för din kärnverksamhet? Då hjälper processer som effektiv utrymmes- och arbetsplatshantering, rumsbokningstjänster, support och självbetjäningstjänster. Är företagets kontinuitet och efterlevnad högt prioriterat? I detta fall planeras förebyggande underhåll, reaktivt underhåll, hälso- och säkerhetsförfaranden, säkerhetshantering, efterlevnad av administrering och rapportering för att uppnå dina mål. Är företagets hållbarhet ett viktigt mål för din organisation? Då blir processer som energimätning, avfallshantering, rapportering av koldioxidutsläpp, BREEAM eller LEED-certifiering och projekthantering relevanta.
Bredvid processer och arbetsflöden är det viktigt att ha en översikt över vilka nödvändiga rapporter, KPI: er och hanteringsinformation du behöver få från ett IWMS, och att lägga vikt på att validera dessa krav noggrant när du väljer din IWMS-lösning.
För globala organisationer som verkar i flera länder eller kontinenter kommer kraven för ett IWMS vanligtvis att inkludera aspekter som fler språk, valutor, tidszoner och olika mätningar. I praktiken tenderar dessa organisationer att kombinera en centraliserad standardisering med möjligheter till lokal finjustering. Multinationella företag och professionella tjänsteleverantörer rekommenderas att validera dessa krav noggrant när ett IWMS väljs.
En IWMS-programjämförelse kan vara komplex och Gartner har publicerat en marknadsguide för integrerade arbetsplatshanteringssystem.
Webinar: Att implementera ett globalt IWMS
Få en gratis kopia av Planons implementeringsguide för IWMS
Varje organisation som börjar ett nytt IWMS-initiativ förväntar sig enkel implementering, ett snabbt resultat och maximerad återanvändning av marknadens kollektiva upplevelser. Vissa IWMS-leverantörer har förväntat sig dessa förändrade krav och skapat best-practices som är baserade på många implementeringserfarenheter och marknadsstandarder som IPD, BOMA, CEN eller LEED och BREEAM. Detta gör att organisationer kan förkorta tiden för implementering och dra nytta av det integrerade arbetsplatshanteringssystemet nästan omedelbart. Gartner Magic Quadrant IWMS ger en detaljerad analys av marknaden och dess leverantörer.
Läs mer om Planons IWMS-lösning - Planon Universe for Corporate Real Estate and Facility Managers.
Ett IWMS är vanligtvis ansluten till andra IT-lösningar, som Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR), Building Management Systems (BMS) eller Smart Meters. ERP-system som SAP® eller Oracle innehåller data som är relevant för processhantering och fastighetshanteringsprocesser. Kostnader, budgetkoder eller leverantörsinformation är exempel på data som ofta utbyts mellan ERP och IWMS. HR-system levererar personaldata, BMS skickar tekniska data och Smart Meters levererar data om energiförbrukning till IWMS. Dessa datautbyten är i de flesta fall dubbelriktade. IWMS skickar till exempel information om debitering till ERP, eller uppdaterar rums- och telefoninformation i HR-systemet. Bredvid datautbytet stöder dagens teknik som Service Oriented Architecture (SOA eller SOAP) till och med processintegration i realtid mellan mjukvarusystem. IWMS-leverantörer erbjuder olika lösningar för detta, antingen baserat på specifika anpassningar eller konfigurationen av webbtjänster inom standardprogramvaran.
Att inte känna till din portfölj, dess värde, kvadratmeter, beläggning, planerat underhåll, hyresavtal, serviceleverantörer, SLA: s etc. medför en stor risk när det gäller kostnader, efterlevnad och kontinuitet. Ett IWMS ger dig transparens i alla relevanta aspekter genom att skapa en standardiserad och strukturerad datalagring för alla dina processer. Du vet exakt den tillgängliga m2:en för framtida tillväxt, golvytorna för rengöring, uthyrning av hyresavtal och när nästa underhåll måste genomföras. Med denna typ av förvaltningsinformation tar Facility Managers (FM) och Real Estate Managers (RE) tillbaka kontrollen.
Faciliteter, kontorslokaler, mötesrum och arbetsplatser verkar vara väl utnyttjade, dock har det i praktiken visat sig att beläggningen i genomsnitt endast ligger på mellan 50% och 60%. Ett IWMS erbjuder dig verktygen för att mäta och analysera ditt utnyttjande och öka den effektiva användningen och värdet för din organisation. Detta tillåter även att du eliminerar underpresterande faciliteter och utrymmen eller ändrar deras funktioner. Eftersom IWMS-programvaran stöder dina affärsprocesser kan du enkelt analysera prestandan för dessa processer och i slutändan förbättra effektiviteten samt kvaliteten på produktionen. Identifiera flaskhalsar, ineffektivitet, överdriven tid, överskridande budgetar eller någon annan parameter som påverkar ditt företag. Med ett IWMS kan du kontinuerligt förbättra och benchmarka dessa processer för att uppnå maximal effektivitet och kundnöjdhet.
Efterlevnad, lagstiftning och lag påverkar mer och mer processer inom fastighets- och anläggningsförvaltning. Hälsa & säkerhet, underhåll, säkerhet, hållbarhet samt IFRS och FASB-hyresredovisning är bara några exempel på områden med ökande behov av efterlevnadsprocesser och rapportering. En strukturerad administration och dokumentation måste finnas på plats för att bevisa efterlevnad i händelse av revision eller incidenter. IWMS-programvaran erbjuder funktionerna, verktygen och strukturerna för att säkerställa efterlevnad i anläggning- och fastighetsförvaltning, samtidigt som det skyddar ledningen mot eventuella juridiska konsekvenser.
I dagens företagsklimat är det oerhört viktigt att fatta rätt beslut snabbt. Fusioner, förvärv, omstrukturering, budgetbegränsningar och andra ekonomiska faktorer sätter hög press på FM- och RE-cheferna. Detta ökar behovet av pålitlig och integrerad ledningsinformation för att stödja beslutsprocesser. IWMS-programvaran stöder operativa, taktiska och strategiska beslutsfattande med rapporter, analyser, instrumentpaneler och riktmärken. Bredvid standardrapporter tillåter ett IWMS organisationer att skapa specifika rapporter eller analyser baserat på historiska trender och framtida prognoser.
Ur ett ekonomiskt perspektiv inkluderar alla nämnda IWMS-fördelar direkta och indirekta kostnadsbesparingar, undvikande av kostnader och intäktssökande fördelar. En generell kvantifiering av de ekonomiska fördelar är svår att skapa på grund av skillnader mellan organisationers utgångspunkter och omständigheter. Gartner publicerade en analys på IWMS-besparingar, där det uppgavs att denna siffra ligger på mellan 10-15% i kostnadsbesparingar genom effektiv utrymmeshantering, 5-8% genom processförbättringar och bättre kontrakthantering samt 5-8% besparingar i hyreskostnader genom professionell leasingadministration. Annan forskning hävdar att resultatet av dessa besparingar på 10-20% är ett resultat av en ökad insikt och kontroll över data och information. (Gartner, Market Guide 2016)
Innan du väljer och implementerar ett IWMS rekommenderas det att du skapar ett business case, som inkluderar interna och externa kostnader samt ekonomiska och icke-ekonomiska fördelar ur ett minst treårigt perspektiv. I många fall utgör IWMS-kostnaderna en mindre del av den totala investeringen. Datainsamling, ändringshantering, interna kostnader, IT-infrastruktur och projektledning bör beaktas. Specifika anpassningar eller integrationer kan också påverka de totala ägandekostnaderna (TCO), vilket beror på val av leverantör och lösning. Implementerings- och exploateringsmodellen för IWMS är också en del av ditt business case: är IWMS-lösningen installerad lokalt i din organisation eller hos leverantören? Kommer applikationshanteringen ske internt eller outsourcas till leverantören? Dessa val är viktiga att tänka igenom för att spara tid och kostnader på lång sikt.
Vill du veta mer om hur du bygger ett starkt business case? Läs detta White Paper för mer information.
Fallstudie om DNNO:s bruk av Planon Real Estate Management för optimerad fastighetsförvaltning.
Upptäck mer
Fallstudie om användningen av Planon Workplace App på BayWa som stöd för hybridarbete.
Upptäck mer
Fallstudie: Tegel Projekt GmbH - Digitalisering av fastighetsverksamhet med sensorer och IWMS.
Upptäck mer