Organisationer inför Integrated Workplace Management System (IWMS) av en rad olika anledningar, till exempel för att kunna sammanställa fastighetsdata och rationalisera IT-system, administrera lokaler och bokningar och tillgodose specifika behov som att hantera hyresavtalsdata.
Enligt marknadsanalytiker som Verdantix levererar IWMS ett betydande värde till organisationer som vill förbättra sina processer för fastighetsförvaltning och Facility Management. Dessutom är denna programvara avgörande för tre av fyra primära IT-strategier inom dessa områden.
Det är just därför jag anser att det är viktigt att organisationer tar en närmare titt på de olika möjligheter som finns för att installera ett IWMS-system. På så sätt kan ansvariga för fastighetsförvaltning och Facility Managementen få en tydligare bild av IWMS potential och hur en integrerad lösning som denna passar in i den nuvarande (eller framtida) IT-miljön. I detta blogginlägg går jag igenom tre vanliga sätt att införa IWMS:
Med ett IWMS kan du börja med en domän och expandera till andra. En av våra kunder började till exempel med att implementera Planons IWMS-domän för tillgångs- och underhållshantering i över 3 000 fastigheter och byggnader i 39 länder. Kunden har nu använt lösningen på ett effektivt sätt i flera år. Man fick stor nytta av den första implementeringen och bestämde sig därför för att ta nästa steg – införa funktionaliteten för Space and Workplace Services Management på sina 40 största platser globalt. Det gick lätt att integrera den nya modulen med den befintliga.
Företag är öppna för att ytterligare automatisera och hantera en rad processer inom fastighetsförvaltning och Facility Management. Ett IWMS ger många fler fördelar jämfört med olika individuella lösningar. Genom att integrera alla processer på en och samma plattform kan man stödja rationaliseringen av IT-systemen, förbättra datakonsekvensen och göra det möjligt för organisationer att köra analyser av integrerade data. I en av våra e-böcker diskuterar vi fördelarna med att integrera flera processer i en plattform och ger några exempel från ett utrymmeshanteringsperspektiv.
Den fortsatta efterfrågan på IWMS-system visar att det finns ett intresse bland ansvariga för fastighetsförvaltning och Facility Management att använda en integrerad metod. De vill ha ett system där alla processer för fastighetsförvaltning och Facility Managementen kan skötas. IWMS är en enskild källa för samtliga arbetsplats- och tillgångsdata och finns tillgänglig för alla RE- och FM-processer. Med en enskild databas kan man minska omkostnaderna för dataunderhåll, säkerställa konsekvensen och stödja bättre rapportering och mer omfattande analyser.
IWMS fokuserar på RE- och FM-processerna medan andra system som ERP och HRM är avgörande för den grundläggande affärsverksamheten. De här systemen innehåller dessutom data som är viktiga för fastighetsförvaltning och Facility Managementen, som finansiella uppgifter (till exempel kostnadsställen och bokföringskonton) och data om anställda (till exempel unika ID-koder och kontaktuppgifter). Dessutom finns det specialiserade leverantörer som erbjuder dedikerade lösningar som sensorteknik, inomhusnavigering och resursplanering. Om de här systemen används tillsammans med ett IWMS-system kan det förbättra processhanteringen och användarupplevelsen.
IWMS kan därmed stödja datautbyten och effektivisera processintegreringen mellan dessa (ibland kritiska) affärsprogram i realtid. Detta säkerställer att alla arbetar med samma information, att processerna flyter på och att systemet uppfyller specifika automatiseringsbehov. Genom att använda både ett ERP-system och ett IWMS-system tillsammans går det att dra nytta av snabb, kostnadseffektiv implementering och extra användarsupport samt se till att kärnverksamheten fungerar problemfritt.
Om du inte integrerar ERP-programvaran med IWMS-systemet kan du gå miste om värdefulla insikter. Data kan fastna i silor, vilket gör det svårt att dela dem med viktiga intressenter. Men när de kombineras leder det till ett beslutsfattande som grundar sig på korrekt information i realtid, vilket stärker företagets resultat.
Sammanfattningsvis kan organisationer effektivisera sina RE- och FM-processer genom att använda IWMS. Beroende på dina affärsmål kan du börja med en enskild modul och expandera över tid eller kombinera flera RE- och FM-processer i en och samma plattform som sömlöst integreras med andra viktiga IT-lösningar. Innan du investerar är det dock viktigt att noggrant analysera företagets mål och behov. Detta gör det lättare att hitta en programvaruleverantör som tar sig tid att lyssna, så att du kan vara säker på att du får ut så mycket som möjligt av tekniken och att systemet du väljer innehåller alla de verktyg organisationen behöver.
Låter IWMS som ett tänkbart alternativ för din organisations arbete med att automatisera fastighets- och anläggningsprocesserna? Om du vill veta mer om viktiga fördelar, användningsfall och funktioner i ett IWMS-system ska du läsa vår e-bok ”Vad är IWMS?”.
