Politique de confidentialité

Ce site est celui du groupe Planon.

Planon International B.V., Planon B.V., Planon Ltd., Planon Building Management B.V., Planon Shared Services B.V., Planon GmbH (DE), Planon GmbH (AT), Planon CAFM GmbH, Planon Corp., Planon France SAS, Planon Canada Inc., Planon Software Services Pvt Ltd., Planon Asia Pte Ltd., Planon Hong Kong Ltd., Planon Nordics AB et Planon N.V., font tous partie du groupe Planon (ci-après dénommés ensemble « Planon » ou « Nous »).

Planon respecte votre vie privée. La présente Politique de confidentialité s'applique aux Informations et/ou aux Données Personnelles que Planon recueille lorsque vous visitez nos sites Web https://planonsoftware.com et https://www.workatplanon.com/ (ci après le « Site Web »). Cette Politique de confidentialité explique comment Nous pouvons collecter, suivre ou utiliser des informations vous concernant à travers votre utilisation du Site Web (ci-après les « Informations »).

Nous ne recueillons des Informations que dans le but d'améliorer le Site Web, les produits et les services du groupe Planon, notamment les services à la clientèle, les études de marché et les activités promotionnelles (ci-après l'« Objet »).

Nous ne collectons des Données Personnelles qu'à votre demande et si nécessaire pour répondre à vos questions et uniquement les Informations que vous Nous fournissez volontairement. Les « Données Personnelles » incluent toute information permettant l'identification d'une personne physique, telle qu'un nom, une adresse physique, une adresse IP, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone.

Planon ne vend pas de Données Personnelles à des tiers. La protection de vos données est notre priorité absolue.

Applicabilité de cette Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité s'applique à toutes les Informations et Données Personnelles collectées ou utilisées par Planon.

Mises à jour

Planon peut à tout moment mettre à jour cette Politique de confidentialité. Si tel est le cas, Planon présentera la Politique de confidentialité révisée sur le Site Web. Nous ne pouvons pas vous en avertir autrement et vous invitons donc à vérifier régulièrement si des mises à jour ont été effectuées.
Dernière mise à jour de la Politique de confidentialité : 1er juin 2021

Fondement juridique, utilisation et protection des Données Personnelles

Visiteurs du Site Web à des fins d'information

Pourquoi Planon collecte-t-il les Données Personnelles des visiteurs du Site Web ?

Planon ne collecte automatiquement que les Données Personnelles qui sont nécessaires pour alimenter le Site Web.

Quand Planon collecte-t-il les Données Personnelles des visiteurs du Site Web ?

Lorsque vous visitez notre Site Web sans vous inscrire à l'un de nos services, nous pouvons recueillir automatiquement vos Données Personnelles lorsqu'elles sont reconnues par notre serveur.

Quelles sont les Données Personnelles que Planon collecte auprès des visiteurs du Site Web ?

Les Données (Personnelles) que Nous pouvons collecter lorsqu'elles sont disponibles sont :

  • l’adresse MAC (Media Access Control) :
  • l’adresse IP (un numéro attribué automatiquement à votre ordinateur par votre fournisseur d'accès Internet) ;
  • le type d'ordinateur (Windows ou Macintosh) ;
  • des caractéristiques telles que la résolution d'écran, le système d'exploitation, le fabricant et le modèle de l'appareil, la langue, la version du navigateur Internet, ainsi que le nom et la version de sites (tels que les portails et applications) que vous utilisez.

Comment Planon collecte-t-il les données des visiteurs de son Site Web ?

Planon utilise les adresses IP pour contrôler le trafic du Site Web, diagnostiquer des problèmes de serveur, gérer le Sites Web et surveiller les régions à partir desquelles les visiteurs naviguent sur les sites de Planon.

Quel est le fondement juridique permettant à Planon de traiter vos Données Personnelles ?

Nous traitons vos Données Personnelles afin d’enrichir le Site Web et prendre des mesures à votre demande (la base juridique est l'Art. 6 sec. 1 phrase 1 lit. b RGPD). Nous traitons également vos Données Personnelles afin de garantir la stabilité et la sécurité du Site Web (la base juridique est l'Art. 6 sec. 1 sent. 1 lit. f RGPD, ce traitement est nécessaire pour l'intérêt légitime de Planon à maintenir le Site Web sécurisé).

Portail Clients de Planon

Le Portail Client de Planon est accessible via notre Site Web.

Pourquoi Planon traite-t-il vos Données Personnelles pour le Portail Client ?

Si vous souhaitez utiliser nos services et accéder au Portail Client, Nous devons traiter vos Données Personnelles afin de créer un compte et vous permettre de l'utiliser en toute sécurité.

Quand Planon collecte-t-il vos Données Personnelles pour le Portail Client ?

Lors de la création d'un compte, vous devez Nous fournir vos Informations personnelles.

De quelles Données Personnelles Planon a-t-il besoin pour le Portail Client ?

Afin de vous fournir nos services, Nous avons besoin des Informations et Données Personnelles suivantes :
adresse e-mail, prénom, nom, sexe, préférence de langue, nom de l'entreprise (pour une personnalisation) et mot de passe.

Comment Planon traite-t-il vos Données Personnelles pour le Portail Client ?

Nous traitons vos Données Personnelles pour :

  • vous identifier lors de l'inscription ;
  • traiter vos demandes ;
  • communiquer et collaborer en ligne (par exemple, via Microsoft Teams) ;
  • vous donner accès à des informations.

Quel est le fondement juridique permettant à Planon de traiter vos Données Personnelles pour le Portail Client ?

Nous traitons vos Données Personnelles afin de fournir le Portail Client et traiter vos demandes (la base juridique est l'Art. 6 sec. 1 phrase 1 lit. b RGPD).

Portail Partenaires de Planon

Le Portail Partenaires est accessible via notre Site Web.

Pourquoi Planon traite-t-il des Données Personnelles pour le Portail Partenaires ?

Si vous souhaitez collaborer avec Planon en tant que partenaire, Nous devons traiter vos Données Personnelles pour configurer votre compte, vous permettre d'accéder au Portail Partenaires et l'utiliser.

Quelles sont les Données Personnelles que Planon traite pour le Portail Partenaires ?

Nous traitons votre adresse e-mail, votre prénom, votre nom, votre sexe, votre préférence de langue, le nom de votre entreprise et votre mot de passe.

Comment Planon traite-t-il vos Données Personnelles pour le Portail Partenaires ?

Nous traitons vos Données Personnelles pour :

  • vous identifier lors de l'inscription ;
  • traiter vos demandes ;
  • communiquer et collaborer en ligne (par exemple, via Microsoft Teams) ;
  • vous donner accès à certaines informations.

Quel est le fondement juridique permettant à Planon de traiter vos Données Personnelles pour le Portail Partenaires ?

Nous traitons vos Données Personnelles afin de vous permettre d'utiliser le Portail Partenaires et de traiter vos demandes. La base juridique est donc l'Art. 6 sec. 1 phrase 1 lit. b RGPD.

Applications Planon

Planon propose un environnement de démonstration pour Planon Workplace Engagement App et Planon Mobile Field Services.

Pourquoi Planon traite-t-il des Données Personnelles pour les Applications Planon ?

Afin de vous permettre d'accéder aux Applications Planon et de les utiliser, Nous devons traiter vos Données Personnelles pour créer votre compte.

Quelles sont les Données Personnelles que Planon traite pour les Applications Planon ?

Pour vous inscrire et créer un compte, Nous traitons votre :

  • adresse e-mail ;
  • prénom et nom ;
  • nom d’entreprise ;
  • préférence en terme de langue.

Comment Planon traite-t-il les Données Personnelles pour les Applications Planon ?

Planon traite vos Données Personnelles pour :

  • vous identifier lors de l'inscription ;
  • traiter vos demandes ;
  • effectuer des communications en ligne ;
  • vous permettre d'accéder à certaines informations.

Où Planon traite-t-il les Données Personnelles pour les Applications Planon ?

Ces données sont traitées par Amazon Web Services EMEA Sarl de Planon dans la région choisie par le client, par exemple Francfort-sur-le-Main, en Allemagne. Les données d’utilisateur et les Données Personnelles seront automatiquement anonymisées après 60 jours.

Quel est le fondement juridique du traitement de vos Données Personnelles pour les Applications Planon ?

Nous traitons vos Données Personnelles afin de vous permettre d'utiliser les Applications Planon et pour traiter vos demandes. La base juridique est donc l'Art. 6 sec. 1 phrase 1 lit. b RGPD.

Portail Développeurs de Planon

Planon propose un portail pour aider les développeurs à créer des applications sur la plateforme Planon. En s'inscrivant sur le Portail Développeurs de Planon, les développeurs reçoivent les informations nécessaires pour commencer à créer des applications.

Protection des données personnelles

Pourquoi Planon traite-t-il des Données Personnelles pour le Portail Développeurs de Planon ?

Afin de vous permettre d'accéder et d'utiliser le Portail Développeurs de Planon, Nous devons traiter vos Données Personnelles pour créer votre compte. En vous inscrivant, vous avez accès à une documentation, une base de connaissances, un forum, etc.

Quelles sont les Données Personnelles que Planon traite pour le Portail Développeurs de Planon ?

Pour vous inscrire et créer un compte, nous traitons votre :

  • adresse e-mail ;
  • prénom et nom ;
  • nom d’entreprise ;
  • préférence en terme de langue.

Comment Planon traite-t-il les Données Personnelles pour le Portail Développeurs de Planon ?

Planon traite vos Données Personnelles pour :

  • vous identifier lors de l'inscription ;
  • traiter vos demandes ;
  • effectuer des communications en ligne ;
  • vous permettre d'accéder à certaines informations.

Les données d'utilisateur et les Données Personnelles des utilisateurs inactifs seront supprimées après un an d'inactivité.

Quels cookies Planon utilise-t-il pour le Portail Développeurs de Planon ?

Les cookies sont une fonctionnalité standard des sites web qui nous permet de stocker de petites quantités de données sur votre ordinateur à propos de votre visite sur le Portail Développeurs. Les cookies Nous aident à savoir quelles rubriques sont utiles et quelles informations doivent être améliorées. Vous pouvez choisir d'accepter ou non certains cookies grâce à notre outil de gestion des cookies (Cookiebot) ou en modifiant les paramètres de votre navigateur. Toutefois, si vous désactivez cette fonction, votre expérience peut être amoindrie et certaines fonctionnalités peuvent être affectées.

Où Planon traite-t-il les Données Personnelles pour le Portail Développeurs de Planon ?

Ces données sont traitées par Planon via WordPress et sont hébergées par Planon sur les services de cloud Microsoft Azure situés en Europe de l'Ouest.

Comment Planon protège-t-il les Données Personnelles pour le Portail Développeurs de Planon ?

Planon protège les Données Personnelles en vérifiant un compte avant son activation. Planon n'accepte que les comptes des partenaires et des clients.

Quel est le fondement juridique du traitement de vos Données Personnelles pour le Portail Développeurs de Planon ?

Nous traitons vos Données Personnelles afin de vous permettre d'utiliser le Portail Développeurs de Planon. La base juridique est donc l'Art. 6 sec. 1 phrase 1 lit. b RGPD.

Contact / Service client


Si vous contactez Planon et/ou utilisez notre Service client, Nous traitons les Données Personnelles que vous Nous avez fournies.

Pourquoi Planon traite-t-il vos Données Personnelles pour le contact et le Service client ?

Planon doit traiter vos Données Personnelles pour répondre à votre demande de contact, par exemple pour des informations ou une (nouvelle) opportunité.

Quelles sont les Données Personnelles que Planon traite pour le contact et le Service client ?

Nous traitons votre nom et votre adresse e-mail ainsi que les Informations supplémentaires que vous Nous fournissez.

Quel est le fondement juridique du traitement de vos Données Personnelles pour le contact et le Service client ?

Le fondement juridique dépend de votre demande : L'article 6 sec. 1 phrase. 1 lit. b RGPD lorsqu’elle concerne l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles et l'article 6 sec. 1 sent. 1 lit. f RGPD, lorsque le traitement de cette demande est dans l'intérêt des deux parties.

Listes de diffusion marketing

 

Si vous êtes intéressé par nos produits et services logiciels, Nous avons besoin de votre consentement pour vous contacter et traiter vos Données Personnelles. Le consentement est volontaire.

Pourquoi Planon traite-t-il vos Données Personnelles pour ses Listes de diffusion marketing ?

Nous devons traiter vos Données Personnelles afin de vous envoyer les informations que vous avez demandées (en téléchargeant un article ou en Nous contactant via notre Site Web),

Quelles sont les Données Personnelles traitées par Planon pour ses Listes de diffusion marketing ?

Planon traite votre nom et votre adresse e-mail pour ses Listes de diffusion marketing.

Comment Planon traite-t-il les Données Personnelles pour ses Listes de diffusion marketing ?

  • Avant de commencer à traiter vos Données Personnelles, Nous pouvons avoir besoin de votre consentement. En cliquant sur le bouton du formulaire, vous confirmez que vous avez pris connaissance des conditions de la Politique de confidentialité. En outre, vous pouvez cliquer sur un bouton pour donner votre consentement (opt-in) de traiter vos Données Personnelles. Planon demande une confirmation par e-mail lorsqu'un double opt-in est applicable (en Allemagne par exemple).
  • Nous n’utilisons vos Données Personnelles que pour vous informer des nouvelles offres de produits Planon et vous fournir d'autres informations pertinentes, par exemple des nouvelles sur la gestion des biens immobiliers et du Facility Management.
  • Nous n'utilisons pas vos Données Personnelles pour une prise de décision automatisée, notamment le profilage.

Quel est le fondement juridique du traitement de vos Données Personnelles pour les Listes de diffusion marketing ?

L’utilisation de Listes de diffusion marketing représente un intérêt légitime pour Planon. Le traitement est basé sur l'article 6 sec. 1 phrase. 1 lit. f RGPD car il est effectué à des fins de marketing direct.

Comment pouvez-vous vous désabonner des Listes de diffusion marketing de Planon ?

Si vous ne souhaitez plus recevoir d'e-mailings, vous pouvez facilement et automatiquement vous désinscrire en cliquant sur le lien de désinscription dans votre e-mail ou vous pouvez vous désinscrire ici. Pour demander à être retiré de notre liste de diffusion, vous pouvez également Nous contacter par téléphone, par courrier ou en nous envoyant un e-mail à : marketing@planonsoftware.com.

Protection des Données Personnelles


Planon prend des mesures techniques et organisationnelles de sécurité pour protéger vos Données Personnelles de toute suppression, modification ou perte involontaire, ainsi que pour empêcher tout transfert ou accès non autorisé.

Partage des Données Personnelles

Vos Données Personnelles peuvent être partagées avec des destinataires tiers.

Contrôleur de données


Nous partageons vos Données Personnelles au sein du Groupe Planon, veuillez consulter la liste ci-dessus et, le cas échéant, Nous partageons vos Données Personnelles avec un revendeur/partenaire spécifique propre à chaque pays. Les Données Personnelles sont transférées dans le but de :

  • répondre à votre demande ;
  • établir le contact ou pour l'administration technique connexe ;
  • vous contacter pour une (nouvelle) opportunité ;
  • vous informer des nouvelles offres de produits Planon et vous transmettre d’autres informations pertinentes, par exemple des articles généraux (d'actualité) sur la gestion de l'immobilier et le Facility Management.
Opérateur de données


Pour vous fournir nos services, Nous pouvons être amenés à divulguer vos Données Personnelles à des sous-traitants qui Nous aident à le faire, par ex. systèmes d'automatisation du marketing (Marketo, InsideView), systèmes de CRM (gestion de la relation client, tels que Salesforce ou Showpad pour lequel nous appliquons également ces Conditions d'utilisation et de confidentialité), analyses de trafic Web (Google, VWO, Modx, Moz), plateformes de publicité (Bing Ads, Google Ads, Facebook, LinkedIn, Xing Ads), Systèmes de vacance RH (Talentsoft).

Tous les transferts sont basés sur des accords de traitement des données conformément à l'article 28 sec. 3 du RGPD. Par conséquent, nos sous-traitants n'utiliseront vos Données Personnelles que lorsque cela est nécessaire pour remplir leurs fonctions et sont contractuellement tenus de traiter les Données Personnelles uniquement en notre nom et conformément à nos demandes.

Transferts transfrontaliers

Lors du partage de vos Données Personnelles, celles-ci peuvent être transférées vers d'autres pays en dehors de l'Union Européenne et de l'Espace Économique Européen (EEE). Tous les transferts sont sécurisés et réalisés entre les bureaux de Planon, les serveurs étant situés dans les bureaux de Planon et sous la stricte supervision du siège social de Planon situé aux Pays-Bas. Tous les traitements de données sont protégés par des exigences de sécurité de l'information de haut niveau qui garantissent un niveau adéquat de protection des données. Nous vous fournirons sur demande de plus amples informations et/ou les contrats et certificats correspondants.

Vos droits de protection des données

Vous avez le droit à la transparence et le droit de savoir ce que nous faisons de vos données. Veuillez noter que la prise de décision automatisée et/ou le profilage ne sont pas applicables.

Vous avez le droit de demander :

  • si Nous traitons vos Données Personnelles et comment nous les avons collectées ;
  • une copie de vos Données Personnelles ;
  • où Nous traitons vos Données Personnelles ainsi que :
    o l’Objet du traitement ;
    o les catégories de Données Personnelles ;
    o les destinataires des Données Personnelles et les mesures de protection ;
    o la période de conservation ;
  • rectification, effacement et/ou restriction ou opposition au traitement de vos Données Personnelles, cela pouvant être le cas lorsque :
    o vos Données Personnelles sont incomplètes ou inexactes ;
    o vos Données Personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ;
    o vous avez retiré votre consentement au traitement (par exemple pour des Listes de diffusion marketing).

En outre, vous avez le droit de :

  • recevoir une réponse dans un délai d'un mois après réception de votre demande et, en cas de refus, recevoir une explication des motifs du refus ;
  • déposer une plainte auprès de l'autorité de contrôle compétente lorsque vous estimez que Planon ne vous permet pas d'exercer suffisamment vos droits.

Si vous avez des questions concernant Planon et vos Données Personnelles, veuillez Nous contacter à : privacy@planonsoftware.com

Planon Shared Services B.V.
Postbus 38074
6503 AB Nijmegen
Pays-Bas
+31 24 64 13 135

Combien de temps vos données personnelles seront-elles stockées ?

Planon ne conserve les Données Personnelles que pendant la durée autorisée par la loi et nécessaire aux fins pour lesquelles les Données Personnelles sont traitées. La durée de stockage de certaines Données Personnelles dépend de la nature des Données Personnelles et de la finalité pour laquelle les Données Personnelles seront utilisées. Cela signifie que la durée de stockage de vos Données Personnelles dépend de la finalité. Dans la plupart des cas, les dispositions suivantes s'appliquent : lorsqu'un prospect n'a pas interagi avec Planon au cours de l'année écoulée (pas de visite de nos Sites Web, pas d'ouverture d'e-mails, pas de visite d'événements), les données sont supprimées après un an d'inactivité.

Cookies

Les « cookies » sont des fichiers qui stockent certaines informations sur votre ordinateur. Lorsque vous visitez notre Site Web, il est possible que Nous déposions sur votre ordinateur un cookie qui conserve certaines informations afin que Nous puissions reconnaître automatiquement votre ordinateur lors de votre prochaine visite sur le Site Web.

Pourquoi Planon dépose-t-il des cookies ?
Les cookies Nous permettent d'adapter le Site Web à vos intérêts et de personnaliser les informations présentées en fonction de vos préférences de navigation, par exemple en se souvenant de votre identité pour :
• fournir une assistance produit ;
• personnaliser des pages ;
• enregistrer votre mot de passe afin que vous ne deviez pas le saisir à chaque visite.

Que faire si je ne veux pas que Planon dépose des cookies ?
Si vous ne souhaitez pas que Nous déposions des cookies sur votre ordinateur, vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur de manière à ce qu'il rejette les cookies ou vous avertisse lorsqu'un site Web tente de placer un cookie. Le rejet des cookies peut affecter votre capacité à utiliser le Site Web. Dans ce cas, un cookie anonyme sans aucune information personnelle sera déposé sur votre ordinateur et la demande d'autorisation vous sera présentée chaque fois que vous accéderez au Site Web.

Qu'en est-il des cookies des réseaux sociaux ?
Si vous choisissez de partager du contenu via les boutons de partage de Facebook, LinkedIn ou Twitter, vous acceptez les politiques de confidentialité de chacun de ces sites. Les actions de partage social ne sont pas couvertes par les termes de la présente Politique de confidentialité. Pour en savoir plus sur les cookies, consultez la politique en matière de cookies disponible sur notre Site Web.

Conformité à la législation de l'UE

Les pratiques de Planon en matière de confidentialité et de protection des données sont conçues et exécutées conformément au Règlement de l'Union Européenne (UE) 2016/679 (RGPD) et à la Directive 2009/136/CE. De même, notre pratique de sécurité des données est conforme, entre autres, à la Loi Fédérale sur la Protection des Données (Bundesdatenschutzgesetz, BDSG) en Allemagne et à la Loi sur la Protection des Données de 2018 (Data Protection Act 2018) au Royaume-Uni.

Données non personnelles

En plus des Données Personnelles, Planon peut réaliser un suivi automatique d'informations générales telles que le navigateur Internet et le système d'exploitation utilisé, le nom de domaine du site Web duquel vous provenez, le nombre de visites, la durée d'utilisation moyenne et les pages consultées. Ces informations ne permettent pas de déterminer votre identité. Nous n'utilisons ces informations que pour analyser des modèles de trafic agrégés sur l'ensemble du Site Web afin d'améliorer continuellement la qualité de notre contenu, la convivialité, l'efficacité, etc.

Liens vers des sites tiers

Cette Politique de confidentialité ne concerne que les activités de ce Site Web. D'autres sites (y compris ceux auxquels Nous renvoyons depuis notre Site Web et des sites ou services tiers que Nous co-brandons) peuvent appliquer leurs propres politiques, que Nous ne contrôlons pas et qui ne sont donc pas visées par la présente Politique de confidentialité.

Contact

Nous répondrons à toute demande d'informations relatives à l'accès, la modification, l'ajout ou la suppression de Données Personnelles. Si vous avez des questions ou commentaires concernant nos consignes en matière de protection des données et de sécurité, veuillez Nous contacter. Si vous avez des commentaires sur ce Site Web, veuillez Nous envoyer un e-mail à l’adresse privacy@planonsoftware.com ou appeler le +31 24 64 13 135.

Plaintes à l'autorité chargée de veiller à la protection de la vie privée

Si vous avez une plainte à formuler concernant le traitement de vos données personnelles par Planon, Nous essaierons de résoudre le problème avec vous. Si les résultats escomptés ne sont pas obtenus, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité du pays concerné chargée de veiller à la protection de la vie privée.

Pays spécifiques

Allemagne

Planon GmbH et Planon CAFM GmbH ont désigné un responsable de la protection des données (Data Protection Officer, DPO). Pour toute demande de renseignements ou une réclamation, vous pouvez contacter le DPO :
Boris Nowotny
datenschutz@planonsoftware.com
+49 69 244503991

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