Office skyscrapers in city skyline, representing modern real estate and corporate properties.

IT-ledarens guide till effektivare fastighets- och Facility Management

Är er IT-strategi redo att hantera fastigheter och Facility Management effektivt?

Rising costs, hybrid work, and security risks - are you ready?

Hybridarbete, stigande fastighetskostnader och skärpta krav på säkerhet och regelefterlevnad har skapat nya utmaningar för IT-ledare. Många svenska organisationer hanterar fortfarande fastighets- och Facility Management i isolerade och ofta föråldrade system – vilket skapar datasilos, driver upp kostnader och riskerar både säkerhet och compliance.

För många IT-avdelningar leder detta till en ökad teknisk skuld, komplexa integrationsbehov och en underhållsbörda som stjäl tid från strategiska initiativ. Men det finns ett bättre sätt att knyta ihop fastigheter och IT-infrastruktur.

Genom att införa ett molnbaserat Integrerat arbetsplatsförvaltningssystem (IWMS) skapas en central och pålitlig plattform som kopplar samman fastigheter, arbetsplatser och Facility Management med övriga affärs- och IT-system. Resultatet blir ett enklare, säkrare och mer kostnadseffektivt IT-landskap där datasilos elimineras, säkerhetsrisker minimeras och organisationen får en stabil grund för att möta framtidens krav.

I vår e-bok Från kaos till kontroll – Så optimerar IT-avdelningar fastighetsförvaltning och Facility Management visar vi dig:

Du får en praktisk 5-stegsmodell som hjälper dig att:

  • Minska IT-komplexiteten utan att öka arbetsbelastningen för IT-teamet
  • Säkerställa compliance och stärka IT-säkerheten
  • Integrera FM och fastighetsdata med befintliga affärssystem, exempelvis SAP S/4HANA
  • Bygga bort teknisk skuld och skapa en långsiktigt hållbar IT-strategi

Lär dig hur ett IWMS kan förbättra er verksamhet med lägre kostnader, bättre insyn och en mer robust IT-arkitektur.

Ladda ner e-bok

Beprövade fördelar för IT-avdelningar

Enligt Research & Markets visar implementering av ett IWMS att det kan:

Minska kostnaderna för fastighetsunderhåll

14%

Förbättra effektiviteten i arbetsplatsutnyttjande

40%

Öka tillgångarnas användningseffektivitet

42%

Förhandsvisning

Från kaos till kontroll: Så optimerar IT-avdelningar fastighetsförvaltning och
Facility Management

I takt med att digitaliseringen fortskrider omvandlar IT-ledare i Norden nyckelfunktioner – från produktion och inköp till ekonomi, personal, försäljning och marknadsföring. Ett särskilt kritiskt men ofta förbisett område är fastighetsförvaltning och Facility Management.

Många företag i Norden förlitar sig fortfarande på föråldrade och splittrade system för att hantera sina fastigheter. Sådana lösningar bidrar inte bara till ineffektivitet och ökade säkerhetsrisker, utan medför även onödiga kostnader för IT-avdelningarna. Dessutom minskar insynen, vilket försvårar för chefer att fatta välgrundade beslut – inte minst i en miljö där regelverk som GDPR, SOC2 och ISO 27001 ställer höga krav.

Med ökade hybridarbetsformer, stigande fastighetskostnader och skärpta hållbarhetskrav blir det allt viktigare att modernisera fastighetsförvaltning och Facility Management. Ett integrerat fastighetsförvaltningssystem kan minska IT-komplexiteten genom att erbjuda en central och pålitlig databas för alla avdelningar. Genom att koppla samman IT-infrastruktur, fastighetsportföljer och arbetsplatsprocesser i ett digitaliserat ekosystem kan IT-avdelningen effektivt stödja verksamheten, samtidigt som höga säkerhets- och efterlevnadsstandarder upprätthålls.

Frågan är: Hur kan man modernisera fastighetsförvaltning och Facility Management för att skapa kontroll i stället för kaos? I denna e-bok
får du insikt i:

  • Utmaningar med hantering av fastigheter och fastighetsförvaltningssystem
  • Vad är ett Integrated Workplace Management System (IWMS)
  • Hur ett IWMS kan avlasta IT-avdelningen
  • Fem steg för att implementera ett IWMS

Om du är IT-chef med ansvar för ERP, cloud-migrering eller arbetsplatsoptimering får du här veta hur du på bästa sätt utformar gränssnittet mellan IT och fastigheter i ditt företag.

Utmaningar med hantering av fastigheter och fastighetsförvaltningssystem

Fastighetsförvaltning och Facility Management är ofta åtskild från företagets centrala IT-system, trots att den utgör en betydande kostnadsfaktor. Denna uppdelning minskar inte bara insynen för chefer och ekonomiteam, utan medför även stora utmaningar för IT-avdelningarna.

1. Datasilos
Traditionella system sprider ofta information om fastigheter och byggnader över kalkylblad, föråldrade programvaror och isolerade lösningar. Utan en central plattform blir det svårt för IT-avdelningen att stödja fastighets-, anläggnings- och ekonomiavdelningarna. Bristande interoperabilitet leder till upprepade datainsamlingar, felaktigheter och inkonsekvenser.

2. Säkerhets- och efterlevnadsrisker
Fastighetsförvaltningssystem lagrar ofta känsliga uppgifter, såsom hyresavtal och tillgångsdata. Äldre lösningar erbjuder sällan moderna säkerhetsfunktioner, vilket ökar risken. IT-avdelningen måste hantera dessa risker, särskilt när systemen saknar rollbaserade åtkomstkontroller som hindrar obehörig åtkomst. Att möta dessa krav är avgörande med tanke på de strikta dataskyddsbestämmelserna.

3. Dyra anpassningar och tekniska skulder
Många traditionella fastighetsförvaltningssystem kräver omfattande anpassningar för att kunna integreras med den befintliga IT-infrastrukturen. Komplexa integrationer och frekventa manuella uppdateringar medför höga underhållskostnader. Dessutom kan ett starkt leverantörsberoende begränsa IT-avdelningens flexibilitet och skalbarhet. Att underhålla föråldrade system skapar tekniska skulder och binder värdefulla resurser – något som bör undvikas i en konkurrensutsatt miljö.

4. Cloud baserade strategier och krav på skalbarhet
Trots att allt fler företag i Norden satsar på Cloud lösningar, är många fastighetsförvaltningssystem fortfarande installerade lokalt. Att koppla samman dessa med Cloud baserade ERP-, HR- och ekonomisystem kan därför vara komplext och kostsamt. Ett integrerat fastighetsförvaltningssystem (IWMS) erbjuder en effektiv lösning med avancerade, integrerade och säkra funktioner.

En lösning: Integrerat arbetsplatsförvaltningssystem (IWMS)
Ett IWMS erbjuder en heltäckande, integrerad och säker lösning för att hantera dessa utmaningar.

Läs hela e-boken

Träffa experterna

Dela den här artikeln