Dina RE&FM-verktyg ska hjälpa dig att agera snabbare, spendera smartare och behålla kontrollen. Men gör de verkligen det?
Som RE&FM-ledare inom retail arbetar du i en av de mest konkurrensutsatta och snabbföränderliga marknaderna. Din organisation är byggd för att kunna fatta snabba beslut – vare sig det gäller att öppna butiker i ett nytt land på bara några veckor eller att renovera dussintals butiker med kort varsel.
I denna hyperdynamiska miljö kan förutsättningarna svänga snabbt. Bra resultat frigör nya budgetar och ambitiösa planer. En svag månad däremot kan leda till omedelbara besparingsåtgärder, vilket tvingar dig att skjuta upp förbättringar och maximera befintliga resurser.
Högpresterande retailers utmärker sig genom att vara både agila och disciplinerade. De anpassar sig snabbt till marknadsförändringar samtidigt som de är tillräckligt förutsägbara för att skydda sina marginaler. Smarta processer och verktyg blir ett strategiskt övertag som konkurrenterna har svårt att kopiera.
Utmaningen? Traditionella RE&FM-arbetssätt är ofta långsamma och reaktiva – om de inte medvetet utformas för att vara agila och proaktiva.
Varför är detta så svårt?
Inom branschen finns flera faktorer som gör det särskilt svårt att hitta den rätta balansen mellan smidighet och kontroll:
- Att hantera storlek och komplexitet i verksamheten
Många organisationer vill bli mer datadrivna, men saknar verktyg som kopplar ihop tillgångar, ärenden och kostnader med faktisk prestation. Ineffektiva kommunikationsflöden skapar stora administrativa bördor. Innan automation hanterade en av våra kunder 10 000 leverantörer och 250 000 ärenden årligen – via e-post och telefon. - Allt, överallt, samtidigt
Butiksöppningar följer sällan en jämn takt. Fjärde kvartalet blir ofta en tryckkokare av aktivitet, och utan insynen som en robust RE&FM-plattform ger uppstår snabbt kaos. - Att skydda marginalerna kräver korrekt data
Marginalerna i retail formas av otaliga små, snabba justeringar. Utan ett centraliserat system för leverantörsavtal och dokumentation blir datan fragmenterad. Då blir kostnadsanalys, prestationstracking, compliance och proaktivt underhåll nästintill omöjligt – vilket leder till ineffektivitet och ökade kostnader. Hyperexpansion och neddragningar kräver olika RE&FM-strategiers
Hyperexpansion: Retailers som öppnar hundratals butiker årligen behöver verktyg som stödjer expansionspipelines, standardiserar business cases, automatiserar benchmark och konsoliderar investeringsbeslut. De behöver exakta insikter i butiker som är i drift, planerade öppningar, nya möjligheter och status på enskilda butiker. När det gäller tillgångar handlar det om att maximera livslängden för att hålla investeringarna nere.Neddragningar: Retailers som pressas av e-handel minskar antalet butiker. Då skiftar fokus till kostnadsrationalisering, bevakning av leverantörers SLA:er och längre intervaller mellan renoveringar.
- Kampen om talangerna
Retailers konkurrerar om samma talanger som prestigefyllda branscher och bolag i citykärnor. Att kunna erbjuda strömlinjeformade processer, moderna verktyg och smart arbetsplatsförvaltning är ett måste för att vara attraktiv. Det ställer höga krav även på RE&FM-verktygen.
Så bygger du RE&FM-system som kombinerar agilitet och kontroll
För att framgångsrikt hantera dessa utmaningar och samtidigt skapa både flexibilitet och förutsägbarhet, rekommenderar jag att du utformar dina RE&FM-system på följande sätt:
Tänk ekosystem – inte bara system
Systemet lever inte i ett vakuum. Den verkliga styrkan ligger i hur väl det integrerar med andra plattformar – ekonomi, HR, projektplanering. Leta efter verktyg som kopplar ihop data från olika källor och ger rena, handlingsbara insikter. Den bästa lösningen är sällan det bästa systemet i sig, utan det som möjliggör det bästa ekosystemet.
Skapa en långsiktig vision för systemets utveckling
Ha en plan för hur systemet och processerna ska utvecklas på sikt. Det är alltid enklare och billigare att justera en befintlig plan än att reparera konsekvenserna av kortsiktiga improvisationer.
Välj ett flexibelt system – och en flexibel leverantör
Ditt IWMS/RE&FM-system måste kunna konfigureras enkelt för att stödja dina unika affärsregler. Men lika viktigt är att leverantören själv är agil och fokuserad – med korta kommunikationsvägar, stabila och kunniga team samt starkt internt samarbete mellan utveckling, support och kundansvariga.
Var tuff mot anpassningar
Egen kod kan kännas som en genväg men blir en långsiktig fälla. Våra mest framgångsrika kunder är kompromisslösa: de förbjuder anpassningar av standardsystemet, även i globala och komplexa miljöer.
Vi stöttar en global retailkedja med 5 000 butiker i 70 länder – helt utan specialanpassningar. I de få fall där systemet inte kunde anpassas till processen, anpassade de processen i stället. Resultatet? Massiva besparingar, snabbare arbetssätt och enklare kunskapsdelning.
Utse regionala process- och systemexperter
Ett nätverk av kunniga experter i olika länder och regioner förändrar allt. I stället för att en central applikationsansvarig blir en flaskhals, kan lokala experter stötta användare och driva förändring mycket snabbare. Nya medarbetare kan dessutom onboardas smidigare, även i komplexa globala miljöer.
Avslutande tankar
Retail står aldrig stilla. Om du vill att din RE&FM-organisation ska förbli relevant och bidra till tillväxt, måste du medvetet bygga processer och välja system som är både snabba och förutsägbara.
Var hjälper ditt nuvarande system dig att agera snabbt och behålla kontrollen – och var står det i vägen? Hör gärna av dig – jag diskuterar gärna dina utmaningar i ett kommande inlägg.
Mer från Mélanie: Så säkrar du ledningens stöd för IWMS