Vad är planerat förebyggande underhåll (PPM)?
PPM står för ”Planned Preventive Maintenance” men kan även kallas ”Planned Preventative Maintenance”. Det innefattar proaktivt underhåll av utrustning och tillgångar genom schemalagda inspektioner och underhållsuppgifter, och är avgörande för att säkerställa tillgångarnas livslängd och effektivitet och samtidigt minimera driftstopp, säkerhetsproblem och produktionsstopp.
PPM är rätt typ av underhåll för aktiviteter som du redan vet behöver utföras, så att du kan planera dem i förväg in en underhålls- eller aktivitetsplanerare. Du kan sedan tilldela dessa aktiviteter till specifika tekniker eller team via en resursplanerare för att minska reaktivt underhåll, driftstopp och underhållskostnader och samtidigt förlänga tillgångarnas livslängd.
PPM är en underhållsstrategi som används av alla organisationer som ansvarar för att utföra underhåll. Detta gäller fastighetsägare, stora leasingtagare och outsourcade tjänsteleverantörer.
Typer av planerat förebyggande underhåll
Det finns olika typer av planerat förebyggande underhåll, och varje typ är skräddarsydd för specifika behov, tillgångstyper och operativa mål:
- Tidsbaserat underhåll för en tillgång utgår från ett bibliotek av underhållsaktiviteter med fördefinierade intervaller. Dessa intervall kan baseras på garantivillkor, leverantörsanvisningar, lagkrav eller praktisk erfarenhet.
Ett exempel är en tidsbaserad underhållsplan som omfattar årliga inspektioner av luftkonditionering, filterrengöring vart tredje år och filterbyte vart sjätte år. Nackdelen är att tidsbaserat underhåll i vissa fall kan leda till förseningar, mer reaktivt arbete eller onödiga serviceinsatser om tillgångens faktiska tillstånd inte övervakas.
- Användningsbaserat underhåll skiftar fokus från fasta tidsintervall till hur tillgången faktiskt används. I stället för att schemalägga uppgifter efter tid planeras underhållet utifrån faktorer som drifttimmar, körsträcka, antal cykler eller produktionsvolym. Denna metod säkerställer att service utförs när utrustningen verkligen behöver det, baserat på faktisk belastning och användningsmönster.
- Tillståndsbaserat underhåll är en avancerad metod som använder analys och historiska data för att förutse potentiella fel innan de inträffar. Tillståndsövervakning kan utföras med flera olika tekniker och innebär att tillgångar kan rapportera sitt aktuella status i realtid till ditt underhållssystem (IWMS, CAFM, CMMS, CPIP). Där används tröskelvärden och fördefinierade parametrar för att prognostisera vilken typ av underhåll som behövs och när det bör utföras. Denna kontinuerliga övervakning möjliggör just-in-time-underhåll som minimerar kostnader, förebygger anläggningsfel och reducerar behovet av reaktivt underhåll. Ett typiskt exempel är att en värmeanläggning har ett förinställt temperaturtröskelvärde: när temperaturen överskrider nivån genereras automatiskt en förebyggande underhållsaktivitet för att undvika haveri. På samma sätt kan nästa service schemaläggas automatiskt när driftstimmarna passerar ett visst värde.
- Förebyggande underhåll skiljer sig tydligt från tillståndsbaserat underhåll. I stället för att enbart reagera på aktuella förhållanden använder denna metod avancerad analys och maskininlärning för att förutsäga när ett framtida fel sannolikt kommer att inträffa, eller för att uppskatta den återstående livslängden hos en tillgång baserat på dess prestandadata. Till skillnad från tillståndsbaserat underhåll, som utlöser åtgärder när tröskelvärden överskrids, schemaläggs vid prediktivt underhåll aktiviteter utifrån prognoser av framtida prestanda.Ett exempel är en värmeanläggning som fortfarande ligger inom sina normala tröskelvärden. Om analysen visar att vissa driftförhållanden fortsätter oförändrat kan systemet förutse när tröskeln kommer att överskridas och planera en underhållsåtgärd innan problemet uppstår.
- Föreskrivande underhåll bygger vidare på metoden för förebyggande underhåll genom att inte bara förutsäga potentiella fel utan även rekommendera specifika åtgärder för att optimera tillgångarnas prestanda och minska riskerna. Det drar nytta av IoT, dataanalys och maskininlärning för att analysera olika driftsscenarier och föreslå de mest effektiva lösningarna. Genom att simulera olika resultat kan föreskrivande underhåll ge team möjlighet att fatta datadrivna beslut, justera driftsförhållanden och implementera proaktiva åtgärder som hjälper till att förhindra fel innan de inträffar, vilket i slutändan minskar driftstopp och förlänger tillgångarnas livslängd.
Hur kommer man igång med ett program för planerat förebyggande underhåll?
Planerat förebyggande underhåll är mer komplext att samordna än reaktivt underhåll, eftersom underhållsscheman måste fastställas i förväg och aktiviteter behöver planeras och utföras i rätt tid. Tillståndsbaserat underhåll är ännu mer avancerat och kräver både en genomtänkt övervakningsstrategi och realtidsintegration med berörda tillgångar.
I båda fallen är en mjukvarulösning för underhållshantering – såsom ett IWMS-, CAFM- eller CMMS-system – i praktiken oumbärlig. När underhåll planeras och spåras med papper eller kalkylblad blir det omöjligt att modellera olika underhållsscenarier, planera insatser och budgetar effektivt eller ha kontroll över kostnaderna för genomförda åtgärder.
Fördelar med PPM-system
Fördelarna med planerat underhåll omfattar flera centrala områden inom byggnadsdrift och leder till ökad effektivitet, lägre kostnader och bättre regelefterlevnad. Nedan följer några av de viktigaste fördelarna med att införa ett program för planerat underhåll:
Färre driftstopp
Proaktivt underhåll minimerar oplanerade driftstopp genom att identifiera och åtgärda potentiella problem innan de utvecklas till allvarliga störningar. Förebyggande underhåll kan enligt (US Department of Energy). minska driftstopp med 35–45 % och haverier med 70–75 %. Genom att planera underhåll i förväg kan utrustning stängas av utanför produktionstid, vilket minimerar påverkan på verksamheten. Samtidigt kan alla nödvändiga delar, förnödenheter och personal förberedas i förväg, vilket kortar tiden för själva utförandet.
Förlängd livslängd för tillgångar
Regelbundna inspektioner och service bidrar till att förlänga livslängden på utrustning och tillgångar. Detta maximerar avkastningen på investeringen och undviker för tidiga byten. Varje tia i uppskjutna underhållsutgifter kan leda till en fyrdubbel ökning av framtida kostnader (Pacific Partners Consulting Group), vilket gör ett proaktivt tillvägagångssätt avgörande för långsiktiga besparingar.
Kostnadsbesparingar
Planerat underhåll minskar avsevärt de kostnader som är förknippade med underhållsaktiviteter jämfört med oplanerat underhåll, som förlorad produktion, störningar i verksamheten på grund av driftstopp, högre kostnader för delar och tid som går förlorad på reaktiva åtgärder. Marknadsstatistik visar att oplanerat underhåll vanligtvis kostar tre till fem gånger mer än planerat underhåll.
Förbättrad övervakning och mobil åtkomst
Moderna system för planerat underhåll erbjuder realtidsövervakning och mobil åtkomst, vilket gör det möjligt för teamen att hålla sig uppdaterade och agera snabbt vid behov. Enligt FacilitiesNet har mobil teknik förbättrat svarstiden och spårningen av arbetsorder för 73 % av tjänsteleverantörerna, medan 62 % rapporterar minskad dubbelarbete i arbetsflödet (Facilitiesnet). Dessa framsteg bidrar till snabbare utförande, bättre samarbete och ökad effektivitet.
Förbättrat beslutsfattande
Integrerade underhållssystem, t.ex. de som är anslutna till ERP-system eller plattformar för byggnadsautomatisering, erbjuder ett enhetligt tillvägagångssätt för att hantera tillgångar, lager och driftstrender. Detta säkerställer tillgång på reservdelar, optimerar resursanvändningen och ger värdefulla insikter för att anpassa underhållet till bredare affärsmål. Förutsägande och datadrivna insikter kan hjälpa organisationer att undvika reaktiva kostnader och planera bättre för framtiden.
Förbättrad efterlevnad och säkerhet
Planerat underhåll säkerställer att riktlinjer för hälsa och säkerhet, regelstandarder och miljömål följs. Genom att hålla utrustningen i optimalt skick kan organisationer förbättra säkerheten på arbetsplatsen, minska straffavgifterna och stödja hållbarhetsinitiativ, t.ex. genom att minska utsläppen och uppnå energieffektiv drift.
Trots dess fördelar har vissa typer av planerat förebyggande underhåll (PPM) potentiella nackdelar. Att upprätta en övervakningsstrategi kräver resurser, och regelbunden tidsbaserad service kan leda till högre kostnader för delar och arbete. Det finns också en risk för överunderhåll, där utrustningen servas oftare än nödvändigt, vilket orsakar onödiga kostnader och resursslöseri.
Programvarufunktioner som ingår i PPM-lösningar
Planerat förebyggande underhåll (PPM) stöds av en rad programvarufunktioner som ökar underhållsverksamhetens effektivitet och precision. Några av de viktigaste funktionerna är:
- Verktyg för planering och schemaläggning: Skapa optimerade underhållsscheman för att förhindra haverier.
- Hantering av aktiviteter och arbetsorder: Tilldela och spåra aktiviteter i realtid så att de kan slutföras i tid.
- Övervakning av tillstånd: Övervaka tillgångarnas hälsa med sensorer och analyser för att identifiera problem tidigt.
- Hantering av lager: Se till att reservdelar finn lager och är tillgängliga för att minimera förseningar.
- Mobil åtkomst: Tillåt team att komma åt, uppdatera och hantera underhållsrelaterad information på distans.
- Systemintegrering: Integrera med ERP-, IoT- och EAM-system för sömlös drift.
- Efterlevnadshantering: Se till att säkerhets- och regelstandarder följs.
- Budgethantering: Spåra underhållskostnader och allokera resurser effektivt.
Fallstudie: King's College
Som ett av världens 20 främsta universitet stöder King’s College London (KCL) mer än 26,500 studenter och 6,900 anställda. Upptäck hur KCL förbättrade underhållsprestanda och effektiviserade driften med Planon.
"Lösningen gjorde det möjligt för oss att minska vår underhållseftersläpning med 50 procent inom tre månader och vi kan nu gå från en modell med reaktivt underhåll till en modell med förebyggande underhåll."Elizabeth Harris, BIS Manager på KCL Estates & Facilities
Läs fallstudien
Vem behöver PPM?
Planerat förebyggande underhåll (PPM) är avgörande för organisationer och branscher som är beroende av utrustning och tillgångar för att säkerställa kontinuerlig och problemfri drift. Viktiga sektorer inkluderar fastighetsförvaltning, hälso- och sjukvård, tillverkning, transport och samhällsservice.
Dessa branscher behöver PPM eftersom det hjälper dem att hantera kritiska underhållsutmaningar, såsom oplanerade driftstopp, höga underhållskostnader och efterlevnad av regelverk. Nedan följer exempel på varför PPM är viktigt för respektive sektor och vilka utmaningar det löser:
- Behov av PPM: För att underhålla fastighetssystem och säkerställa en säker och bekväm miljö för hyresgästerna.
- Utmaningar: Anläggningschefer måste hantera ett brett utbud av utrustning, från VVS-system till hissar. Förebyggande underhåll hjälper till att uppfylla regelefterlevnad, t.ex. årliga hissinspektioner, och minimerar störningar i hyresgästernas aktiviteter.
- Behov av PPM: Att garantera att hälso- och sjukvården är tillgänglig och välfungerande.
- Utmaningar: Fel på utrustning kan ha en direkt påverkan patientvård och säkerhet. Regelbundet underhåll säkerställer att hälsoföreskrifter och standarder följs, och det hjälper till att undvika kostsamma nödreparationer och utbyten.
- Behov av PPM: För att säkerställa kontinuerlig produktion och undvika kostsamma driftstopp.
- Utmaningar: Utrustningsfel kan stoppa produktionslinjer och orsaka betydande ekonomiska förluster. Regelbundet underhåll är viktigt för att förhindra oväntade haverier och säkerställa säkerhets- och kvalitetsstandarder.
- Behov av PPM: För att säkerställa oavbruten service och överensstämmelse med lagstadgade standarder.
- Utmaningar: Åldrande infrastruktur och den ständiga efterfrågan på samhällsservice innebär att regelbundet underhåll är direkt avgörande för att förhindra avbrott i servicen och regulatoriska påföljder.
Framtiden för planerat förebyggande underhåll och AI
Smart teknik som IoT (Sakernas internet), AI (Artificiell intelligens) och hyperautomatisering omvandlar planerat förebyggande underhåll genom att utveckla det till målbaserat underhåll . Dessa innovationer gör det lättare för organisationer att flytta bortom fasta scheman och ha en mer flexibel, datadriven metod för underhåll.
Med IoT-sensorer kan underhållsteam övervaka utrustning i realtid, vilket gör det möjligt att planera underhåll utifrån faktiska tillgångsförhållanden och organisationens affärsmål. Detta säkerställer att rätt delar och resurser finns tillgängliga när de behövs. Genom att kombinera IoT med AI kan underhållsscheman optimeras, resurser utnyttjas mer effektivt och oplanerade driftstopp minskas betydligt.
Dessa framsteg kommer inte bara att gynna ägare och innehavare av byggnader, utan de kommer även att förbättra planeringen och leveransen av proaktiva underhållstjänster av outsourcade underhållstjänster och fältserviceteam. Dessutom kan IoT och AI till och med förbättra hantering av maskinparken, minska restiderna, minska utsläppen och förlänga fordonens livslängd – samtidigt som de stöder affärsdrivna hållbarhetsmål.
Genom att integrera dessa tekniker i sina PPM-processer kan organisationer både sänka kostnader, förbättra tillgångarnas prestanda och säkerställa att underhållsarbetet utförs smidigare och mer effektivt.
