Många organisationer har svårt att välja en IT-strategi som inkluderar rätt programvarulösning(ar) för att framtidssäkra deras fastighets- och anläggningsförvaltning. Två populära alternativ är att använda en enda integrerad lösning – som IWMS – eller en kombination av en eller flera nischade lösningar, en så kallad Best of breed-strategi. I den här bloggen kommer jag att förklara skillnaderna mellan dessa två alternativ, och dessutom ta upp en viktig fråga: är det i dag fortfarande nödvändigt att välja det ena eller det andra?
När fokus i allt större utsträckning ligger på mätbart affärsvärde och operativ kvalitet, har användningen av stödjande programvarulösningar för fastighets- och anläggningsförvaltning blivit en allmänt vedertagen praxis. Dessa programvarulösningar är oftast till mest nytta på områden som portföljtransparens, kontroll, effektiv hantering, kostnadsminskning, organisatorisk smidighet, kundvärde och efterlevnad.
Många organisationer har dock haft problem med att välja rätt programvarulösning, vilket framgår av det faktum att vissa implementeringar inte ger de önskade resultaten. Orsakerna till misslyckandena kan variera, men omfattar ofta följande: ett glapp mellan förväntningar och verklighet, underskattning av de ansträngningar som krävs under implementering och förändringshantering samt oväntad komplexitet i IT-tekniken och driften.
Vad är avgörande?
Leverantörslandskapet underlättar tyvärr inte heller. Många lokala leverantörer har ett stort och brett utbud av programvarulösningar som kallas IWMS, CAFM, CMMS, FMIS, Fastighetssystem, programvara för tjänsteförvaltning, programvara för tillgångsförvaltning eller något annat som hjälper dem att framgångsrikt marknadsföra sina produkter. Men vad är det egentligen som skiljer dessa programvarulösningar åt? En viktig faktor är vad det är för typ av lösning: en nischad lösning eller en integrerad lösning. Låt mig kortfattat utveckla detta genom att förklara både deras styrkor och svagheter.
Nischade lösningar: styrkor och svagheter
Nischade lösningar är vanligtvis utformade för att lösa ett specifikt affärsproblem. På grund av denna specialisering och inriktning är dessa lösningar mästare inom sitt specifika funktionsområde. Exempel på nischade lösningar är programvara för att boka rum, för en supportavdelning, för utrymmeshantering eller för underhållsplanering. Styrkan hos en nischad lösning är samtidigt dess svaghet: programvaran löser bara ett affärsproblem. Om man vill lösa flera problem måste flera av dessa lösningar väljas och implementeras. Gemensamma data måste delas mellan dessa nischade lösningar, vilket innebär komplexitet, potentiell inkonsekvens och risk.
Integrerad lösning: styrkor och svagheter
Integrerade lösningar är utformade för att lösa flera FM- och RE-affärsproblem inom en programvarulösning som baseras på en enda databas. En integrerad lösning gör det möjligt för dig att köpa och implementera en enda programvarulösning, säkerställer att data lagras konsekvent och endast en gång, stöder automatiska anslutningar mellan processer och underlättar rapportering om dessa processer. En integrerad lösning har vanligtvis stöd för flera processer inom fastighetsförvaltning, utrymmes-och arbetsplatshantering, tillgångs- och underhållsförvaltning, integrerad tjänstehantering och hållbarhet. Implementeringen av en integrerad lösning är definitivt bredare jämfört med en punktlösning, och man undviker det komplexa datautbytet mellan processer.
Måste du verkligen välja?
Nu vet du lite mer om skillnaderna mellan en nischad lösning och en integrerad lösning. Hur kan du använda den här informationen för att bygga upp IT-landskapet för din fastighets- och anläggningsförvaltning? För fem år sedan skulle rådet ha varit att antingen täcka så många funktionskrav som möjligt med en integrerad programvarulösning eller bädda in ett antal nischade lösningar som tillsammans tacklar alla krav på bästa möjliga sätt. Nu är det dags att se annorlunda på saken. En enorm våg av olika tekniska innovationer blir tillgänglig på fastighetsmarknaden. Dessa kallas PropTech. De utgör ett grundläggande steg mot digitalisering kring byggnader och erbjuder mycket specialiserade funktioner för varje affärsproblem, vilket ger användarna en bättre upplevelse och gör teknikerna lättare att införa och ersätta.
Därför är vi på väg bort från antingen/eller och på väg mot både/och, vi ser nischade lösningar som komplement till integrerade lösningar. I den här nya visionen är din utgångspunkt för att framtidssäkra din fastighets- och anläggningsförvaltning att du använder en IWMS som en öppen programplattform med sömlös anslutning till PropTech. En viktig förutsättning är att en IWMS måste ha grundläggande förmåga att driftsätta och integrera de nya tekniker och möjligheter som är kopplade till de processer som stöds. När du gör på det här sättet fungerar en IWMS-plattform egentligen som en enda styrpanel som fastighets- och anläggningsförvaltare kan använda för att styra sin verksamhet. Den tillhandahåller företagsomfattande lösningar och säkerställer datakvalitet och konsekvens med en enda sann källa som även omfattar data från alla nödvändiga specialiserade program och lokal byggnadsteknik. I sådana fall kan en integrerad lösning och nischade lösningar gå hand i hand.
Vill du veta mer?
I detta blogginlägg diskuterar min kollega Geert-Jan Blom sex olika perspektiv att ha i åtanke för att välja rätt IT-strategi för fastighetsbranschen med de integrerade lösningar och PropTech som vi ser i dag. Dessutom så anordnade Planon ett intressant webbseminarium tillsammans med Verdantix om detta ämne, kallat ”‘How to leverage your IT strategy for real estate and facility management” (Så tar du tillvara på din IT-strategi för fastigheter och anläggningar). Titta på inspelningen av det här webbseminariet för att snabbt få en fullständig bild av dagens mest betydande IT-strategier för fastigheter och anläggningar och den viktiga roll som IWMS har.