Virtuella evenemang
Maintenance Management in Transition | Rising to meet changing needs & expectations
Planon has organised a virtual event, where we talked about maintenance management in transition.
Lär dig mer
När det gäller tillgångs- och underhållshantering kanske det inte alltid finns någon ståtlig utmärkelse för att ha grunderna på plats, men när du behöver de där grunderna som mest märker du definitivt konsekvenserna om dina processer inte håller måttet.
Låt oss ta en titt på vad som kan hända om rätt processer inte är på plats, under en hypotetisk katastrofal dag. Situationen:
”Företaget vi arbetar för äger en 15-våningsbyggnad. Våra kontor ligger på 4:e till 15:e våningen och det bor hyresgäster på våning 2 och 3. Bottenvåningen består av butiker och en liten foodcourt. Tänk dig att det är en varm junimorgon när vi anländer till byggnaden. Enligt väderleksrapporten kunde vi vänta oss temperaturer på 40grader under dagen och det var redan 30grader varmt. Vi längtade efter att få komma in och få njuta av den svalkande luftkonditioneringen. Klockan var 07:58.”
Vad kan gå fel?
Väl inne i byggnaden insåg vi omedelbart att luftkonditioneringen inte hade startat tidigare på morgonen för att kyla ner byggnaden till en lämplig nivå. Efter en del felsökningar insåg vi snart att vi skulle behöva stöd från vår FM-tjänsteleverantör för att kunna lösa det här, men de kunde inte komma in på ytterligare 2,5 timmar. Utöver det ringde byggnadens chefsingenjör och sjukanmälde sig och den biträdande FM-chefen blev tvungen att lämna sina barn på skolan. För att göra situationen ännu mer kaosartad stöter vårt FM-team på en uppsjö av andra problem under dagen, som förvärras av det trasiga kylaggregatet och den extrema hettan, bland annat:
- avfallskontaminering på grund av att gårdagens sophämtning inte ägde rum
- en hiss med passagerare som fastnar
- anställningsintervjuer bokade i ett utrymme utan fungerande luftkonditionering
- en ledningspresentation för nya investerare schemalagd i ett utrymme utan fungerande luftkonditionering
- en hälsoinspektion
- medarbetare som sjukanmäler sig
- ·oroliga hyresgäster som är bekymrade över att byggnaden kan komma att stängas.
Vad är din underhållsstrategi och hur implementerar och kommunicerar du den?
För varje ny utmaning blev det mer och mer uppenbart för FM-teamet att en effektiv underhållsplan måste finnas på plats och att det är avgörande att byggnadens data är lättillgängliga. När inspekterades kylaggregatet eller hissen senast, till exempel? Finns det en underhållsplan med schemalagda åtgärdspunkter på plats? Skulle sensorteknik och automatiserade varningar kunna hjälpa till att förhindra att liknande situationer inträffar igen?
Hur får andra tillgång till de data chefsingenjören är ansvarig för när han är sjuk? Vilka ska meddelas när temperaturen i byggnaden skenar? Hur hämtar vi data om vilka våningar som påverkas mest? Hur hanterar vi kommunikationen med byggnadens hyrestagare eller medarbetare som redan anlänt till arbetet? Effektiv kommunikation mellan alla nyckelpersoner samt tillgång till byggnadens data var nödvändiga faktorer för att minimera det kaos som följde.
Som tur är kan man, med ett kreativt och samarbetsvilligt anläggningsteam, ta fram en plan för att förhindra katastrofscenariot som beskrivits ovan. Ett bra första steg är att närma sig varje utmaning i underhållsstrategin med tre prioriteringar i åtanke:
- säkerhet
- effektiv kommunikation
- uppnå utmärkt hyresgäst- och kundnöjdhet.
Oavsett om du själv levererar FM-tjänster i din byggnad eller har en extern leverantör för dem behöver du alltid vara förberedd och ha en plan. Tillgång till byggnadsdata är avgörande för att kunna implementera en effektiv strategi för underhållshantering och för att kunna kommunicera strategin till alla inblandade parter. Att ha rätt verktyg, system och processer på plats är nyckeln till att klara sig igenom en ”katastrofupplevelse”.