I denna översikt tar vi upp det viktigaste inom ERP, fastigheter och Facility Management. Guiden ger tydliga och koncisa definitioner av viktiga termer och lösningar, inklusive integrering av ERP med ett IWMS.
De främsta fördelarna med att integrera IWMS med ERP
Integrering av IWMS med ERP kan hjälpa företag att förbättra datakvaliteten, minska felen, undvika dubbelarbete, öka synligheten, förbättra resursallokeringen, optimera effektiviteten och spara in på kostnader. Genom att till exempel integrera IWMS med ERP kan företag säkerställa att deras leasingdata är konsekventa och korrekta i alla system, automatisera fakturabearbetning och betalning, spåra och övervaka kapitalprojekt och budgetar samt generera omfattande rapporter och instrumentpaneler.
Enligt vår erfarenhet är de främsta fördelarna för en organisation att integrera ERP-programvara med programvara för fastigheter och Facility Management följande:
1. Förbättrad datakvalitet och konsekvens
Genom att synkronisera data mellan olika system, till exempel ekonomi-, HR-, tillgångs- och utrymmeshantering, kan organisationer undvika dataduplicering, fel och inkonsekvenser och se till att de har en enda sanningskälla för sin kärnverksamhet och fastighetsportfölj.
2. Ökad synlighet och kontroll
Genom att ha tillgång till omfattande information i realtid om sina fastighets- och anläggningsresultat kan organisationer fatta bättre beslut, minska kostnader och risker samt anpassa sina fastighetsstrategier efter affärsmålen och intressenternas förväntningar.
3. Optimerad effektivitet och produktivitet
Genom att automatisera och effektivisera arbetsflöden och processer inom olika områden, såsom leasinghantering, underhållshantering, tjänsteleverans och projektledning, kan organisationer spara tid, resurser och pengar och förbättra kvaliteten på och tillförlitligheten hos sina tjänster och resultat.
4. Förbättrad användarupplevelse och -nöjdhet
Genom att integrera ERP med programvara för fastigheter och Facility Management kan organisationer tillhandahålla ett sömlöst och användarvänligt gränssnitt för sina medarbetare, kunder och partners och göra det möjligt för dem att enkelt komma åt, begära och spåra de tjänster och resurser de behöver.
Grunderna i ERP, fastigheter och Facility Management
Resursplanering för företag (ERP) är ett system med integrerade program som hjälper organisationer att hantera sina viktigaste verksamhetsprocesser, såsom redovisning, ekonomi, personalavdelning, lager, inköp, försäljning och produktion. Eftersom ERP-programvara stöder flera avdelningar kommer den att ha flera olika användare med olika roller. Ansvaret för planering, underhåll och implementering av ändringar i ERP ligger vanligtvis hos IT-avdelningen.
Följande moduler är exempel på komponenter som finns i ett typiskt ERP-system:
- En ekonomimodul
- Supply Chain Management (SCM)
- En tillverkningsmodul för att stödja tillverkningsorganisationernas produktions-, kvalitets-, lager- och distributionsfunktioner.
- Human Resource Management (HRM)
- Customer Relationship Management (CRM)
- En inköpsmodul för automatisering av inköps-, fakturerings- och leverantörshanteringsfunktioner.
Real Estate och Facility Management (RE/FM) är ett system av processer, verktyg och strategier som hjälper organisationer att förbättra användningen av och resultaten för sina fastigheter och sin mark. Det syftar till att anpassa den fysiska driftsmiljön i en organisation efter målen genom att maximera tillgångarnas värde, funktionalitet och hållbarhet. Det syftar även till att minimera kostnader, risker och miljöpåverkan.
Ett Integrated Workplace Management System (IWMS) är ett program som stöder fastigheter och Facility Management. Organisationer integrerar ofta IWMS med ERP-programvara för att förbättra datakvalitet, synlighet och beslutsfattande.
De typiska användarna av ett IWMS är fastighetschefer, anläggningschefer, arbetsplatschefer, utrymmesplanerare, underhållstekniker och hållbarhetspersonal.
Följande moduler är exempel på komponenter som finns i ett typiskt IWMS:
Förvaltning av fastighetsportföljer förenklar kommersiell fastighetsförvaltning eller företagsmässig fastighetsförvaltning.
Utrymmes- och arbetsplatsförvaltning stödjer utformandet och genomförandet av arbetsplatsstrategier.
Facility Services Management gör det möjligt för en facility manager att planera, schemalägga och övervaka utförandet av tjänster.
Asset & Maintenance Management hjälper till att hantera och förbättra underhållsaktiviteterna för fysiska tillgånga.
Energi- och hållbarhetshantering hjälper till att mäta och förbättra anläggningars energiförbrukning och minska deras miljöpåverkan.
Starta din resa mot ERP- och IWMS-integrering
Ett modernt ERP-system som SAP S/4HANA Cloud Public Edition tillsammans med ett IWMS som Planon IWMS gör det möjligt för alla företag att driva sin kärnverksamhet mer effektivt.
Genom att integrera IWMS- och ERP-system kan du hjälpa till att överbrygga klyftan mellan fastighetsförvaltning och kärnverksamhetsprocesser.
Om du är nyfiken på hur du ska integrera dina IWMS- och ERP-system kan du kontakta oss och begära en produktdemo nu.
Hur mäter man framgången för integrerat ERP och IWMS?
Genom att spåra nyckeltal (KPI:er) kan företag optimera resursallokeringen, förbättra servicekvaliteten och mäta avkastningen på investeringen (ROI) när ERP- och IWMS-system integreras. Här är vanliga KPI:er för fastighetsförvaltning:
- Beläggningsgrad är andelen hyrda eller bebodda utrymmen i en byggnad eller fastighet i procent.
- Hyresgästomsättning är den takt med vilken hyresgäster lämnar eller förnyar sina hyresavtal. Förnyelsegraden är andelen hyresgäster som förnyar sina hyresavtal i slutet av hyresperioden.
- Underhållskostnaden är den summa pengar som spenderas på underhåll och reparation av byggnader och anläggningar.
- Kapitalutgifter är den summa pengar som investeras i förvärv, uppgradering eller förbättring av byggnader och anläggningar.
- Miljöpåverkan är fastigheternas och arbetsplatsernas påverkan på miljön.
- Användarnöjdhet är nivån av tillfredsställelse och engagemang hos användarna eller de boende i byggnaderna och anläggningarna.
Hur mäter man ROI för ERP- och IWMS-integrering?
För att mäta ROI för ERP- och IWMS-integrering kan man jämföra kostnaderna och fördelarna med det integrerade systemet jämfört med de separata systemen. Om vi antar att programvaran är en tjänstprenumeration ingår implementeringsprojektet plus en årlig återkommande prenumerationskostnad i kostnaderna.
ROI beräknas genom att man dividerar nettofördelarna (fördelar minus kostnader) med de totala kostnaderna och multiplicerar med 100 för att få fram en procentsats. En positiv ROI visar att integreringen har lönat sig, medan en negativ ROI skulle visa att integreringen inte genererar tillräckligt värde för att motivera kostnaderna.
Beräkningsformel för ROI
- Kostnader = Implementering + Återkommande abonnemang
- Fördelar = Värdet av förbättrade resultat - Kostnader för separata system
- Nettofördelar = Fördelar - Kostnader
- ROI = (nettofördelar/kostnader) x 100 %
Kundfall: Shell Real Estate använder Planon
Shell Real Estate är den centraliserade funktion inom Shell som kontrollerar dess fastighetstillgångar. Målet är att öka drifts- och kostnadseffektiviteten och samtidigt hitta möjligheter att minska mängden underutnyttjade tillgångar.
Läs om hur Shell Real Estate sömlöst integrerar Planon IWMS med sitt SAP ERP för att få exakta HR- och leverantörsdata samt snabb hantering av leverantörsfakturor.
Frequently Asked Questions (FAQs)
Företag måste till exempel se till att de skyddar sina data och följer bestämmelser, att deras system är kompatibla och fungerar tillsammans, att deras data är standardiserade och validerade, att processerna är anpassade och effektiva samt att deras användare utbildas och får stöd.
TOm du redan har ett IWMS på plats måste du analysera om det kan uppfylla kraven och målen för integreringsprojektet. Vi har sammanställt en fullständig guide över de sju stegen mot en smidig implementering när du integrerar ett IWMS med ditt ERP.
Genom att erbjuda en produktanpassad integrering mellan Planon IWMS och SAP S/4HANA klarar Planon Real Estate Management for SAP S/4HANA att hantera dessa utmaningar och eliminerar behovet av att göra svåra val. Läs mer i våra 6 vanliga frågor och svar om smarta, hållbara fastigheter med SAP och Planon.
Utöka din kunskap
Hållbara fastigheter med SAP och Planon: 6 frågor & svar
FAQ om att koppla samman SAP ERP med fastighetsförvaltning.
Lär dig mer
Uppnå full synlighet i fastighetsportföljen med IWMS och ERP-system
Förbättra fastighetshanteringen samtidigt som du utforskar fördelarna med ERP/IWMS-integrering.
Lär dig mer
Bättre tillsammans - Så utökar SAP sin molnbaserade ERP-portfölj genom samarbeten
I den här bloggen berättar Jan Gilg från SAP om hur samarbetet mellan Planon och SAP stärker visionen för deras kollaborativa, datadrivna, nätverks- och molnbaserade ERP-lösning.
Lär dig mer