Werkplekbeheer

Verhoogde productiviteit en kostenefficiëntie

Naast een verhoogde productiviteit, draagt werkplekbeheer bij aan kostenefficiëntie en kostenreductie. Ruimtes en werkplekken lijken bijvoorbeeld optimaal benut te worden, maar de praktijk wijst uit dat de bezetting gemiddeld 50% tot 60% bedraagt. Kostbare faciliteiten, zoals vergaderzalen, het wagenpark of speciale apparatuur, hebben vaak een lage bezettingsgraad. Het optimaliseren van werkplek- en ruimtebezetting wordt in veel gevallen geïnitieerd door de introductie van nieuwe werkplekconcepten.

Innovatieve organisaties streven ernaar de samenwerking en productiviteit in hun kernactiviteit te bevorderen met activiteitgerichte werkplekconcepten en diensten. Daardoor kunnen medewerkers zelf kiezen waar, wanneer, hoe en met wie ze werken, volledig afgestemd op hun activiteiten en veranderende behoeften.

Infographics

Uw werkomgeving voorbereiden op het nieuwe normaal

Download deze infographic voor een uitgebreide checklist voor het opstellen van een plan voor de terugkeer naar de werkvloer.

Ontdek meer

Brochures

Planon Space & Workplace Services Management

De Planon Space & Workplace Services Management-oplossing biedt uw organisatie inzicht in de benutting en bezetting van ruimtes en werkplekken. Hierdoor bent u in staat enerzijds het gebruik te optimaliseren en anderzijds het aanbod van huisvesting beter af te stemmen op de veranderende vraag uit uw organisatie.

Lees meer

Brochures

Planon Workplace Insights

Planon Workplace Insights maakt verbinding met slimme werkpleksensoren, waardoor u bruikbare inzichten krijgt via intuïtieve dashboards.

Lees meer

Drie niveaus van werkplekoptimalisatie

Een Integrated Workplace Managment System (IWMS) ondersteunt organisaties bij hun zoektocht naar werkplekoptimalisatie op drie niveaus:

1. Werkplekbeheer op strategisch niveau

Op strategisch niveau zorgt werkplekbeheer voor de afstemming van het aanbod op de bedrijfs- en werkplekstrategie en de daaruit voortvloeiende behoefte, zowel kwalitatief als kwantitatief. Of het nu gaat om groei, fusies, nieuwe markten, culturele en demografische aspecten of personeelsbeleid, het heeft allemaal invloed op het aantal en het type benodigde werkplekken. Zo omvat de werkplekstrategie bijvoorbeeld de introductie van flexibele werkplekconcepten, nieuwe samenwerkingsconcepten of het thuiswerkbeleid. Dit heeft grote impact op de toekomstige behoeften aan vastgoed, ruimte, faciliteiten, diensten en processen.

Naast gestructureerde portfolio- en ruimtegegevens biedt een IWMS waardevolle bezettings- en benuttingsinformatie als input voor strategische besluitvorming. Strategische werkplekplanning stelt u in staat om toekomstige behoeften te analyseren en scenario’s te creëren op basis van verschillende werkplekconcepten. Dit leidt tot een optimale aansluiting van uw werkplekstrategie op de organisatiedoelen.

2. Werkplekbeheer op tactisch niveau

Op tactisch niveau is het doel van werkplekbeheer de gekozen strategie succesvol te implementeren, bezettingsgraden te monitoren en het werkplekconcept waar nodig te verbeteren. Dit proces omvat alle projecten en activiteiten die leiden tot ruimte- en werkplekoptimalisatie, inclusief de coördinatie van alle veranderprocessen.

67% van de kenniswerkers stelt dat het een niet voor hen geoptimaliseerde werkplek mede reden was om hun vorige werkgever te verlaten

Een IWMS ondersteunt tactisch werkplekbeheer door een breed aanbod van gebruiks-, bezettings- en kostenanalyses en -oplossingen om noodzakelijke veranderingen te plannen en te beheren. In de meeste gevallen kunnen Computer Aided Design (CAD)-systemen geïntegreerd worden met een IWMS om actueel en toekomstig werkplek- en ruimtegebruik te visualiseren. Daarnaast bevat het oplossingen voor projectmanagement, verhuizingen, scenarioplanning en het doorberekenen van kosten.

3. Operationele werkzaamheden werkplekbeheer

Belangrijke voorwaarden voor succesvol werkplekbeheer zijn ‘operational excellence’ en flexibiliteit. Bedenk wat er gebeurt als mensen een kantoor binnenkomen en geen bureau kunnen vinden dat beschikbaar is, geen ruimte waar ze kunnen samenwerken met hun collega’s of wanneer een gereserveerde vergaderzaal al bezet wordt door iemand anders. De toegevoegde waarde van operationeel werkplekbeheer is het voorkomen van chaos bij dagelijkse werkzaamheden en het faciliteren van medewerkers met slimme oplossingen voor het vinden, reserveren en boeken van de faciliteiten die ze nodig hebben. Werkplekbeheer software (workplace management software) kan daarbij helpen.

Een IWMS maakt het vooraf reserveren van vergaderzalen en specifieke werkplekken mogelijk en vaak is het direct in gebruik nemen van een beschikbare werkplek zelfs een optie. Deze gebruiksinformatie, gecombineerd met sensortechnologie, leidt tot een combinatie die mensen in staat stelt om snel een geschikte, beschikbare werkplek te vinden. Tegelijkertijd biedt dit werkplekbeheerders of facility managers de instrumenten om leegstand van gebouwen te reduceren en diensten optimaal af te stemmen op de daadwerkelijke bezetting van een gebouw.

In een gebouw krijgen mensen via informatieschermen meteen inzicht in de beschikbare werkplekken per verdieping. Daarbij kan een kiosk of plattegrond actuele informatie tonen over de status van werkplekken: ‘bezet’, ‘gereserveerd’ of ‘beschikbaar’. Werkplekgebruikers kunnen met een app eenvoudig de beschikbaarheid van een werkplek zien of deze meteen in gebruik nemen via een QR-code op het bureau. Dit laatste kan zelfs nog eenvoudiger worden geregeld via RFID-tags op basis van standaard Near Field Communication.

Waarom medewerkersbetrokkenheid belangrijk is

De mate van medewerkersbetrokkenheid is een belangrijk aspect. Het maakt namelijk duidelijk hoe goed medewerkers zich inzetten voor de doelen en waarden van hun organisatie. Een stijging van de betrokkenheid leidt tot een hogere productiviteit, meer innovatie en het behoud van medewerkers.

Werkplek- en Facility Managers kunnen een aanzienlijke invloed hebben op de mate van betrokkenheid van medewerkers. Dit begint bij de erkenning dat medewerkers en andere gebruikers van gebouwen de kern vormen van een succesvolle werkplekstrategie.

Medewerkers moeten de faciliteiten en diensten binnen de werkomgeving eenvoudig kunnen verkennen en gebruiken. Slimme bedrijven bieden hun medewerkers deze mogelijkheden via een handige smartphone-app.

Een app voor op de werkplek zou zich moeten aanpassen aan de persoonlijke voorkeuren van iedere medewerker om zijn of haar dag op kantoor zo aangenaam mogelijk te maken.

14-day trial Planon Workplace App

Klantcases

Technische Universiteit Eindhoven

Edwin Spanjaards, Hoofd Bedrijfsbureau: “De Planon-software biedt functionaliteit en technologie die verschillende typen interactie mogelijk maken voor verschillende gebruikers.”

Lees meer

Klantcases

Bayer Real Estate

Michael Müller, Managing Director: “Planon-oplossingen voldoen aan al onze uitgebreide eisen, ook specifieke behoeften werden gemakkelijk geconfigureerd, inclusief de interfaces met SAP.”

Lees meer

Nieuws

Radboud Universiteit krijgt inzicht in beschikbaarheid van studentenwerkplekken

De Radboud Universiteit biedt haar studenten de mogelijkheid om eenvoudig online, via apps en kiosk-zuilen een werkplek op de universiteit te reserveren. 

Lees meer