Om du har hamnat här så arbetar du förmodligen professionellt inom drift, anläggningar, arbetsplatser, IT eller HR och funderar på att implementera ett IWMS-system (Integrated Workplace Management System) eller ett CAFM-system (Computer Aided Facilities Management) inom din organisation.
Kanske har du tidigare försökt implementera liknande företagsprogramvara, men utan att nå önskat resultat. Eller så hade du tur och lyckades riktigt bra!
Oavsett om den här typen av projekt är nya för dig eller om du är en riktig implementeringsveteran så kommer du nog att känna samma oro inför otrevliga överraskningar, och du vill helt säkert försäkra dig om att din implementering kommer att gå bra. Du vill förbereda dig ordentligt med kunskap om bästa praxis för att lyckas med din implementering.
Vi vill dela med oss av våra erfarenheter av implementeringar på hundratals kundanläggningar över hela världen och diskutera de största utmaningarna som organisationer står inför när de implementerar IWMS. Vi utvecklar de mänskliga och tekniska utmaningarna och ger dig våra råd och tips för en lyckad implementering.
Även om implementering av ett komplext företagssystem som IWMS låter mer som en teknisk process än en mänsklig strävan, kommer du att upptäcka att flera mänskliga utmaningar uppstår när projektet sätter igång. När allt kommer omkring integrerar systemet affärsprocesser som involverar olika discipliner i en organisation, vilket kräver betydande anpassning och kommunikation mellan flera intressenter. Låt oss gå igenom några av de vanligaste personrelaterade utmaningarna.
Att välja rätt medarbetare till ditt projektteam är avgörande för en lyckad IWMS-implementering. Var medveten om att graden av engagemang hos varje person kommer att förändras under projektets olika stadier. Beslut måste fattas under hela processen, och om rätt personer inte är tillgängliga vid rätt tidpunkt kommer förseningar att uppstå, vilket resulterar i ökade projektkostnader. Människor med befogenhet att fatta beslut måste vara tillgängliga efter behov. Nackdelen kan vara att en stor grupp kan göra det svårare att nå snabba beslut. Överväg projektgruppens sammansättning noga, och se till att alla olika discipliner är tillräckligt involverade och informerade.
För att förhindra förseningar är det viktigt att det finns en aktiv projektsponsor för att främja projektet och tillhandahålla en övergripande strategisk inriktning. En engagerad projektsponsor kan fatta viktiga beslut i rätt tid för att projektet ska bli framgångsrikt och hjälper till att hålla teamets motivationsnivåer höga.
Du måste utse en dedikerad projektledare som kan säkerställa åtkomsten till rätt ämnesexperter vid rätt tidpunkt och se till att alla intressenter är medvetna om projektets omfattning. Det är vanligt att en enskild person har mer än en roll.
Dessutom rekommenderar vi kunder att utse en dedikerad systemadministratör. Det behöver inte vara någon från IT-teamet, men det ska vara någon som inser affärsvärdet av IWMS. Detta är ofta en medlem i anläggningsförvaltnings- eller fastighetsteamet. Systemadministratören deltar i beslutsfattandet, vet vilka beslut som har fattats och förstår hur systemet är uppbyggt. De kommer att vara involverade i implementeringen från början och vara en del av den första lilla gruppen som utbildas för att använda systemet. Denna första grupp kan sedan utbilda en större grupp efter implementeringen. Denna ”utbilda utbildaren”-metod kommer inte bara att spara pengar genom att göra det möjligt för dig att använda interna resurser för utbildning, utan kommer också att hjälpa till att driva på införandet av systemet i hela din organisation. Detta kommer att vara viktigt för att implementeringen ska lyckas på lång sikt.
En lyckad implementering är beroende av tydliga förberedelser, med en väldefinierad omfattning. När du börjar leta efter en leverantör har du förmodligen redan börjat formulera omfattningen. När du har hittat din leverantör beskriver du kraven och förväntningarna i detalj så att både du, ditt projektteam och leverantören vet vad du kan förvänta dig av systemet och implementeringen.
Projektets omfattning måste förstås mycket väl av alla intressenter. Om till exempel projektgruppen som implementerade systemet inte var inblandad i inköpsprocessen kommer implementeringen att bli svårare.
Vi arbetade nyligen med ett projekt där en senior intressent i kundteamet tryckte tillbaka flera ytterligare krav som kom upp under implementeringen men som låg bortom projektets ursprungliga omfattning. Han sa klokt: ”Vi måste lära oss att gå innan vi kan springa”. Med andra ord ska du alltid börja med grunderna och spara ytterligare önskemål till nästa utvecklingsfas.
Att förstå hur data ska hanteras och hur IWMS integreras i teknikstacken är inte alltid så enkelt som det kan verka i början av implementeringen.
Den viktigaste tekniska aspekten av IWMS är integreringen med din teknikstack. För att systemet ska kunna leverera de utlovade fördelarna måste det integreras med andra system. Om implementeringen utförs i sin egen silo kommer det att resultera i brist på datadelning och systemet kommer inte att användas optimalt.
Kartlägg alla gränssnitt med andra system och förstå hur allt kommer att hänga ihop – kommer det till exempel att vara via API:er eller automatiskt utlösta filuppladdningar? Manuell datainmatning kan till och med vara det mest praktiska alternativet i vissa fall.
Nästan alla integrerade arbetsplatshanteringssystem är kopplade till olika andra IT-applikationer, till exempel Enterprise Resource Planning (ERP), Human Resources (HR), Building Management Systems (BMS) eller smarta mätare. Det är troligt att flera tredje parter kommer att vara inblandade i integrationen. Anpassning mellan olika interna och externa parter och system är därför en viktig del av projektet. Kunder tvekar ofta inför att involvera tredje parter fullt ut när det gäller att implementera programvarusystem. Dina tredjepartsleverantörer kan dock erbjuda stöd och ge råd om optimala integrationer i alla skeden av implementeringsprocessen, så vi rekommenderar starkt att du involverar dem och håller dem informerade redan från början.
Det finns många typer av relevanta data som är viktiga att ha i IWMS. Driftdata och information om dina byggnader, utrymmen och deras användning är avgörande för att analysera den faktiska beläggningen, identifiera vakanser och jämföra hur det går för de olika fastigheterna. Med kunskap om dina tekniska byggnadsinstallationer och deras specifika underhåll kan underhållskostnaderna förutsägas när du fastställer dina långsiktiga underhållsbudgetar. Förutom att få systemet på plats är datainsamling inom din organisation och korrekt datainmatning de viktigaste faktorerna för framgång. Ofta tenderar kunderna att tro att det räcker med en knapptryckning för att mata systemet med data. Tyvärr är detta inte alltid fallet.
Sammanfattningsvis kan vi säga att grundlig intern anpassning av kraven och projektets omfattning ger de bästa förutsättningarna för implementering av bästa praxis. Faktum är att du bör komma igång med detta, redan innan du har valt en leverantör. Det kommer inte bara att hjälpa dig att lista potentiella leverantörer, utan det kommer även att skapa tydlighet genom alla stadier av implementeringen. De mest framgångsrika implementeringarna börjar med en standardbaskonfiguration som innehåller processer som är enkla att följa. Projektet kommer att fokusera på validering och finjustering istället för att utgå från nollpunkten. Detta säkerställer en snabb implementering med låg risk.
Projektteamet kräver en fullt engagerad intressent för att driva processen framåt och säkerställa projektets omfattning. Beslut som fattas i början av projektet (vanligtvis av goda skäl!) respekteras. Ett dedikerat team på både kundsidan och leverantörssidan kommer att arbeta tillsammans. Kärnteamet stöder omfattningen fullt ut och teammedlemmar som ansluter sig till teamet i de olika stadierna av implementeringen bör också vara väl informerade om omfattningen för att undvika avvikelser. Din leverantör bör bli din betrodda rådgivare, som vägleder dina beslut genom erfarenhet från massvis med tidigare implementeringar.
Val och implementering av IWMS är de första stegen i livscykeln för IWMS. Vill du veta mer om fördelarna med IWMS eller hur Planon kan stödja förbättringen av din fastighets- och arbetsplatshantering? Kontakta en av våra experter för mer information.
