I mitt förra blogginlägg lyfte jag fram att många organisationer har fastnat i ökande underhållskostnader, ofta drivna av eftersläpningar av underhåll som skjutits på framtiden, höga kostnader för reaktivt underhåll och risker som hotar kontinuiteten i verksamheten.
I det här blogginlägget vill jag dela med mig om sätt att förbättra din underhållsstrategi för att bekämpa dessa ökande kostnader. Genom att anpassa prioriteringen av dina arbetsorder till bredare affärsmål kan du uppnå många gynnsamma resultat, bland annat:
- Balansera reaktivt gentemot förebyggande underhåll
Brådskande åtgärder överskuggar ofta planerat arbete och underhålls- och fälttjänstchefer kämpar ofta med att bolla med akuta reparationer och schemalagda förebyggande uppgifter. Ta järnvägsbranschen till exempel. Där kräver oförutsägbara spår- eller utrustningsfel omedelbar respons, vilket tvingar chefer att ständigt omprioritera och ändra planerade underhållsscheman med de begränsade resurser som de har till hands. Denna överbetoning på att åtgärda haverier efter att de har inträffat leder till ofta återkommande störningar och minskad total produktivitet, vilket leder till dåliga kundupplevelser. - Stämma av ett stort antal arbetsorder med en begränsad arbetsstyrka
Att ha färre tekniker till hands innebär att cheferna måste välja de arbetsorder som ska hanteras nu och vilka som ska skjutas upp, vilket ökar risken för längre driftstopp för icke-kritiska tillgångar. Sjukhus måste arbeta inom snäva budgetar med begränsade resurser och ständig övervakning av regelverk för att upprätthålla säkra miljöer för patienter som uppfyller kraven. När underhållschefer står inför personalbrist måste de skjuta upp uppgifter med lägre prioritet och hitta sätt att minska kostnaderna utan att kompromissa med patientvården.
På samma sätt tvingas fälttjänstchefer att ständigt prioritera vilka ärenden som får en tekniker i dag och vilka som får vänta till i morgon eller nästa vecka, helt enkelt på grund av personalbegränsningar. Brådskande incidenter, som ett strömavbrott eller en fallen mobilmast, kommer att ta tekniker från mindre kritiska jobb, vilket skapar en kaskad av omprioriteringar för alla andra öppna arbetsorder. Bristen på kvalificerad arbetskraft i denna och andra branscher förvärrar bara problemet. En nyligen genomförd branschanalys visar att den globala bristen på kvalificerad arbetskraft kan resultera i 85 miljoner lediga jobb år 2030 – ett hårt slag mot tekniska områden. - Övervinna eftersläpningar i underhållet
När allt känns som en prioritet växer eftersläpningarna snabbt. Om akuta och brådskande ärenden kontinuerligt får företräde försenas förebyggande och rutinmässiga uppgifter, vilket skapar en växande lista över försenade arbetsorder. Företag kan fastna i en ond cirkel där mindre synliga problem (som smärre förebyggande korrigeringar) ständigt skjuts på framtiden, och som då slås ihop till stora eftersläpningar som undergräver anläggningens eller utrustningens tillförlitlighet eller ännu värre – leder till större, mer kostsamma problem. Så småningom blir denna eftersläpning i sig en utmaning – att bestämma vilken av de många försenade uppgifterna som ska göras först kan vara överväldigande. Utan tydliga prioriteringskriterier eller verktyg har underhålls- och fälttjänstchefer svårt att ta sig ur ett reaktivt läge. - Hantera kommunikationen med intressenterna och deras förväntningar
När intressenter lämnas ovetande om varför en arbetsorder inte har åtgärdats ännu, kan de öka trycket, vilket ökar underhållschefens stressnivåer. Fälttjänstorganisationer måste prioritera inte bara baserat på tekniska behov utan även på kundpåverkan. Ibland kan de lugna en viktig kund genom att påskynda en begäran. Att leva upp till utlovade svarstider och hålla kunderna nöjda är en utmaning som ligger i främsta rummet och som i hög grad påverkar hur arbetsorder prioriteras i den dagliga verksamheten. - Säkerställa regel- och säkerhetsefterlevnad
Trots allt bollande som ansvariga för Facility Management och fälttjänstpersonal ombes att göra, finns det några obligatoriska uppgifter som inte kan nedprioriteras. Många ansvariga, särskilt i hårt reglerade branscher, står inför icke-förhandlingsbara arbetsorder relaterade till säkerhet och efterlevnad. Dessa inkluderar schemalagda inspektioner, tester av säkerhetssystem och lagstadgat underhåll som måste ske inom fastställda tider. Utmaningen uppstår när flera krav uppstår samtidigt, till exempel ett nödhaveri gentemot en efterlevnadsuppgift vars tidsfrist håller på att löpa ut. Att se till att inget slinker igenom är en tung börda som ökar hanteringskomplexiteten för prioriteringar av arbetsorder. - Uppfylla SLA:er och förväntad svarstid
Ansvariga för Facility Management och fälttjänstchefer står inför stor press att lösa kritiska problem snabbt. Den här utmaningen intensifieras när flera incidenter med hög prioritet inträffar samtidigt. Det blir då nästan omöjligt att uppfylla varje tidsåtagande, vilket tvingar leverantörer att bedöma och prioritera om och eventuellt bryta mot vissa SLA-fönster. Att inte uppfylla dessa mål kan leda till böter, förlorade affärer eller kan skada kundens verksamhet.
Hur kan du komma igång?
Om företag vill implementera effektiv prioritering av arbetsorder för underhåll är det första steget att identifiera mål och övervakningsområden. Områdena gör det möjligt för organisationer att kategorisera och söka efter insamlade övervakningsdata (risker och möjligheter) som olika intressenter registrerar för tillgångar, utrymmen och fastigheter. Områdena kan omfatta aktiviteter relaterade till utrustningens prestanda, efterlevnad, underhåll, säkerhet eller hållbarhet.
Ansvariga kan definiera en poängberäkningsmetod för varje område för att hjälpa till att identifiera var riskerna och möjligheterna finns och för att prioritera eventuella automatiska uppföljningsåtgärder. Ett exempel på en poängberäkningsmetod är en riskmatris.
Kunder kan definiera sin egen matris för att bestämma prioritering av arbetsorder och skapa beslutsmodeller, samt göra dem så enkla eller detaljerade som krävs för att uppfylla organisationens mål.
Uppföljningsaktiviteter kan tilldelas interna resurser eller underleverantörsresurser baserat på olika kriterier, såsom risknivå, arbetstyp, bransch, plats, teknikertillgänglighet, nödvändiga certifieringar och kunskaper. Det är sedan upp till organisationerna att genomföra och övervaka uppföljningsåtgärderna. Serviceavtal övervakas automatiskt med varningar om SLA:er, kostnader och kvalitet. Detta gör det möjligt för organisationer att förbättra sin resursstrategi och minska tillhörande kostnader.
Förbättra din hantering av arbetsorder genom målbaserat underhåll
Som branschledande leverantör av programvara för underhåll och fälttjänsthantering förstår Planon vikten av att prioritera arbetsorder. Vår enhetliga plattform för centraliserad hantering, schemaläggning och utskick av arbetsorder gör det möjligt för anläggningsansvariga och fälttjänstplanerare att bemästra konsten att prioritera arbetsorder med en målbaserad underhållsstrategi.
Våra hyperautomatiserade arbetsflöden ökar effektiviteten, eliminerar flaskhalsar och levererar efterlevnad, välbefinnande hos medarbetarna och kundnöjdhet. Utnyttja uppdateringar i realtid så att fälttekniker får rätt insikter och information för att utföra serviceaktiviteter med tillförsikt och noggrannhet. Dessutom gör vår detaljerade rapportering att du kan spåra framsteg, bevisa framgångar och stärka kundernas förtroende och lojalitet.
Vill du ta reda på mer om prioritering av arbetsorder med Planon? Kontakta oss för en demo om hur du kan förbättra din underhållsstrategi redan idag!