Det känns som evigheter sedan, men det har bara gått fyra månader sedan vi konfronterades med konceptet ”intelligent lockdown” i Nederländerna. Sedan dess har olika länder världen över valt att stänga ned sina samhällen på många olika sätt. För många av oss innebar det att vi inte längre fick ta oss till våra arbetsplatser. Plötsligt var vi tvungna att hitta nya rutiner för att utföra vårt arbete och samarbeta med kollegor på ett effektivt sätt online, samtidigt som vi skulle ta hand om familjemedlemmar och ha koll på barnens skolarbete. Allt detta inom hemmets fyra väggar. Det var en ganska oväntad start på det nya decenniet!
Det är uppmuntrande att se att olika verksamheter gradvis öppnas upp igen och att många anställda stegvis kan återgå till sina arbeten. Under denna period kunde vi se att det var särskilt viktigt att hålla kritiska affärsverksamheter som fastighets- och anläggningsförvaltning igång för att säkerställa säkerheten i anläggningar som hölls öppna, och att stängda anläggningar underhölls ordentligt. Vi ser nu att teamen inom fastighets- och anläggningsförvaltning spelar en avgörande roll i förberedelserna för återinträde på arbetsplatserna. För att hjälpa våra Planon-användare hantera detta har Planon släppt 40 (nu 50!) användningsfall för IWMS gällande pandemiåtgärder inom följande processer:
Efter lanseringen har vi haft många bra samtal online med våra användare från hela världen. Med deras feedback blev vi ivriga att uppgradera de första uppsättningarna av användningsfall för att ge dig de senaste insikterna om att återgå till arbetsplatserna. I den här bloggen sammanfattar jag kortfattat några insikter och lanseringen av våra uppdaterade IWMS-användningsfall för pandemiåtgärder.
Baserat på våra kunders och våra egna erfarenheter har vi fått värdefulla insikter om att förbereda en säker och effektiv återgång till arbetsplatserna, som lever upp till alla krav och bestämmelser under COVID-19. Jag vill dela med mig av fyra av dessa.
För det första är förtroende ytterst viktigt. Medarbetarna måste känna förtroende för de åtgärder som vidtas innan de är villiga att komma tillbaka till sina arbetsplatser. Organisationer lägger ned mycket energi på just detta. Därför är det viktigt att åtgärder och lösningar kan implementeras snabbt, att de är enkla att använda och att de inte betraktas som svåra eller som detaljstyrning.
Vi har till exempel funnit att många fastighetsteam uppfattar den detaljerade mätningen av beläggningsgraden per våning som detaljstyrning. I stället ligger fokus på vem som har åtkomst till fastigheten – att veta vem som befinner sig i byggnaden och när. När åtkomst till fastigheten är tillgänglig förlitar sig organisationer på människors sunda förnuft och utgår från att de själva tar ansvar för att följa bestämmelserna om social distansering.
En annan intressant iakttagelse gäller ”arbetsplatskapacitet”. Där vi trodde att organisationer specifikt skulle vilja tilldela skrivbord ser vi nu att det mer handlar om planering av arbetsplatskapaciteten i allmänhet. Till exempel är det maximala antalet personer som tillåts på kontoret dagligen fördelat över olika grupper (anställda, besökare, tjänsteleverantörer). I praktiken innebär det att arbetsplatsanvändare ska kunna tilldelas en plats, inte ett specifikt skrivbord. När de väl kommer till kontoret väljer de en ledig arbetsplats och checkar in för att visa att denna arbetsplats används.
Detta hör även ihop med ämnet ”kostnadsreduktion”, något som återkommer till dagordningen, särskilt när det gäller städning. Om de första pandemiåtgärderna huvudsakligen var känslomässigt drivna (fortsätt rengöra allt!), ser nu organisationer på det hela ur en mer rationell synvinkel och vill bara rengöra de områden som verkligen används. Detta innebär kostnadsbesparingar. För att det ska fungera måste man dock veta vad som ska rengöras och därmed vilka arbetsplatser som har använts. Häri ligger paradoxen. Det är inte lätt att få människor att berätta var de har befunnit sig, men anläggningsteamen måste få denna information för att kunna bedriva effektiv rengöring.
Något annat som uppfattas som en stor utmaning är användningen av företagets restaurang eller kafeteria. Bör dessa anläggningar öppnas, och måste man i så fall boka platser i förväg? Ska beläggning och användning också övervakas? Dessa frågor verkar vara ganska utmanande för många organisationer. Dessutom påverkas beslutsfattande kring det här ämnet också av regionala aspekter och hälsobestämmelser. Det verkar som om det i vissa regioner runt om i världen är förbjudet att ta med egen lunch, samtidigt som det uppmuntras på andra platser.
Samtalen med våra användare om de tillgängliga Planon-användningsfallen för pandemiåtgärder gav även upphov till några bra idéer och inspiration, eftersom kunderna delade med sig av information som innebär ännu fler möjligheter. Detta har lett oss till att skapa en förbättrad version.
Den uppdaterade uppsättningen av Planon-användningsfall omfattar bättre och mindre komplexa konfigurationer, och vi har sett till att inslag som rör efterlevnad av den allmänna dataskyddslagen särskilt har uppmärksammats. Detta förbättrar implementering, anpassning och användbarhet. Vi har även utökat befintliga användningsfall samt lagt till nya som rör processerna för redovisning av leasingavtal, planerat preventivt underhåll och hantering av utbrottskontroll. Om du vill veta mer om våra användningsfall kan du hämta sammanfattningen, som innehåller en översikt, här.
Vi kommer naturligtvis att fortsätta att utveckla dessa användningsfall för att hålla dem uppdaterade och aktuella för våra kunders behov och förväntningar. Vi vill även bjuda in dig till att dela med dig av dina tankar och erfarenheter. Att dela kunskap om vad som fungerar och vad som inte gör det under den här perioden bidrar till att vi alla kan lämna våra hemmakontor bakom oss och glädjas över att återgå till våra arbetsplatser.
