Vacature

Office Manager - DACH Region (m/f/d)

Office Manager - DACH Region (m/f/d)

This is a Vacancy of 28 hours per week.

Your primary office location will be Frankfurt.

Given that our three offices in the DACH region are located across Germany and Switzerland, travel will be part of the role. We offer flexibility and hybrid working; however, this role requires regular attendance at the Frankfurt office, on average at least three days per week.

As Office Manager, you will maintain and strengthen a pleasant, professional work environment and help improve practical office processes across the region.

Position

As Office Manager, you will ensure that day-to-day office operations run smoothly and efficiently. You will work closely with local management, the HR Business Partner, Finance and Accounting, and IT. You will report to the Global Facilities Director based at our headquarters in Nijmegen, the Netherlands.

You successfully manage our offices by:

  • Coordinating day-to-day facilities and workplace operations across Germany and Switzerland
  • Organizing local business and employee events and welcoming visitors, customers and other external contacts. First point of contact for (potential) customers through incoming phone and mail
  • Supporting office compliance activities, including health and safety obligations and certification audits
  • Coordinating office supplies, incoming post, local asset administration and phone management with IT
  • Providing administrative support to the General Manager, including diary management, travel planning, meetings, minutes and presentations
  • Anticipating meetings, information needs and deadlines and coordinating input with relevant stakeholders
  • Supporting HR, Finance and local teams with data administration, invoice processing and routine reporting

Profiel

You are organised, proactive and service oriented. You communicate clearly with different stakeholders, take ownership of operational tasks and handle confidential information with discretion.

Our ideal candidate ticks the following boxes:

  • At least three years of relevant experience in office management, workplace coordination or a comparable administrative role
  • Great organizational and time management skills with high level of pragmatism
  • Strong ability to coordinate and handle multiple priorities Professional proficiency in spoken and written German and English
  • Ability to handle confidential and sensitive information with discretion
  • Availability to work regularly from the Frankfurt office and travel to other DACH offices when required
  • A vocational or professional qualification in office management, business administration or a related field is an advantage
  • Experience with Microsoft 365 and with facilities, HR, finance or audit-related administration is an advantage

Ons aanbod

Would you like to find out more about our benefits? View Germany benefits

We offer a healthy work-life balance with the flexibility of hybrid working, in a collaborative and learning-oriented environment with opportunities for continuous development. We put our people at the heart of our company and create an inspiring and safe environment that allows everyone to work, learn, live and play. You will work on challenging projects with leading clients, gaining valuable experience.

Planon is an Equal Opportunity Employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to any characteristic protected by applicable law.

Excited to build connections and make an impact? Join us and help create a well-organised workplace experience across the DACH region.

We may use artificial intelligence (AI) or automated tools to support parts of our recruitment process, such as application screening and candidate assessment. These tools assist our recruiters, and final employment decisions are always made by human professionals.

Legal notice: You can find further legal information in our Impressum here

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wij weten dat een organisatie niets is zonder haar medewerkers. Onze diverse groep collega’s vormt het kloppend hart van ons bedrijf en de sleutel tot ons collectieve succes. Van het vieren van succes, groot of klein, tot ons hybride kantoor- en thuiswerkbeleid, wij begrijpen dat de bedrijfscultuur de hoogste prioriteit heeft. Enthousiasme, genieten en plezier zijn onlosmakelijk verbonden met wie wij zijn als bedrijf en creëren een gevoel van saamhorigheid. Ze zijn niet alleen de motor van ons succes, maar bevorderen ook onze motivatie en veerkracht.

Cruciaal voor de persoonlijke en professionele ontwikkeling van onze mensen is het handhaven van een cultuur van continu leren. Om deze reden is de Planon Academy opgezet. We stimuleren onze mensen om zelfleiderschap te tonen, impact te hebben op hun persoonlijke groei en hun carrièrepotentieel te vervullen door gebruik te maken van een scala aan ondersteuning en tools. Het is tenslotte jouw loopbaan – wij willen dat jij aan het stuur zit.

Onze managers spelen een zeer belangrijke rol in het stimuleren van talent en de loopbaanontwikkeling van onze mensen. Om hen in hun rol te ondersteunen, bieden we een specifiek managementleerprogramma aan.

Met ons Healthy Hybrid Workplace-framework heb je de vrijheid om te werken op een manier die bij jou past, of dat nu op kantoor of thuis is. Je hebt de flexibiliteit en autonomie om duurzame keuzes te maken die bij jou passen. Wij geloven in de kracht van samen op kantoor zijn, maar omarmen ook de vele mogelijkheden die thuiswerken biedt. Jouw welzijn staat voorop.

Ons sollicitatieproces bestaat uit vijf stappen:

  1. Introductiegesprek met een recruiter
  2. Eerste gesprek
  3. Assessment
  4. Tweede gesprek
  5. Aanbod

Lees meer over ons sollicitatieproces.

Ten eerste ontvang je een aantrekkelijk salaris en dito arbeidsvoorwaardenpakket. Daarnaast genieten onze medewerkers van een gezonde balans tussen werk en privéleven, en zijn er meerdere groeimogelijkheden.

Lees meer over de arbeidsvoorwaarden per land.

Naast het ontwikkelen van software voor slim en duurzaam gebouwbeheer om onze klanten te ondersteunen op hun reis naar energie-neutrale gebouwen, investeren we in het verbeteren van de duurzaamheid van onze eigen activiteiten.

In onze dagelijkse activiteiten houden we ons aan duurzame bedrijfspraktijken. We nemen deze praktijken op in onze bedrijfswaarden en -normen, die op verschillende manieren worden geïmplementeerd. De VN-doelen voor duurzame ontwikkeling spelen een belangrijke rol in onze besluitvorming en we streven ernaar volgens de CSRD en het GHG-protocol te rapporteren.

Lees meer over de impact van Planon

We hechten waarde aan een werkcultuur die niemand uitsluit. DEIB (Diversity, Equity, Inclusion & Belonging) is essentieel voor onze organisatie en de sleutel om het maximale potentieel uit onze individuen en teams te halen. Bij alles wat we doen, proberen we barrières te doorbreken en aan verbinding te werken. We richten ons op diversiteit als het gaat om onze mensen, nieuwe medewerkers, management en leiderschap. We werven en bevorderen collega’s op basis van hun kwaliteiten en capaciteiten, en discrimineren op geen enkele manier.

Interne opleiding speelt ook een grote rol in ons DEIB-programma. Het programma omvat interne cursussen en regelmatige workshops over onderwerpen als hoe je als manager goed kunt werven voor open posities, vooroordelen overwinnen en interculturele competenties. Door het internationale karakter van onze organisatie en collega’s hechten we veel waarde aan deze competenties.

Planon heeft kantoren in 16 landen. Het hoofdkantoor bevindt zich in Nijmegen, Nederland.

Je bent van harte welkom om hier een open sollicitatie in te dienen. We nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Schneider Electric is een wereldwijde leider in industriële technologie met toonaangevende expertise op het gebied van elektrificatie, automatisering en digitalisering voor slimme industrieën, veerkrachtige infrastructuren, toekomstbestendige datacenters, intelligente gebouwen en intuïtieve woningen.

Schneider Electric en Planon bouwen samen aan de toekomst. Als nieuwe collega maak je deel uit van een partnerschap dat herdefinieert wat slimme gebouwen kunnen doen. Onze oplossingen slaan een brug tussen gebouwsystemen (OT) en bedrijfsprocessen (IT) en transformeren data tot heldere, bruikbare inzichten. Hier kom jij in beeld: klanten helpen bij het creëren van gebouwen die innovatie, operationele efficiëntie en duurzaamheid stimuleren.

Samen stellen we onze klanten in staat om te leiden en te inspireren, en creëren we ruimtes die efficiënt, geoptimaliseerd en van positieve invloed zijn op het leven van de gebruikers en onze planeet.

Dit zijn de stappen van de inwerkperiode:

  1. Je ontvangt een welkomstbrief met informatie over je eerste werkdag.
  2. Je manager heet je welkom op je eerste dag en geeft je een rondleiding door het kantoor.
  3. Je haalt je laptop en andere benodigdheden op bij IT en bezoekt HR om de administratieve indiensttreding af te ronden.
  4. Je volgt de driedaagse online introductiecursus van de Planon Academy.
  5. Na je proeftijd bespreekt je manager het vervolg van het dienstverband met je.

Solliciteer nu

Er is een fout opgetreden

Door te solliciteren bevestig je dat je onze privacyverklaring hebt gelezen en begrijpt hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens in het sollicitatieproces.