Vad är ett CMMS?
Ett CMMS eller datoriserat underhållshanteringssystem hjälper organisationer att spåra, schemalägga och centralisera sina underhållsaktiviteter. Företag använder ett CMMS för att maximera sin utrustnings drifttid och undvika kostsamma avbrott och haverier.
Kärnan i ett CMMS är en robust databas som organiserar information om viktiga tillgångar, inklusive utrustning, material och resurser. CMMS-lösningar tillhandahåller en centraliserad plattform där underhållschefer, tekniker och andra intressenter kan planera, utföra och övervaka underhållsuppgifter. CMMS stöder olika typer av underhållsarbete, t.ex. reaktivt, planerat förebyggande och prediktivt underhåll.
Vilka är de viktigaste funktionerna i ett CMMS
På grund av den komplexa lagstiftningen kring underhåll krävs att allt underhållsarbete planeras, övervakas och dokumenteras noggrant. Datoriserade underhållshanteringssystem (CMMS) ger underhållsplanerare, ingenjörer och arbetsledare de verktyg och den teknik som behövs för att säkerställa att arbetet utförs effektivt och i enlighet med gällande regler. Nedan följer några av de viktigaste funktionerna i ett CMMS:
Nedan följer några av de viktigaste funktionerna i ett CMMS
- Arbetsorderhantering
- Material- och lagerhantering
- Verktyg för scenarioplanering och grafiska planeringstavlor
- Resursplanering och -expediering
- Arbetsflöden för hälsa och säkerhet
- Mobil tillgång till information var som helst
- Övervakning i realtid
Arbetsorderhantering
Allt genererat underhållsarbete och alla jobbärenden bör lagras i en central arbetsorderdatabas. Detta gör det möjligt för användare att enkelt söka efter pågående, planerat eller avslutat underhållsarbete efter relevanta sökkriterier som byggnad, tillgång, ingenjör med mera. För varje enskild arbetsorder registreras uppgifter som statusuppdateringar, tidsåtgång, använt material, dokumentation, uppföljningsåtgärder, planerad budget och faktiska kostnader, vilka sedan finns tillgängliga för rapportering.
CMMS-programvaran gör det möjligt för ingenjörer att enkelt komma åt sitt individuella arbete, uppdatera eller stänga arbetsärenden eller fråga efter relevant tillgångsinformation eller underhållsprocedurer och checklistor.
Material- och lagerhantering
CMMS-system övervakar inventering, distribution och påfyllning av utrustning och material på alla anläggningar. De underlättar leverantörshantering, spårar lagerkostnader och automatiserar påfyllning av material.
Verktyg för scenarioplanering och grafiska planeringstavlorcontent
CMMS-system innehåller verktyg för scenarioplanering och grafiska planeringstavlor. Dessa hjälper till att visualisera kommande arbete och optimera underhållsplaneringen i CMMS. Med dra och släpp-funktionerna kan du flytta arbete, skjuta upp aktiviteter, slå samman underhållsjobb eller dela upp dem. Påverkan på arbetsbelastning och budgetar räknas om och visualiseras omedelbart.
Resursplanering och -expediering
CMMS-programvara tilldelar underhållsteam eller tekniker uppgifter baserat på deras tillgänglighet, arbetsbelastning, färdigheter och certifieringar. När arbetet har planerats och fördelats stöder CMMS automatisk distribuering till de berörda ingenjörerna med hjälp av arbetsflödesverktyg, automatiskt skapande av jobbärenden och mobila lösningar. Detta ökar effektiviteten i planerings- och leveransteamen för att säkerställa att rätt personer gör rätt saker när det behövs.
Arbetsflöden för hälsa och säkerhet
Underhåll är viktigt för att upprätthålla säkerhet och tillförlitlighet vad gäller utrustning, byggnader och arbetsmiljö. Otillräckligt underhåll kan leda till farliga situationer, olyckor och hälsorelaterade problem. Underhåll kan vara en högriskaktivitet som måste utföras på ett säkert sätt och med lämpligt skydd för underhållspersonalen.
Programvara för underhållshantering innehåller dokumentation för hälsa och säkerhet, checklistor och arbetsflöden i syfte att följa regler och bästa praxis som säkerställer att underhållsteamen följer godkända processer. Detta säkerställer både en hälsosam arbetsmiljö och att underhållsarbetet utförs på ett säkert sätt.
Ett genuint mobilt CMMS och tillhörande underhållsappar är utformade för att stödja mobila enheter som smarta telefoner och surfplattor. Det gör det möjligt för underhållspersonal att komma åt och uppdatera utrustnings- och underhållsdata direkt på plats. Tillgång till realtidsinformation via CMMS-programmet säkerställer att underhållsteamen anländer i tid, väl informerade och förberedda för det arbete som ska utföras.
Med mobil tillgång kan underhållsteamen hantera arbetsordrar och materialbeställningar, visa utrustningens prestandahistorik och följa checklistor för arbetsflöden för att säkerställa att allt arbete slutförs enligt förväntningarna
Titta på videon för att lära dig mer om fördelarna och funktionerna i Planon Mobile Field Services.
Övervakning i realtid
Genom att länka CMMS-data med Business Intelligence-drivna instrumentpaneler kan användare övervaka och utvärdera prestandan för interna tekniker och tjänsteleverantörer, vilket säkerställer att de uppfyller avtalade servicenivåavtal, krav på tillgångstillgänglighet och servicekvalitetsstandarder. Med CMMS-instrumentpaneler har underhållsplanerare omedelbar insikt i verksamheten samt potentiella risker och avvikelser i arbetsutförandet tack vare:
- kostnadsöversikter som kan segmenteras efter fastighet, tillgång, leverantör, order eller status
- översikter över underhållsprestanda som är segmenterade enligt servicenivåavtal och beställningskriterier
- tillgångsöversikter som är segmenterade efter typ av tillgång, fastighet, risknivå, antal fel och återstående garantitid
- lageröversikter för att förstå vad som är restnoterat, vad som finns tillgängligt och var det lagras
- översikter över incidenttyper för att få insikt i frekvensen för insiktsförekomster och möjligheter till processförbättringsaktiviteter.
Om du vill veta mer kan du boka en personlig Planon CMMS-demonstration eller titta på den här 20 minuter långa demovideon om CMMS.
Vilka är fördelarna med att använda CMMS-system?
CMMS-programvara gör det möjligt för anläggnings- och underhållsteam att leverera den strategi för underhållshantering som är rätt för deras organisation. Lösningar konfigureras ofta efter organisationens behov och ger fördelar för allt mellan digitalisering av arbetsflöden till förbättrad riskhantering och dataanalys. Här är några av de viktigaste fördelarna med moderna CMMS-lösningar som användarna kan dra nytta av:
Förbättrad effektivitet tack vare central datalagring
Allting kan lagras i en central arbetsorderdatabas. Detta gör det möjligt för användare att enkelt söka efter ärenden för öppet, planerat eller avslutat underhållsarbete efter relevanta sökkriterier som byggnad, tillgång, ingenjör med mera. För varje enskild arbetsorder registreras uppgifter som statusuppdateringar, tidsåtgång, använt material, dokumentation, uppföljningsåtgärder, planerad budget och faktiska kostnader, vilka sedan finns tillgängliga för budgetrapportering.
Med centralt lagrade jobbärenden minskar det administrativa arbete som krävs för att samla in faktureringsinformation, vilket minskar förseningar och ger bättre kontanthantering.
Med CMMS-mobilappar kan ingenjörer enkelt komma åt sina uppgifter, uppdatera eller stänga jobbärenden, dokumentera relevant tillgångsinformation eller följa checklistor och registrera relevanta jobbdata, t.ex. material som har använts eller tidsåtgången för ett visst jobbärende. Ett genuint mobilt CMMS kan användas offline så att tekniker kan komma åt information när de inte är anslutna till ett mobilt nätverk eller wifi.
Mobilapparna bidrar till bättre arbetsflöden och ökar tillgången till information, vilket ger högre effektivitet och hjälper teknikerna att tillämpa rätt lösning vid första försöket.
Tillfredsställelsen att kunna mäta det som är viktigt
CMMS-programvara erbjuder ett brett utbud av instrumentpaneler för underhåll och möjligheten att konfigurera nyckeltal (KPI:er) för att analysera effektiviteten i underhållsprogram och investeringar. Detta säkerställer att underhållsteamen kan anpassa verksamheten efter strategiska fastighetsmål såsom mål för minskad energiförbrukning och koldioxidutsläpp. Denna anpassning gör att anläggnings- och underhållsteamen kan visa värdet av sina aktiviteter för organisationen på ett bättre sätt.
Med instrumentpaneler för underhåll säkerställer du att dina team uppfyller sina KPI:er, håller sig till budgeten och får jobbet gjort.
Större kostnadsbesparingar tack vare proaktiva underhållsaktiviteter
I och med dess oplanerade karaktär är reaktivt underhåll kostsamt, och det blir ofta nödvändigt på grund av oväntade tillgångsfel. Tidsbaserat underhåll, som planeras kring garantier och efterlevnadskrav, minskar underhållskostnaderna avsevärt, men 40 % av dessa aktiviteter utförs antingen för tidigt eller för sent. Ett CMMS gör det möjligt för underhållsteam att använda faktiska tillgångsförhållanden och prestandadata för att schemalägga uppgifter när de behövs – i rätt tid för att förhindra tillgångsfel.
Jämförelser med CMMS
CMMS-lösningar är koncentrerade kring underhållsuppgifter som schemaläggning, arbetsorderhantering och spårning av underhållsutrustningslager. Så här står de sig i jämförelse med andra typer av system:
CMMS jämfört med EAM
I tillgångstunga branscher som allmännyttiga företag, tillverkning, fordon, bygg och fastigheter utgör fysiska tillgångar en betydande del av organisationernas kapital och investeringar. Det är därför dessa kritiska, tillgångstunga branscher vanligtvis använder EAM-programvara (Enterprise Asset Management). EAM-lösningar används för att hantera drifts- och inköpskostnader, samt för att spåra tillgångsvärdering och -prestanda. Dessutom måste hantering och underhåll av tillgångar följa stränga arbets-, miljö- och säkerhetsföreskrifter. EAM-lösningar stöder dessa mål under tillgångarnas hela livscykel, från hantering av inköp och installation av utrustning till avyttring.
I de flesta fall står driften av tillgångarna (inklusive energiförbrukning) och det tekniska underhållet för över 80 % av kostnaderna under tillgångens livscykel. Ett CMMS används för att minska kostnaderna för tekniskt underhåll, t.ex. oplanerade driftstopp och dyra reaktiva underhållsuppgifter, samtidigt som arbetsplatsens och medarbetarnas hälsa och säkerhet, samt tillgångarnas livslängd, ökar.
CMMS jämfört med ERP
En ERP-lösning (Enterprise Resource Planning) integrerar primära affärsfunktioner som ekonomi, personal, inköp och leveranskedjor och stöder dataflödet mellan olika avdelningar. ERP-system täcker dock vanligtvis inte de omfattande underhållsaktiviteter som krävs för anläggningar och tillgångar. För detta ändamål är ett CMMS (datoriserat underhållshanteringssystem) avgörande, eftersom det är specialiserat på att hantera underhållsuppgifter och arbetsflöden.
Genom att integrera ett ERP-system, som SAP:s ERP, med en fastighetslösning som inkluderar funktioner för underhållshantering kan fastighetsverksamheten effektiviseras avsevärt. Genom att kombinera dessa system kan du automatisera tvärfunktionella arbetsflödesprocesser, förbättra uppgifternas exakthet och få omfattande insikter i din fastighetsportfölj. Den här integreringen möjliggör smidig hantering av ekonomi, underhåll och utrymmesanvändning, vilket ger en helhetsbild som driver bättre beslutsfattande och hög operativ kvalitet.
Trender inom CMMS- och AI-integrering
Integreringen av AI med CMMS är drivkraften bakom flera viktiga trender:
- Prediktivt underhåll använder ML för att förutsäga utrustningsfel, vilket i sin tur minskar driftstopp och kostnader för akut underhåll och förlänger utrustningens livslängd.
- Automatiserade arbetsflöden effektiviserar rutinuppgifter som ombeställning av lager, vilket ökar effektiviteten och frigör personalresurser.
- Preskriptivt underhåll integrerar generativ AI i lösningar för att tillhandahålla datadrivna föreslagna åtgärder baserat på analys av underhållsdata i syfte att motverka effektivitetsbrister.
- Strategisk kapitalförvaltning förstärkt med AI gör det möjligt att spåra och optimera komplexa tillgångsekosystem på ett bättre sätt, vilket förbättrar den övergripande tillgångsprestandan, livscykelhanteringen och anpassningen till fastighetsmål.
Komma igång med CMMS
Om du är redo att framtidssäkra din verksamhet med CMMS-programvara kan du läsa vårt White Paper för att lära dig hur ett CMMS kan hjälpa dig att fatta välgrundade, snabba och hållbara beslut. Om du vill ha vägledning om hur du får grunderna på plats kan du boka en personlig demo med Planon.
Med en helhetsbild kan du undvika onödigt underhåll och minska de tillhörande kostnaderna. När du kombinerar din CMMS-funktionalitet i ett Integrated Workplace Management System (IWMS) kan du integrera din underhållsstrategi i din fastighetsstrategi, dina initiativ för utrymmesutnyttjande, användarbeteendeanalyser och hållbarhetsmål.
Läs fallstudien
