Shell Real Estate optimerar processer med Planon Universe
Shell är en global koncern med energiföretag och petrokemiska företag som sysselsätter över 90 000 personer i 90 länder. Shell Real Estate är den företagsfunktion inom Shell som ansvarar för att centralisera kontrollen över koncernens fastighetstillgångar för att öka drifts- och kostnadseffektiviteten och samtidigt identifiera möjligheter att eliminera underutnyttjade tillgångar. Fastigheter och faciliteter hanteras lokalt, men från ett globalt perspektiv.
Situationen
År 2006 hade Shell flera olika CAFM-system, däribland Planon, som användes i den nederländska verksamheten. Shell insåg att korrekt intern benchmarking krävde standardisering av informations- och affärsprocesser och att kvalitetsförbättringar och kostnadstransparens var nödvändiga för att kunna leverera besparingar och driftseffektivitet. Efter noggranna överväganden och granskningar valde Shell Real Estate att låta Planon implementera flera lösningar för detta globala initiativ.
Lösningen
En av de största globala IWMS-implementeringarna startade på flera platser i Nederländerna och Storbritannien – inklusive Shell Centre i London – där Planon-lösningarna först började användas. Baserat på framgångarna på dessa kontor utvecklades en global plan och lansering. Verkställandet av planen startade på stora kontor som Houston i USA, samt på mindre kontor över hela världen. Lanseringens inledande fokus var tjänsteleverans av självbetjäning, underhållshantering (både reaktiv och planerad) och Facility Management. Shell hanterar sina rumsbokningar genom Planons självbetjäningsmodul och Shells anställda kan enkelt logga FM-förfrågningar via sin dator eller smartphone. Tjänstekataloger och underhållsscheman har standardiserats globalt och lokaliseras vid behov. I samtliga fall har kontoren fokuserat på kostnadstransparens, spårning av servicedesk-personalens operativa förmåga, samt effektiv hantering av tjänsteleverantörer. En annan direkt fördel är att Shell har ett bättre grepp om arbetsaktiviteter som inte omfattas av det vanliga arbetet med Planon, vilket leder till omedelbara kostnadsminskningar.
Fördelarna
Planon har omvandlat det sätt på vilket Shell Real Estate (RE) bedriver sin verksamhet. Fler än 3 000 fastigheter, arbetsplatser och strukturer som ägs av Shell och som är utspridda över 400 platser i 39 länder hanteras nu med hjälp av Planon. Genom att optimera utrymmesanvändningen och effektivisera underhållsarbetet har Shell RE skapat betydande och hållbara kostnadsminskningar. De fastigheter som förvaltas omfattar fler än 100 000 arbetsplatser för medarbetare och 2 000 mötesrum. Planon har haft en stor inverkan på hur de anställda arbetar på Shell RE. Lösningen är helt inbäddad i Shell-portalen och är tillgänglig för alla anställda oavsett om de arbetar hemifrån eller på kontoret. Runt 1 800 serviceteammedlemmar som talar sju olika språk använder Planon varje dag i sitt arbete med underhåll, FM-tjänster, servicedesk eller utrymmeshantering. De förlitar sig på att Planon tillhandahåller snabba och korrekta data. Dessutom har 150 000 av Shells anställda och leverantörer tillgång till Planons intranätbaserade självbetjäningsmodul som är integrerad i Shell-portalen. Planon hjälper till med 40 000 tjänstebeställningar varje månad. Shell RE installerade ett kompetenscenter för att stödja användarna, för att hjälpa till att ansluta kontor till Planon och för att få fart på användningen av Planons globala funktionalitet. Nyligen började Shell RE:s verksamhet i Gabon, där man har över 500 fastigheter, att använda fjärrverktygen och kompetenscentrets support utan att det behövdes en enda projektteammedlem på plats. En sömlös integrering med deras affärssystem (SAP) säkerställer precisa HR- och leverantörsdata, samt snabb behandling av leverantörers fakturor.
Följande steg
Shell kommer även att implementera utrymmeshantering på 40 av sina största arbetsplatser runtom i världen. Lösningen kommer att hjälpa företaget att fastställa effektiviteten användningen av kontorsutrymmen lokalt och globalt. Den kommer även att bidra till att underlätta initiativ som ”Shellworks”, ett initiativ som ska förbättra utrymmesbeläggningen. Den sömlösa integreringen mellan Planon och AutoCAD säkerställer att lösningen fylls med pålitliga data och att ritningar innehåller aktuella beläggningsdata. Detta bidrar till att underlätta beläggningsmätning, chargebacks, flytthantering och benchmarking mellan flera platser. Hela processen med global standardisering har tagit flera år och stöds nu av en integrerad IT-arkitektur som är utformad för att stödja den framtida tillväxten av Planon-programvaran inom Shell.
Shell
Shell är en global koncern med energiföretag och petrokemiska företag som sysselsätter över 90 000 personer i 90 länder. Deras innovativa strategi garanterar att Shell är redo att hjälpa till att hantera utmaningarna i den nya energiframtiden.
Shell - Viktig data
- Över 3 000 fastigheter i över 39 länder hanteras med hjälp av Planon
- 150 000 anställda och leverantörer har tillgång till Planons självbetjäningsmodul
- Planon hjälper till med 40 000 tjänstebeställningar varje månad
- 1 800 serviceteammedlemmar som talar sju olika språk använder Planon dagligen i sitt arbete