Den globala COVID-19-pandemin under 2020 har klargjort att den befintliga arbetsplatsen inte lämpar sig väl för att garantera medarbetarnas hälsa och säkerhet. Under månaderna efter den massiva stängningen av arbetsplatser runt om i världen har fastighetsägare, medarbetare och deras rådgivare utvecklat viktiga åtgärder för att inte bara ta itu med omedelbara problem kring COVID-19, utan även göra arbetsmiljön mer motståndskraftig inför oundvikliga, men ännu okända, framtida hälsokriser. Men just detta virus kan inte ses som en isolerad incident som kommer att glömmas bort. I själva verket är det absolut nödvändigt att se det som en drivare för långsiktiga förändringar i vårt sätt att använda och underhålla våra arbetsplatser.
Facebook och X berättade nyligen för sina anställda att de är öppna för möjligheten att låta medarbetare arbeta hemifrån på en mer permanent basis även efter pandemin.Målet är att skapa en arbetsplats som ärmotståndskraftig och som enkelt kan anpassas för att möta behov i framtida hälsokriser eller andra miljörelaterade och samhälleliga nödsituationer framöver. Frågan är: kan vi uppnå detta, och vad skulle de viktigaste momenten vara i en sådan motståndskraftig strategi?
Baserat på erfarenheterna hittills kan man dra slutsatsen att ingen magisk lösning existerar för att effektivt kunna hantera riskerna för kontaminering på arbetsplatsen. Detta innebär att skapandet av smittresistenta arbetsplatser kommer att kräva en strukturerad och tvärvetenskaplig metod som inte bara behandlar fastighetssystem och inredning, utan även beteendemässiga aspekter för de personer som använder fastigheterna. Vi har nyligen skrivit en artikel (på engelska) om åtta viktiga moment i Corporate Real Estate Journal. De viktiga momenten i ett sådant tillvägagångssätt är: Beteendestöd, klimatförhållanden, städning, arbetsplatsupplägg, underhåll av tillgångar, åtkomsthantering, eventuella riskprofiler och informationshantering. Vi skulle i synnerhet vilja belysa två av dessa, på grund av de sociala konsekvenserna.
Före COVID-19-pandemin önskade sig medarbetarna oftast komfort, bekvämlighet och gemenskap. Efter den första vågen av pandemin övergick det omedelbart tillbaka till hälsa och säkerhet. Maslov igen. I många fall har detta inneburit att man har vidtagit åtgärder för att ta bort saker som hade införts före pandemin, t.ex. flexibla sittplatser och gemensamma arbetsutrymmen. Eftersom det blev allt viktigare att begränsa belastningen och genomföra social distansering har en omskolning behövts äga rum. Mycket av den omskolningen har skett i form av skyltar och andra offentliga förevisningar. Information om krav på att bära munskydd, tvätta händerna och använda desinfektionsprodukter visades på väggarna. Dessutom har handdesinfektion och våtservetter på skrivbord och andra ytor blivit vanligt. Detta uppmuntrar människor att förändra sitt beteende genom att produkterna görs synliga och lättillgängliga. Ytterligare skyltar kan instruera om användandet av arbetsstationer och skrivbord för att upprätthålla social distansering.
Visuella direktiv är den enkla delen. Det har varit svårare att hantera medarbetarnas oro angåendekontakt med andra på arbetsplatsen. Arbetsgivare runt om i världen har provat hela spektrumet, från förlängt arbete hemifrån till krav på att medarbetarna återvänder till arbetsplatserna. Även om experterna har gett arbetsgivare rådet att direkt och sympatiskt hantera arbetstagarnas bekymmer och personliga omständigheter, varierar effektiviteten av deras svar. En nyckel verkar vara flexibilitet: Om en medarbetare tar hand om en åldrande familjemedlem kan det till exempel vara bäst att stödja den medarbetarens önskan att arbeta hemifrån.
Under tiden då kontor började öppnas (om än tillfälligt för vissa) uppstod också en betydande fråga om parkering som ett oväntat resultat av en ny förändring i beteendet av mearbetare.Många anställda – och deras arbetsgivare – har blivit oroliga för säkerheten i kollektivtrafiken. Till följd av detta uppmanades de anställda som tidigare ombads att använda kollektivtrafiken i många fall att resa i personliga fordon, vilket medförde problem i parkeringsanläggningar som ofta redan stod inför stor efterfrågan. En lösning på detta kan till exempel vara användning av bokningsapplikationer – som vid bokning av skrivbord eller konferensrum – för att reservera parkeringsplatser. Även övervakning av tillgängligheten i realtid kan användas så att outnyttjade parkeringsplatser (inklusive från personer som inte dykt upp) kan omfördelas. I de fall där särskilda parkeringsplatser har tilldelats ber vissa organisationer de anställda med parkeringsplatser att informera när de inte används så att platserna kan släppas ut i den tillgängliga poolen.
Den snabba övergången till att nästan alla kontorsanställda i världen arbetar hemifrån var den första bidragande faktorn.Det andra kunde ses på kontor där program för ”återgång till arbetsplatsen” förbereddes. På kontor som till stor del hade höga beläggningsnivåer, vilket betyder att många medarbetare delade en mindre yta, ser vi nu en förändring av arbetsytans planering baserat på avstånd och låg beläggning, inklusive ytterligare städning och sociala distansåtgärder. Vad kommer bli den långsiktiga effekten av COVID-19 på arbetsplatsen?
Sedan slutet av 90-talet har digitaliseringen av arbete, förändrade preferenser i balansen mellan arbete och fritid samt ändringar i arbetets natur lett till förändringar i vårt sätt att arbeta. De tidiga användarna av de nya arbetssätten, mestadels företag, har redan gjort det möjligt att virtualisera arbetet och arbeta hemma. Deras tidiga anpassning belönades under COVID-19-krisen med en smidig affärskontinuitet. Resten av världen överkom problemet mycket snabbt och inom några veckor var virtualisering av kontoret och distansarbete vanligt förekommande. De tidiga användarna såg redan den förändrade rollen för kontoret till ett nav där människor kan träffas och få inspiration istället för att vara en samling av kontorsbås. Det kan alltså förväntas att de flesta organisationer kommer att ompröva rollen för sina kontor i en värld där distansarbete är en beprövad strategi för riskreducering, en värdefull fördel för de flesta anställda och en betydande besparingsmöjlighet för fastighets- och reserelaterade kostnader och utsläpp.
Den senaste forskningen från gruppen MIT Connections Science säger något om arbetsplatsens karaktär och de distribuerade systemens roll. Forskningen visar att de är mer flexibla och mindre sårbara typer av system som distribuerar makt och beslutsfattande till fler personer. Distribuerade system är mer lokala och arbetar från botten upp. Därför är de till sin natur mer motståndskraftiga mot faror och katastrofer. När arbetsplatsen, inklusive dess digitala och virtuella komponenter, ses som ett system kan tillämpningen av en distribuerad arbetsplats vara fördelaktig i en ekonomi efter COVID-19.
Man skulle kunna fråga sig om COVID-19 var nödvändigt för att påskynda denna förändring. Kanske skulle vilken störning i det vardagliga sättet att arbeta som helst haft samma effekt. Den unika knuffen framåt till följd av COVID-19 grundades dock på det omedelbara förbudet mot resor och kontorsarbete, i kombination med en känsla av brådska som inte upplevs i en vanlig ekonomisk nedgång eller vid mer abstrakta, långsiktiga risker som klimatförändringar. Det sägs att antalet COVID-skeptiker i C-Suites är mindre än antalet klimatskeptiker.
Som vi nämnde i inledningen finns det ingen magisk lösning för att hantera coronapandemins påverkan på fastighetsbranschen idag, eller för att hantera riskerna gällande nästa smittvåg. Men den här händelsen kan göra att fastighets- och anläggningschefer uppdaterar sina arbetsplats- och återhämtningsstrategier med ett bredare perspektiv, och att de antar ett strukturerat och tvärvetenskapligt tillvägagångssätt. Arbetsmiljöns ekosystem lär sig snabbt, och det skapas nya policyer, tekniklösningar och bästa praxis som bidrar till att skapa motståndskraft. Men det verkliga värdet när det gäller att skapa motståndskraftiga arbetsplatser är inte bara att stödja organisationer så att de kan fortsätta bedriva sin verksamhet under en ytterligare COVID-19-våg. Det kan även vara en pådrivare för att förändra arbetsplatsen till ett mer motståndskraftigt och anpassningsbart arbetssätt som passar nästa generations kontorsarbetare och en mer sammankopplad, hållbar organisation som är motståndskraftig mot mer än bara ett framtida virus.
Om du är intresserad av att lära dig mer om att skapa motståndskraftiga arbetsplatser kan du läsa hela artikeln här (endast tillgänglig på engelska).
