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Office Manager - DACH-Region (m/w/d)

Office Manager - DACH-Region (m/w/d)

Dies ist eine Teilzeitstelle mit 28 Stunden pro Woche.

Ihr primärer Arbeitsort ist Frankfurt.

Da sich unsere drei Standorte in der DACH-Region in Deutschland, Österreich und der Schweiz befinden, gehört Reisetätigkeit zu dieser Position. Wir bieten Flexibilität und hybrides Arbeiten. Gleichzeitig erfordert die Position eine regelmäßige Präsenz im Frankfurter Büro, durchschnittlich an mindestens drei Tagen pro Woche.

Als Office Manager erhalten und stärken Sie ein angenehmes, professionelles Arbeitsumfeld und tragen zur Verbesserung praktischer Büroprozesse in der Region bei.

Position

Als Office Manager sorgen Sie dafür, dass der tägliche Bürobetrieb reibungslos und effizient verläuft. Sie arbeiten eng mit dem lokalen Management, dem HR Business Partner, Finance und Accounting sowie IT zusammen. Sie berichten an den Global Facilities Director an unserem Hauptsitz in Nijmegen, Niederlande.

So managen Sie unsere Büros erfolgreich:

  • Koordination des täglichen Betriebs sowie von Facility- und Workplace-Themen in Deutschland, Österreich und der Schweiz
  • Organisation lokaler Geschäfts- und Mitarbeitendenveranstaltungen sowie Empfang von Besuchern, Kunden und weiteren externen Ansprechpartnern
  • Unterstützung von Compliance-Aktivitäten im Büro, einschließlich Arbeits- und Gesundheitsschutz sowie Zertifizierungsaudits
  • Koordination von Büromaterial, eingehender Post, lokaler Verwaltung von Arbeitsmitteln und Telefonmanagement mit der IT
  • Administrative Unterstützung des General Managers, einschließlich Kalenderpflege, Reiseplanung, Meetings, Protokollen und Präsentationen
  • Frühzeitiges Erkennen von Meetings, Informationsbedarfen und Fristen sowie Koordination der Beiträge relevanter Stakeholder
  • Unterstützung von HR, Finance und lokalen Teams bei Datenpflege, Rechnungsbearbeitung und routinemäßigem Reporting

Das bringst du mit

Sie arbeiten organisiert, proaktiv und serviceorientiert. Sie kommunizieren klar mit unterschiedlichen Stakeholdern, übernehmen Verantwortung für operative Aufgaben und gehen diskret mit vertraulichen Informationen um.

Das bringen Sie mit:

  • Mindestens drei Jahre relevante Berufserfahrung im Office Management, in der Arbeitsplatzkoordination oder in einer vergleichbaren administrativen Position
  • Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu koordinieren
  • Gute professionelle Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Fähigkeit, mit vertraulichen und sensiblen Informationen diskret umzugehen
  • Bereitschaft, regelmäßig im Frankfurter Büro zu arbeiten und bei Bedarf zu anderen DACH-Standorten zu reisen
  • Eine kaufmännische oder berufliche Ausbildung im Office Management, in der Betriebswirtschaft oder in einem verwandten Bereich ist von Vorteil
  • Erfahrung mit Microsoft 365 sowie mit administrativer Unterstützung in den Bereichen Facilities, HR, Finance oder Audit ist von Vorteil

Wir bieten dir

Möchten Sie mehr über unsere Gehaltsspanne und Zusatzleistungen erfahren? Weitere Informationen zu den Benefits in Deutschland

Wir bieten eine gesunde Work-Life-Balance mit der Flexibilität hybriden Arbeitens, ein kooperatives und lernorientiertes Umfeld sowie Möglichkeiten zur kontinuierlichen Weiterentwicklung. Unsere Mitarbeitenden stehen im Mittelpunkt unseres Unternehmens. Wir schaffen ein inspirierendes und sicheres Umfeld, in dem alle arbeiten, lernen, leben und gemeinsam aktiv sein können. Sie arbeiten an anspruchsvollen Projekten mit führenden Kunden und sammeln wertvolle Erfahrungen.

Planon ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden unabhängig von Merkmalen berücksichtigt, die nach geltendem Recht geschützt sind.

Möchten Sie Verbindungen schaffen und etwas bewirken? Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie eine gut organisierte Arbeitsumgebung in der DACH-Region mit.

Wir können künstliche Intelligenz (KI) oder automatisierte Tools einsetzen, um Teile unseres Recruiting-Prozesses, wie die Vorauswahl und Bewertung von Bewerbungen, zu unterstützen. Diese Tools unterstützen unsere Recruiter, endgültige Einstellungsentscheidungen werden jedoch stets von Menschen getroffen.

Rechtlicher Hinweis: Weitere rechtliche Informationen finden Sie hierin unserem Impressum.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ein Unternehmen ist nur so stark wie seine Mitarbeitenden. Unsere vielfältige Belegschaft ist das Herzstück von Planon und der Schlüssel zu unserem gemeinsamen Erfolg. Ob beim Feiern großer und kleiner Erfolge oder durch flexible Arbeitsmodelle wie das Arbeiten von zu Hause – eine starke Unternehmenskultur hat für uns höchste Priorität. Freude, Engagement und ein positives Miteinander sind fest in unserer Arbeitsweise verankert. Sie tragen nicht nur zu unserem Erfolg bei, sondern stärken auch unsere Motivation und Widerstandskraft.

Entscheidend für die persönliche und berufliche Entwicklung unserer Mitarbeitenden ist die Aufrechterhaltung einer kontinuierlichen Lernkultur. Aus diesem Grund haben wir die Planon Academy ins Leben gerufen. Wir regen unsere Mitarbeitenden dazu an, Eigenverantwortung zu zeigen, ihr persönliches Wachstum zu fördern und ihr Karrierepotenzial auszuschöpfen, indem wir eine Reihe von Unterstützungsmaßnahmen und Tools einsetzen.

Unsere Führungskräfte spielen eine sehr wichtige Rolle bei der Förderung von Talenten und der beruflichen Entwicklung unserer Mitarbeitenden. Um sie in ihrer Rolle zu unterstützen, bieten wir ein spezielles Lernprogramm für Führungskräfte an.

Mit unserem „Healthy Hybrid Workplace“-Modell bieten wir dir die Freiheit, deine Arbeitsweise flexibel zu gestalten – im Büro oder im Homeoffice. Du hast die Möglichkeit, eigenverantwortlich und nachhaltig zu entscheiden, was für dich am besten funktioniert. Wir schätzen die Vorteile der persönlichen Zusammenarbeit im Büro, erkennen aber ebenso die Chancen an, die das Arbeiten von zu Hause bietet. Dein Wohlbefinden steht dabei stets im Mittelpunkt.

Unser Bewerbungsprozess besteht aus fünf Schritten:

  1. Einführungsgespräch mit einem Personalvermittler
  2. Erstes Vorstellungsgespräch
  3. Bewertung
  4. Zweites Vorstellungsgespräch
  5. Angebot

Erfahre mehr über unseren Bewerbungsprozess.

Zum einen erhältst du ein attraktives Gehalts- und Leistungspaket. Zum anderen profitieren unsere Mitarbeitenden von einer gesunden Work-Life-Balance und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.

Erfahre mehr über die Leistungen an deinem Standort.

Neben der Entwicklung intelligenter, nachhaltiger Gebäudemanagement-Software, die unsere Kunden auf ihrem Weg zu Netto-Null-Gebäuden unterstützt, investieren wir in die Verbesserung der Nachhaltigkeit unserer eigenen Betriebsabläufe.

Bei unseren täglichen Aktivitäten halten wir uns an nachhaltige Geschäftspraktiken. Diese Praktiken sind in unseren Unternehmenswerten und -standards verankert, die auf verschiedene Weise umgesetzt werden. Die Ziele der Vereinten Nationen für nachhaltige Entwicklung spielen bei unserer Entscheidungsfindung eine wichtige Rolle, und streben eine Berichterstattung nach CSRD und GHG-Protokoll an.

Erfahre mehr über die Nachhaltigkeitsstrategie von Planon.

Wir legen Wert auf eine Arbeitskultur, die niemanden ausschließt. DEIB (Diversity, Equity, Inclusion & Belonging) ist für unser Unternehmen unverzichtbar und der Schlüssel zur Entfaltung des maximalen Potenzials unserer Mitarbeitenden und Teams. Bei allem, was wir tun, ist es unser Ziel, Barrieren abzubauen und Verbindungen zu schaffen. Wir legen Wert auf Vielfalt bei unseren Mitarbeitenden, Neueinstellungen, im Management und in der Führung. Wir rekrutieren, beschäftigen und befördern unsere Kollegen auf der Grundlage ihrer Qualitäten und Fähigkeiten und diskriminieren sie in keiner Weise.

Auch die interne Weiterbildung spielt in unserem DEIB-Programm eine große Rolle, mit internen Kursen und regelmäßigen Workshops, zum Beispiel zu Themen wie Einstellungsmanagement, Überwindung von Vorurteilen und interkulturelle Kompetenz. Aufgrund des globalen Charakters unserer Organisation und unserer Kollegen legen wir besonderen Wert auf diese Kompetenzen.

Planon hat Niederlassungen in 16 Ländern. Der Hauptsitz befindet sich in Nijmegen, Niederlande.

Du kannst gerne hier eine Initiativbewerbung einreichen. Wir werden uns so schnell wie möglich mit dir in Verbindung setzen.

Schneider Electric ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich Industrietechnologie, das weltweit führendes Know-how in den Bereichen Elektrifizierung, Automatisierung und Digitalisierung für intelligente Industrien, widerstandsfähige Infrastrukturen, zukunftssichere Rechenzentren, intelligente Gebäude und intuitive Wohnungen bereitstellt.

Bei Schneider Electric und Planon gestalten wir gemeinsam die Zukunft. Als neuer Kollege oder neue Kollegin wirst du Teil einer Partnerschaft, die die Möglichkeiten intelligenter Gebäude neu definiert. Unsere Lösungen schließen die Lücke zwischen Gebäudesystemen (OT) und Geschäftsprozessen (IT) und wandeln Daten in klare, umsetzbare Erkenntnisse um. Hier kommst du ins Spiel, indem du unsere Kunden dabei unterstützt, Gebäude zu schaffen, die Innovation, betriebliche Effizienz und Nachhaltigkeit fördern.

Gemeinsam befähigen wir unsere Kunden, eine Führungsrolle zu übernehmen und zu inspirieren, indem wir Räume schaffen, die effizient und optimiert sind und sich positiv auf das Leben der Nutzenden und unseren Planeten auswirken.

Dies sind die Schritte unseres Onboarding-Prozesses:

  1. Du erhaltest ein Begrüßungsschreiben mit Informationen zu deinem ersten Arbeitstag.
  2. Deiner Vorgesetzter wird dich an deinem ersten Tag begrüßen und dir das Büro zeigen.
  3. Du holst deinen Laptop und andere Arbeitsmittel bei der IT-Abteilung ab und besuchst die Personalabteilung, um die administrativen Formalitäten abzuschließen.
  4. Du absolvierst den dreitägigen Online-Einführungskurs der Planon Academy.
  5. Nach deiner Probezeit bespricht deiner Vorgesetzter mit dir die Fortsetzung des Arbeitsvertrags.

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