07 octobre 2021

Technologie de Smart Workplace : comment parvenir à des quick-win et des bénéfices à long terme ?

Les sociétés à travers le monde sortent de la plus grande perturbation dont on se souvienne. Le monde du travail a dû s’adapter rapidement au cours de la pandémie. Les professionnels de l’environnement de travail et de l’immobilier, mais aussi de l’informatique et des RH ont été extrêmement occupés.

Webinaire : « Lubie ou nécessité : Comment choisir la bonne technologie de Smart Workplace »
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La croissance de la PropTech et les stratégies de travail hybride encouragent l'essor des technologies de SmartWorkplace. Comment les choisir ?

 

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Tandis que les choses commencent à se tasser, nous devons encore relever les défis permanents : hausse des coûts immobiliers, restrictions budgétaires et, plus que jamais, menace de salariés désengagés. Le temps est venu d’élaborer nos stratégies à long terme pour vivre dans ce « nouveau » monde.

Cela signifie que vous devez fonctionner par ordre de priorité pour savoir comment investir le temps et les ressources dont vous disposez. Alors, par où commencer ?

Une approche centrée client

Les entreprises les plus prospères commencent par regarder le monde à travers les yeux de leurs clients. Appliquer cette approche à l’environnement de travail implique donc d’essayer d’observer nos bâtiments du point de vue de nos utilisateurs : nos collaborateurs qui sont nos actifs les plus précieux.

Les entreprises les plus prospères commencent par regarder le monde à travers les yeux de leurs clients. Appliquer cette approche à l’environnement de travail implique donc d’essayer d’observer nos bâtiments du point de vue de nos utilisateurs : nos collaborateurs qui sont nos actifs les plus précieux.

Donc si nous sommes capables de mesurer la qualité de l’environnement des espaces de travail au sein de notre bâtiment, nous sommes capables de comprendre les étapes nécessaires à l’amélioration et à l’augmentation de la productivité et du bien-être de nos collaborateurs.

Si cette initiative semble être une bonne idée en théorie, elle n’en reste pas moins titanesque aux yeux de nombreux professionnels de l’environnement de travail. Le paysage technologique est complexe. Une recherche dans Google sur les mots « workplace environment analytics » (« analyse environnement de travail ») compte 72 millions de résultats ! Il en ressort que vous avez le choix parmi des milliers de fournisseurs de capteurs IoT.

Quick-win vs bénéfices à long terme

Il est alors possible d’opter pour une « solution dédiée » à la surveillance des conditions environnementales. Nous pouvons l’installer et commencer à obtenir très rapidement des informations qui nous permettent de reconfigurer et/ou redéfinir nos espaces afin d’améliorer l’expérience des utilisateurs de nos bâtiments. Que se passe-t-il si nous voulons aller plus loin ? Imaginons par exemple que nous souhaitions collecter des données concrètes sur le degré d’utilisation de nos espaces en vue de réaliser des économies et d’optimiser l’efficacité.

Si notre fournisseur actuel de capteurs n’est pas en mesure de fournir également des capteurs d’occupation, alors nous devrons acheter un autre système de capteurs, lequel se connectera probablement à une plateforme cloud IoT distincte. Nous pourrions utiliser ces deux systèmes pour faire le lien entre l’utilisation et la qualité de l’environnement, mais nous aurions besoin de temps et d’expertise pour combiner les données de deux systèmes indépendants.

Imaginons maintenant que notre responsable entende parler de nos nouveaux capteurs d’occupation et commence à se demander devant combien de salles de réunion vides il ou elle passe chaque jour. Ses conclusions sont : « À chaque fois que j’essaie de réserver une salle de réunion, le calendrier ne m’indique aucune disponibilité, mais quand je passe devant, elles sont toutes vides ! ». « Pouvons-nous connecter ces capteurs d’occupation à notre système de réservation de salles et annuler automatiquement les réservations lorsque les gens ne viennent pas ? »

Nous demandons donc à l’équipe informatique de regarder. « Il n’y a aucun moyen d’automatiser cela… mais nous pourrions développer une solution sur mesure », indiquent-ils. « Notre nouveau stagiaire va s’en occuper. »

Imaginons désormais que le directeur des opérations entrevoie un moyen de réduire les coûts de nettoyage : « Pourquoi payer le prestataire de services de nettoyage pour nettoyer des salles qui n’ont pas été utilisées ? Est-il possible de se servir des données d’utilisation pour adapter leur planning de nettoyage en fonction ? ». Le service informatique met donc en place un rapport quotidien sur mesure concernant l’utilisation des bureaux et des salles auquel peut se reporter le personnel d’entretien.

Nous avons donc maintenant deux plateformes IoT différentes, et un processus manuel basé sur une feuille de calcul pour combiner les données relatives à l’environnement et à l’occupation. Nous avons une intégration sur mesure entre nos capteurs d’occupation et notre calendrier de réservation des salles. Nous avons un rapport programmé sur mesure pour notre système de gestion du nettoyage. C’est un véritable sac de nœuds !

Les avantages d’une stratégie de plateforme ouverte

C’est là qu’intervient l’approche de plateforme ouverte de Planon. Non seulement nous offrons tout ce dont vous avez besoin pour gérer les processus FM habituels, mais en plus nous facilitons le déploiement uniforme d’une technologie de capteurs intelligents à travers le monde.

Planon Workplace Insights se connecte à n’importe quelle plateforme IoT pour afficher de façon simple des informations issues des données provenant des capteurs d’occupation et d’environnement. L’objectif ? En tirer des informations exploitables rapidement.

Nous sommes conscients que chaque organisation en est à un stade différent dans son évolution vers un environnement de travail propice à l’engagement. Grâce à notre approche de plateforme, nous vous accompagnons quel que soit le stade où vous vous trouvez et nous intégrons également des solutions dédiées existantes si elles répondent à vos besoins actuels.

En travaillant avec Planon, vous pouvez connecter un seul bâtiment à l’ensemble de votre portefeuille international sur notre plateforme unique. Vous pouvez ensuite aisément ajouter des fonctionnalités pour favoriser la performance et le bien-être des salariés et des processus FM supplémentaires prêts à l’emploi. Nous prenons en charge le travail d’intégration de ces fonctionnalités et processus afin que vous puissiez vous concentrer sur votre travail habituel.

Votre organisation est-elle déjà équipée d’une technologie de smart workplace adaptée ? Avec la montée en puissance de la PropTech et l’intérêt pour le retour au bureau et les stratégies de travail hybride, les options en matière de technologie de smart workplace ne manquent pas sur le marché actuel. Mais comment choisir parmi ce paysage complexe de technologies ? Visionnez ce webinaire et découvrez les bonnes pratiques pour garantir que vos investissements informatiques dans l’environnement de travail ajoutent une valeur pérenne à vos opérations FM.

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