Analytiska rapporter
Kontorsbyggnader förändras snabbare och mer dramatiskt än någonsin. För att hålla medarbetarna engagerade måste kontorsutrymmena göra mer för att uppfylla kraven från sina primära användare. I den här bloggserien kommer vi att granska tre nya utvecklingar som driver innovativa lösningar inom fastighets- och arbetsplatshantering. Det första blogginlägget kommer att titta närmre på hur covid-19-pandemin påverkat kontor under 2021, och kontorets framtida roll.
Kontoret som klubbhus och mötesplats
Efter covid-19-pandemin verkar det som om den nya normen kommer att bli en flexibel kombination av arbete hemifrån och arbete på kontoret. En nyligen genomförd studie visar att 79 % av chefer på hög nivå planerar att låta sina medarbetare dela upp sin tid mellan kontoret och distansarbete – om deras jobb tillåter det (WeWork och Workplace Intelligence, 2021).
Även om det senaste året har visat att många medarbetare kan arbeta var som helst, verkar de flesta ha ett behov av att fysiskt gå till kontoret då och då – men sällan av samma skäl som före covid-19-pandemin. Kontoret måste ha ett mycket mer övertygande ändamål än tidigare. Det måste vara ett nav för samarbete och social interaktion som inte kan åstadkommas virtuellt. Om din kontorsplats inte erbjuder något "extra" kommer dina medarbetare att föredra att arbeta hemifrån. Om du vill locka dina medarbetare tillbaka till kontoret regelbundet måste du skapa en trevlig, inspirerande och optimal arbetsmiljö som uppfyller de behov som ett hemmakontor inte kan. Det handlar om samarbete, anslutning och socialisering - Kontoret som klubbhus.
Gym, restaurang eller strandbar
Många arbetsgivare försöker uppmuntra medarbetarna att återvända till kontoret – åtminstone på deltid. De förstår att de viktigaste samtalen ofta inte äger rum under officiella, planerade möten. De sker vid kaffemaskinen, på företagets gym eller i baren. Att arbeta hemifrån innebär vanligtvis bara planerade samtal. Det kan också vara svårt att främja kreativitet och innovation i videosamtal online. Dessa saker har en större sannolikhet att uppstå tack vare informella möten mellan medarbetare som tycker om den sociala interaktionen.
Mäta verklig kontorsanvändning
Att medarbetarna kanske inte kommer till kontoret för att utföra uppgifter som de kan ta hand om hemma innebär en betydande förändring på kontoret. Användningen av arbetsplatser och mötesrum minskar. Många organisationer kommer därför att äga eller leasa fastigheter med oanvända utrymmen. Detta ställer frågan: Hur mycket utrymme behövs egentligen? Att dagligen matcha arbetsplats- och mötesrumstillgång och -efterfrågan kommer att bli avgörande, men samtidigt utmanande. Det krävs både tidigare och aktuella data för att visa hur och när kontorsytor är upptagna, och kraftfulla analyser för att identifiera och förutsäga trender.
Att installera beläggningssensorer är ett enkelt sätt att få svar på detta. Genom att fästa en sensor under varje skrivbord eller använda personräknare i öppna utrymmen kan du mäta hur många och vilken typ av arbetsplatser som används och hur länge.
Möjliga kostnadsbesparingar
Dessa data är oerhört värdefulla för hantering och planering, men också för att övertyga avdelningschefer – som enligt min erfarenhet alltid överskattar sina utrymmeskrav. Det är enklare att minska antalet arbetsplatser eller flytta till en flexibel skrivbordsmodell om det stöds av fakta.
Om en genomsnittlig arbetsplats i Europa kostar 100 000 kr per år kan du föreställa dig hur många företag som kan spara miljoner genom att minska användningen av byggnader eller delar av byggnader. Det skulle spara mycket pengar – pengar som kan användas för att uppgradera byggnader till den nivå som krävs för att göra det attraktivt för medarbetarna att återvända till kontoret.
2000-talets kontor
Förändra dina arbetsplatser till framtidens kontor. Inspirerande utrymmen med massor av ljus, växter och färger, med tillräckligt utrymme för att träffas och interagera. Hållbara fastigheter – som vi kommer att prata mer om i ett annat blogginlägg – har många anslutna sensorer för att säkerställa ett optimalt arbetsklimat. Ett sådant kontor behöver inte vara dyrt. Planons nya ”biofiliska” tropiska växthus i stål och glas är billigare än ett vitt betongalternativ.
Covid-19-pandemin har påskyndat utvecklingen av framtidens arbetsplats. Genom att mäta den faktiska användningen kan du ändra storleken på arbetsplatsen efter dina beläggningsbehov och göra din arbetsplats till en inspirerande, trevlig och produktiv miljö att vara i.
