Enligt en aktuell nyhet i den amerikanska tidningen The New York Times, ser situationen för fastighetsägare i storstäder dyster ut. Samtidigt som coronapandemin avtar ser det ut som att företag som förra året plötsligt övergick från kontorsarbete till att arbeta hemifrån, sannolikt kommer att fortsätta med detta. Antalet lediga kontorslokaler i staden New York uppgår till det högsta på flera decennier, marknadsvärdet har rasat med 25 %, fastighetsskatteintäkterna har minskat i samma takt och stora företag – ”JPMorgan Chase, Ford Motor, Salesforce, Target med flera” – minskar sina fotavtryck. Jamie Dimon, VD på JPMorgan Chase, förutspådde att hans företag, den största privata arbetsgivaren i New York, kanske bara kommer att behöva 60 platser per 100 anställda när de nu övergår till mer distans och flexibelt arbete.
Den här smärtsamma utvecklingen sker inte bara i New York utan städer runt om i världen ser en liknande utveckling. Antalet lediga tjänster i London är högre än på fem år enligt Local Data Company (LDC), ett konsultföretag inom affärsdata.
Finansdistriktet, där både Londonbörsen och Bank of England är belägna, har drabbats hårt av krisen och i slutet av 2020 gapade 255 arbetsplatser tomma, eftersom kontorsarbetare jobbade hemifrån. För hyresvärdar är detta helt klart en osäker tid präglad av ekonomiska risker. Men däremot råder gynnsamma möjligheter för hyresgäster att investera i fastigheter. När det gäller fastighetsoptimering är ett Integrated Workplace Management System (IWMS) ett avgörande verktyg.
För alla som tar en strategisk titt på sin organisations fastighetsportfölj är det första uppenbara behovet en överblick över aktiva hyresavtal, utgångsdatum, alternativ för uppsägning i förtid eller ändringar osv. Skatter, avgifter, underhåll av gemensamma utrymmen och andra tillhörande driftskostnader är också insikter som måste finnas på plats. Du vill dessutom se till att faciliteter och bekvämligheter finns att tillgå på de platser du hyr. Ett stabilt hyresadministrationssystem kan bistå med allt detta till en lägre kostnad än ett IWMS, men för att få en fullständig bild som du kan basera viktiga portföljbeslut på behöver du mer.
Alla kostnader omfattas inte av hyresavtal och alla hyresavtal gäller inte fastigheter. Många organisationer har stora mängder hyrd utrustning som exempelvis hanteras på avdelningsnivå, men som ändå bidrar till den totala företagskostnaden för organisationen som helhet.
Vilka är kostnaderna utöver hyreskostnaden för var och en av de hyrda platserna? En översikt över avgifter till elbolag och andra allmännyttiga företag, kostnader för städning, medarbetarersättning för t.ex. parkering och andra kostnader ska enkelt och okomplicerat kunna sammanställas.
Det är inte bara kostnaderna som är avgörande för ett beslut att fortsätta bedriva verksamhet på en plats. Det är ett strategiskt beslut för företaget som kommer att påverka verksamheten under många år framöver.
Hur väl används en fastighet? Hur smidigt fungerar det för medarbetarna som nyttjar platsen? Är platsen av rätt typ och storlek i förhållande till hur den används? Svaret på dessa viktiga frågor framkommer inte genom att granska hyresavtalet. Det krävs då ett utrymmeshanteringssystem och eventuella tilläggsfunktioner, t.ex. en digital vägvisningslösning.
I och med att prioriteringarna för utrymmesplanering har gått från att fokusera på trängsel till att säkerställa arbetarnas hälsa och säkerhet, behöver företag komplexare informationsvyer för att kunna se till att arbetsplatserna bedrivs i enlighet med policyer och bestämmelser. Det kanske är för tidigt att säga om kraven på social distansering från 2020 kommer att bestå på lång sikt, men de utgör fortfarande grund för dagens verklighet. Mer omfattande städrutiner, tillgång till faciliteter som handsprit och desinfektionsservetter och liknande förändringarar tycks vara här för att stanna, åtminstone under den närmaste framtiden. Övervakning av faktisk beläggning har också seglat upp som en prioritet, så att organisationer kan fastställa potentiellt riskfyllda aktiviteter som kan behöva åtgärdas.
Trenden med flexibelt arbete tyder också på ett fortsatt behov av åtgärder för platstilldelning, som smidiga bokningssystem. Medarbetare som bara befinner sig på kontoret en eller två gånger i veckan behöver visserligen inte boka plats på heltid, men de måste kunna vara säkra på att det finns en tillgänglig plats när de behöver en. De kommer fortfarande att behöva en arbetsplats som lämpar sig för arbetsuppgiften, och kunna träffa de kollegor som de behöver ha kontakt med, upprätthålla sekretessnivån som krävs osv. Beroende på organisationen och platsen kan dessa bokningar exempelvis komma att innebära mer omfattande städning föregående kväll.
Omställning av arbetsplatsen för ny beläggning kan innebära en hel del nya projekt gällande allt från ommöblering, nya samarbetsutrymmen eller isoleringsutrymmen, till att flytta befintliga medarbetares skrivbord och tillhörigheter. Utöver detta innebär hantering av arbetsutrustning som används utanför arbetsplatsen i medarbetarnas hem helt andra utmaningar än hantering på plats.
Det går att argumentera för att dedikerade system för var och en av dessa komponenter kan få jobbet gjort och att företagsintelligenssystem och datasjöar kan sammanställa informationen för global rapportering. Det skulle kunna vara ett korrekt påstående. Men det är troligare att ett enda arbetsplatscentrerat system – ett IWMS – kan eliminera dubbel och/eller inkonsekvent dataspårning, säkerställa att rätt information syns över organisationsgränserna och göra jämförelser baserat på likvärdig information. Detta är naturligtvis inte något nytt. Faktum är att det har varit ett grundläggande värdeförslag för IWMS ända sedan dessa system skapades, men det har kanske aldrig funnits en tid då behovet har varit mer uppenbart.
