Inhalt
Space Management är hanteringen av en organisations fysiska utrymmen. Det handlar om en omfattande kontroll av hur mycket utrymme en organisation har, hantering av beläggningssinformation och skapande av strategiska utrymmesplaner.
Oavsett om det gäller en statlig organisation, ett universitet, en fabrik, en butikskedja eller ett finansiellt institut så behöver varje organisation utrymme för kärnverksamheten. Även om utrymmet kan vara ett rum med ett eller två skrivbord, kan det även vara en hel avdelning, ett helt våningsplan, flera våningsplan i en byggnad eller flera våningsplan i en stor fastighetsportfölj över hela världen. Dessutom kan utrymmen vara tilldelade, t.ex. en arbetsplats som är avsedd för en viss anställd – eller delas, t.ex. ett mötesrum eller en tyst avdelning. Utrymmen kan vara många saker och användas på många sätt, men en sak är säker: varje organisation måste hantera dess utrymmen på ett effektivt sätt.
Att ha en god förståelse av Space Management är en viktig del av en effektiv fastighetsförvaltning. Space Management är grunden för många andra aktiviteter. Tänk på beläggningshantering samt flytthantering, rumsbokningar, underhållshantering och fastighetsförvaltning.
Att använda en innovativ programvarulösning för att hantera en organisations utrymmen ger ett antal fördelar. T.ex. :
Det är allmänt känt att den största delen av verksamhetskostnader är personalkostnader och fastighetskostnader. Effektiv Space Management har en direkt inverkan på båda kostnadstyperna, och det är därför en kritisk komponent som direkt kan påverka företagets resultat.
I en idealisk situation skulle varje organisation använda varje millimeter av sitt utrymme för avsett ändamål, oavsett om dessa utrymmen är mötesrum, förvaringsutrymmen eller restauranger. Genom att använda en programvarulösning för Space Management får du de korrekta realtidsdata du behöver för att se om utrymmen kan användas mer effektivt för att minska kostnaderna. Det innebär att organisationer kan eliminera behov av expansion och sluta betala för utrymmen som de inte använder. Med korrekta realtidsdata till hands kan man drastiskt minska portföljkostnaderna genom att fatta rätt beslut.
Samtidigt som behovet av att få rätt personer med rätt kompetens på rätt plats (det s.k. kompetenskriget) är högre än någonsin, skiftar fokuseringen inom Space Management från att minska utrymmeskostnader till att skapa en arbetsmiljö som bidrar till att attrahera och behålla personalkompetens. Detta innebär inte att minskade utrymmeskostnader har halkat ner på prioriteringslistan för Facility Managers och utrymmesplanerare, utan att det blir allt viktigare att hitta rätt balans.
I slutändan presterar nöjda medarbetare bättre, stannar kvar hos en organisation längre och är mer produktiva. En lösning som alla vinner på.
Utan programvara för Space Management blir det svårt och tidskrävande att köra rapporter om korrekta realtidsdata eftersom uppgifterna helt enkelt inte är centraliserade i ett system. När utrymmesdata sprids ut och lagras på olika platser kan det uppstå redundans, vilket gör din data mindre trovärdiga. En innovativ programvarulösning för Space Management som är perfekt integrerad i ett IWMS centraliserar all data till ett system. Eftersom det arbetar i realtid är datan alltid uppdaterad och korrekt. På så sätt kan fastighet- och arbetsplatsansvariga generera rapporter om t.ex. ”chargebacks” och användning, och använda scenarioplanering för framtida utrymmestilldelning. Baserat på dessa rapporter kan man övervaka och analysera sin data om Space Management och planera för framtida förbättringar.
Det finns flera utmärkta system för Space Management på marknaden, men organisationer får ut mesta möjliga av sin Space Management när de använder en IWMS-lösning. Med ett IWMS kan man ta farväl av fragmenterade data eftersom alla data om Faciliy Management och fastighetsförvaltning lagras i ett system – en källa till sanning. Tänk dig data om underhållshantering, fastighets- och hyreshantering, tjänstehantering och hållbarhetshantering. Detta skapar både processeffektivitet och bättre tjänster.
Vill du upptäcka vilka åtgärder du kan vidta för att förbättra mognadsnivån för din Space Management? Hämta sedan Planons ”Mognadsmodell för Space Management”.
Lär dig mer
I detta e-bok tar vi upp vikten av att skapa en optimal arbetsupplevelse och förklarar vilka element i utrymmeshanteringen som bidrar till den.
Lär dig mer
I det här webbseminariet tar Verdantix upp vikten av Space Management, medan Planon diskuterar dess viktigaste delar och ger praktiska exempel på hur fastighetsansvariga kan göra sina rutiner för Space Management mer effektiva. 43:16 Engelsk
Lär dig merSpace Management har utvecklats avsevärt under årens lopp. I början hade organisationer inte verktygen eller lösningarna för att hantera sina utrymmesutmaningar. Om ett rum stod oanvänt eller resurserna fördelades dåligt var det inte mycket en organisation kunde göra. De saknade helt enkelt de resurser de behövde för att samla in information och fatta intelligenta beslut.
I dag finns innovativa programvarulösningar tillgängliga, men det finns fortfarande organisationer som försöker hantera sina utrymmen manuellt. Tänk dig ett enkelt diagram skrivet på papper som visar planlösningen och rummets beläggning, eller ett Excel-blad som innehåller information om varje enskilt utrymme och yta, inklusive användare och resursanvändning. Det gör det mycket svårt att upprätthålla korrekt dokumentation, dela korrekta data i realtid och analysera dessa data för att fatta strategiska beslut för att stödja organisationens affärsbehov.
Dessutom inser nu fler organisationer att manuella metoder för Space Management inte är framtidssäkra, då behovet av att minska kostnaderna, förbättra effektiviteten och öka produktiviteten ökar. Manuella metoder är helt enkelt inte tillräckligt flexibla för att klara av och anpassa sig till en snabbt föränderlig strategi för Space Management. Därför visar fastighetsansvariga och utrymmesplanerare nu allt större intresse för intelligenta programvarulösningar, som Integrated Workplace Management System (IWMS), för att samordna hanteringen av olika sorters utrymmen.
Fallstudie om användningen av Planon Workplace App på BayWa som stöd för hybridarbete.
Upptäck mer
Fallstudie: Tegel Projekt GmbH - Digitalisering av fastighetsverksamhet med sensorer och IWMS.
Upptäck mer
Den här fallstudien visar hur en digital tvilling av rum och installationer integrerades i Bayer Corporate Real Estates Planon IWMS-lösning i samarbete med Hexagon, för att ytterligare digitalisera och optimera CREM- och FM-processerna.
Upptäck mer
