Betere FM-dienstverlening door hyperautomation

Inhoud

• Wat is hyperautomation?
• De voordelen van hyperautomation voor organisaties
• Hoe hyperautomation FM service providers kan helpen concurrerend te blijven
• De mogelijkheden van hyperautomation voor FM service providers
• Hyperautomation is niet hetzelfde als digitalisering
• Hyperautomation in de praktijk: hoe Planon-oplossingen in uw behoeften kunnen voorzien

Wat is hyperautomation?

De term hyperautomation wordt steeds vaker gebruikt. Het toonaangevende analistenbureau Gartner noemde deze term onlangs een van de belangrijkste strategische technologietrends voor 2021. Maar wat betekent hyperautomation precies?

Kenmerkend aan hyperautomation is dat het niet één technologie is maar een ecosysteem van technologieën waarmee bedrijfsprocessen kunnen worden geautomatiseerd. Denk aan financiële processen, marketingprocessen en operationele workflows.

Webinars

Hyperautomation: dé groeistrategie voor FM service providers

Bekijk dit Planon-webinar en ontdek welke waarde hyperautomation biedt als strategie voor FM service providers. 30:30 Engelstalig

Lees meer

Hyperautomation heeft als doel zakelijke besluitvorming te ondersteunen. Meerdere technologieën, tools en platforms worden geïntegreerd en geautomatiseerd om de bedrijfsactiviteiten te stroomlijnen. Denk bijvoorbeeld aan kunstmatige intelligentie (AI), machine learning, robotic process automation (RPA), natural language processing (NLP), applicatieontwikkeling met low-code, het Internet of Things (IoT), procesmining en platformoplossingen zoals Planon Facility Services Business Solution.

Hyperautomation kan met data een niveau van business intelligence leveren dat voorheen niet beschikbaar was. Ook kunnen organisaties repetitieve taken elimineren, het risico op fouten verminderen, de operationele efficiëntie en veerkracht verhogen en de prestaties van medewerkers bevorderen.

De voordelen van hyperautomation voor organisaties

Met hyperautomation kunnen organisaties de samenhang tussen procesbeheer, zakelijke functies en KPI’s visualiseren zodat er waarde uit gehaald kan worden. Voor een succesvolle hyperautomation-strategie kunnen organisaties de volgende stappen zetten:

• Een projectteam opzetten met meerdere stakeholders uit diverse afdelingen: IT, klantenservice, buitendienstmedewerkers en beheerders
• Definiëren wat de gewenste bedrijfsresultaten zijn en wat de gerelateerde processen zijn om die resultaten te bereiken
• Uitdagingen bij de ontwikkeling of de implementatie van een hyperautomation-strategie aanpakken
• De effectiviteit van bestaande processen analyseren
• Kansen voor bedrijfs- en IT-verbetering vaststellen
• De juiste tools evalueren, selecteren en implementeren om de gewenste resultaten voor het bedrijfsprocesbeheer te bereiken

Bedrijven die hyperautomation implementeren, zullen ongetwijfeld positieve resultaten behalen, vooral door inzichten in de bestaande bedrijfsdoelen en -processen. Traditionele gebieden waar de komende decennia deze tools naar verwachting vaak zullen worden ingezet, zijn bijvoorbeeld zoekopdrachten in databases naar assetgegevens, de automatisering van projectbeheer, de automatisering van klantrelatiebeheer (CRM), ERP-integratie, fulfilment en het volgen van leads, personen, processen en voorraadbeheer.

Maar het meest veelbelovende resultaat van hyperautomation voor organisaties is gerelateerd aan human resources, omdat medewerkers efficiënter, creatiever en innovatiever worden en daarmee de prestaties van het bedrijf verbeteren. Het extra voordeel is dat dit ook tot forse kostenbesparingen leidt.

Gartner voorspelt zelfs dat de bedrijfskosten in 2024 dertig procent lager zullen zijn door hyperautomation. Het analistenbureau zegt dat integratie van een hyperautomation-strategie met Service Management-software de belangrijkste factor is voor deze besparingen.

_{Gestructureerde en ongestructureerde data}

Robotic process Automation (RPA) levert goede resultaten op bij het automatiseren van vooraf gedefinieerde en gestandaardiseerde stappen. Bijvoorbeeld in situaties wanneer er regels zijn voor het bepalen van de locatie en het type gegevens die worden vastgelegd (zoals het ophalen van servicevereisten uit een afgeronde werkorder, het valideren van facturen enzovoort). Dit is niet altijd de meest efficiënte manier. Met RPA kan namelijk niet worden gewaarborgd dat de vooraf gestelde automatiseringsdoelen worden bereikt als er sprake is van ongestructureerde data, of data in verschillende formaten en met diverse inhoud.

Met een hyperautomation-strategie die technologieën zoals machine learning en machine vision omvat, kunnen organisaties de nodige relevante informatie ophalen uit meerdere bronnen, waardoor de efficiëntie meestal toeneemt.

_{Hyperautomation biedt organisaties en hun managers de volgende voordelen:}

• Verbeterde operationele kwaliteit
• Betere klantenbinding
• Meer transparantie over prestaties en contractnaleving
• Meer tevreden en gemotiveerde medewerkers
• Betere naleving van contracten en minder risico
• Beter gebruik van de capaciteiten en vaardigheden van medewerkers
• Toegang tot een realtime, bedrijfsspecifieke kennisdatabank
• Directe, nauwkeurige inzichten
• Hogere productiviteit en operationele marges

_{Hoe hyperautomation FM service providers kan helpen concurrerend te blijven}

Naar verwachting zal technologie steeds vaker worden ingezet bij de implementatie van facility managementdiensten om in te spelen op trends in de sector, zoals personeelstekorten, de behoefte aan kortere doorlooptijden en energie-efficiëntie, de toenemende complexiteit van serviceovereenkomsten, en operationele oplossingen voor facility management.

"We horen nu al dat sommige medewerkers drie dagen per week thuis gaan werken, dus dat betekent dat de planning van onze diensten moet worden aangepast. Bovendien komen mensen alleen naar kantoor als ze daar goede service kunnen verwachten."
– Peter Deroover (Sales Director voor de Benelux bij Atalian Global Services)

Het toonaangevende adviesbureau Frost & Sullivan verwacht dat op analyses gebaseerde applicaties een sleutelrol zullen spelen binnen deze markt. Deze zullen waarschijnlijk zorgen voor een betere uitvoering van de dienstverlening en meer innovatie, vooral voor het toekomstige succes van activiteiten zoals van activiteiten zoals gepland preventief onderhoud en het Field Service Management (FSM).

Door hyperautomation kunnen de IT-afdelingen van service providers ook beschikken over gebruiksvriendelijke en schaalbare softwareoplossingen die aansluiten op bestaande bedrijfsprocessen. Tools om een hyperautomation-strategie te implementeren moeten zo veel mogelijk ‘plug and play’ zijn en in staat zijn gegevens op te halen uit verschillende bronnen. Ook zouden de tools in staat moeten zijn om te communiceren met bestaande software via Application Programming Interfaces (API’s) en RPA.

Brochures

Planon Facility Services Business Solution

Planon Universe for Service Providers is een geïntegreerd softwareplatform dat de efficiëntie in de operatie vergroot, de klanttevredenheid verhoogt en innovatie mogelijk maakt.

Lees meer

Assessments

Assessment - Bent u klaar voor hyperautomation?

Beantwoord 6 vragen en ontdek het volwassenheidsniveau van uw procesautomatisering als FM service provider. Krijg bovendien advies over hoe u kunt ontwikkelen naar een hyperautomated organisatie.

Meer lezen

Blogs

Hyperautomation in de praktijk: drie use cases voor FM service providers

Welke voordelen kunnen FM service providers behalen met een hyperautomation-strategie? Derrek Clarke presenteert namens Planon drie use cases die zij kunnen inzetten.

Lees meer

De mogelijkheden van hyperautomation voor FM service providers

_{Slimmere planning en werkverdeling}

Door de vergrijzing en de strijd om nieuw talent, hebben veel facility management (FM) service providers moeite met het vinden van de juiste vakmensen. Met hyperautomation-technologieën kunt u de capaciteit van afdelingen ‘planning en operations’ optimaliseren. U kunt bijvoorbeeld sensoren gebruiken om de toestand van assets te beoordelen en zodoende onnodig gepland onderhoud en schoonmaakactiviteiten verminderen. De planning van andere taken, zoals reactief onderhoud, kan worden verbeterd met oplossingen zoals geavanceerde planningsalgoritmen of een virtuele planningsmedewerker die taken automatisch plant en uitstuurt. Bij automatische planning en dispatching wordt rekening gehouden met parameters zoals:

• menselijke vaardigheden
• certificeringen
• verkeer
• weer
• persoonlijke voorkeuren

Hierdoor kunnen planningsmedewerkers zich concentreren op taken met hogere prioriteit en complexiteit. Met intelligente procesautomatisering kunt u werkopdrachten en het werkbeheer vereenvoudigen, bijvoorbeeld met beeldanalyse en slimme responsieve videotechnieken waarmee u medewerkers kunt begeleiden bij complexe activiteiten.

_{Monitor het klantsentiment om beter te kunnen reageren op prioriteiten en crises}

Met hyperautomation kan een bedrijf gemakkelijker de belangrijkste factoren voor waardecreatie realiseren, met name voor klantbehoud. Met AI kunnen communicatiekanalen worden gemonitord en geanalyseerd om de ‘stemming’ van de klant te bepalen wanneer deze een oproep meldt of een verzoek verzendt via een van de omnichannel-apps.

Dankzij analyses van het klantsentiment krijgen Account Managers, Customer Succes Managers en Service Managers meer inzicht in het belang dat de klant hecht aan het ingediende verzoek en het vermogen van de service provider om hierop in te spelen. Zo kan een organisatie eenvoudiger klanten tevreden houden en proberen ontevreden klanten te behouden. Met een hyperautomation-oplossing kan een service provider de dichtstbijzijnde gekwalificeerde buitendienstmedewerker sturen om te reageren op gebeurtenissen met hoge prioriteit gedurende de dag en/of de juiste wachtdiensten inschakelen zodat er snel kan worden ingespeeld op noodsituaties.

_{Waarborg de naleving van contracten en tijdige, nauwkeurige verwerking van facturen}

Het afhandelen van facturen is een van de taken die elke maand het meeste papier en de grootste inspanningen vergen van medewerkers op de boekhoudafdelingen. Met hyperautomation-technologieën kan de berekening van uitgaande facturen en het vastleggen van factuurgegevens worden vereenvoudigd. Dit is belangrijk omdat factuurverwerking bij uitstek een gebied is waar fouten en trage verwerkingstijden kunnen optreden, die kunnen resulteren in extra kosten voor service providers.

Commerciële afspraken variëren en worden steeds complexer, dus het is belangrijk dat tarieven, KPI’s, regels voor samenwerking en mogelijke bonus-/malusinformatie direct uit de servicecontracten kunnen worden afgeleid. Deze informatie kan proactief worden gecontroleerd via een contractgericht activiteitenplatform. Zo weet u zeker dat de juiste factuurinformatie wordt verwerkt en dat afgesproken werkzaamheden op tijd worden gepland, de veiligheids- en gezondheidsprocedures altijd worden gevolgd en de daarmee samenhangende boetes voor niet-naleving van contracten worden voorkomen.

_{De nadelen van alternatieven voor hyperautomation}

Bedrijven die niet aan de slag gaan met hyperautomation kunnen aanlopen tegen:

• ingewikkelde, tijdrovende processen die repetitief en niet motiverend zijn voor medewerkers;
• verhoogd risico van menselijke fouten;
• minder nauwkeurige procesresultaten;
• risico’s van contractnaleving;
• beperkte operationele marges;
• moeite om concurrerend te blijven omdat vragen uit de markt complexer worden en snellere besluitvorming vereist is.

Hyperautomation is niet hetzelfde als digitalisering

Er worden verschillende benamingen gebruikt voor hyperautomation. Bij marktonderzoeksbedrijf IDC noemen ze het ‘intelligente procesautomatisering’ en bij onderzoeks- en adviesbureau Forrester heet het ‘digitale procesautomatisering’.

Hyperautomation is een strategie waarbij diverse gedigitaliseerde taken aan elkaar worden gekoppeld om een end-to-end proces te automatiseren, maar de term houdt niet hetzelfde in als digitalisering. Bij digitalisering gaat het om de automatisering van afzonderlijke taken die afhankelijk zijn van gedigitaliseerde gegevens. Bij hyperautomation wordt digitalisering uitgebreid naar diverse functies binnen een organisatie. Dit resulteert uiteindelijk in digitale transformatie.

Op eenzelfde manier moeten de begrippen digitalisering en digitalisatie ook niet met elkaar verward worden. Hoewel de begrippen in schrijfwijze heel erg op elkaar lijken, zit er wel degelijk verschil tussen de betekenis van deze twee begrippen. Digitalisering verwijst naar het converteren van analoge bestanden naar digitale bestanden, bijvoorbeeld door documenten te scannen of een document digitaal te lezen en specifieke informatie uitlezen met OCR. Digitalisatie heeft betrekking op processen waarbij digitale tools en data worden gebruikt om het werk te beïnvloeden. Denk bijvoorbeeld aan de automatisering van specifieke taken, zoals de pop-up die verschijnt om je te waarschuwen dat de online vergadering over vijf minuten zal aflopen.

Kortom: een digitaliseringsstrategie kan een bedrijf helpen inefficiënte processen te automatiseren, maar niet om de gestelde doelen zo effectief mogelijk te bereiken. Het beoordelen van uw bestaande processen en geautomatiseerde taken om te zien waar deze geoptimaliseerd en verbeterd kunnen worden, is een van de onderdelen van een hyperautomation-strategie. Hyperautomation wordt daarom gebruikt om de prestaties van een digitaliseringsstrategie te verbeteren.

_{Continue groei}

Nu hyperautomation voor de meeste bedrijven niet langer een optie, maar een noodzaak is, wordt het een groeiende trend. De reden is simpel. Neem bijvoorbeeld de COVID-19-pandemie. Hierdoor werden bedrijven geforceerd om een digitale aanpak te omarmen. Processen die nog niet waren gedigitaliseerd vóór het coronavirus, bleken onpraktisch toen de activiteiten zich verplaatsten naar een virtuele wereld op afstand. IT-managers moesten hun hyperautomation-technologieën anders gaan inzetten, omdat ze nu een onmisbaar element zijn om te voldoen aan essentiële zakelijke vereisten.

Hoe goed is uw organisatie voorbereid om de voordelen van hyperautomation te benutten? Met onze korte assessment kunt u uw positie beoordelen. Door zes vragen te beantwoorden krijgt u inzicht in de digitale volwassenheid van uw organisatie en ziet u welke stappen u kunt zetten om hyperautomation te realiseren voor uw organisatie.

Hyperautomation in de praktijk: hoe Planon-oplossingen in uw behoeften kunnen voorzien

Sinds de jaren negentig heeft Planon een veelzijdig aanbod aan softwareoplossingen voor facility management waarmee eigenaren, huurders van gebouwen en service providers hun bedrijfsprocessen kunnen optimaliseren.

In nauwe samenwerking met de sector en bestaande klanten heeft Planon branchespecifieke oplossingen ontwikkeld met unieke functionaliteiten om de operationele processen te verbeteren en bedrijfsgroei van service providers te ondersteunen. Een van onze klanten is bijvoorbeeld SPIE Deutschland & Zentraleuropa, een toonaangevende mulltitechnische service provider in Europa.

Dankzij onze software konden de processen op alle locaties van het bedrijf aanzienlijk worden verbeterd, waardoor het klanten meer transparantie en veel betere toegang tot diensten kon bieden.

_{Het Planon Platform}

Het bovenstaande voorbeeld’ laat zien hoe bedrijven voordeel hebben behaald met de innovatieve softwareoplossingen die beschikbaar door het Planon Platform. Dit omvat configureerbare en toekomstbestendige standaardoplossingen die zeer innovatieve technologie én een naadloze integratie met ERP-, finance-, HR- en andere systemen bieden. Planon kan meegroeien met uw organisatie voor een optimale dienstverlening.

Wilt u meer informatie? Bekijk dan de opname van ons webinar over hyperautomation en vul dit interactieve assessment in waarmee u uw eigen strategie kunt beoordelen. Krijg op maat gemaakt advies over uw volgende stappen op weg naar hyperautomation en neem contact met ons op om te bespreken hoe Planon de groei van uw FM service provider organisatie kan ondersteunen.

Klantcases

JTC Corporation

Mark Koh, Director Facilities and Estates Management Division: “Dankzij de innovatieve Planon-software zijn wij uitgegroeid tot een efficiënte, schaalbare en klantgerichte vastgoedontwikkelaar.”

Lees meer