Arbetsplatshantering or workplace management innefattar alla strategier, metoder och processer som används för att övervaka och optimera den dagliga verksamheten på en arbetsplats. Effektiv arbetsplatshantering är avgörande för att öka medarbetarnas arbetsmoral, hantera risker, locka till sig topptalanger och följa arbetsplatsbestämmelser.
En engagerad och produktiv arbetsstyrka är varje ledares mål. Många resurser läggs på utbildning, sociala aktiviteter och initiativ för välbefinnande – allt för att förbättra medarbetarnas nöjdhet och prestationer.
Men hur är det med själva arbetsplatsmiljön? Att optimera arbetsplatser för att hjälpa högpresterande medarbetare är en möjlighet som många ännu inte har utnyttjat. Morgondagens toppföretag investerar redan i en ny metod för arbetsplatsplanering för att hantera de utmaningar och möjligheter som hybridarbete innebär.
Vad är arbetsplatshantering?
Arbetsplatshantering är en omfattande strategi som företag använder för att hantera olika delar av en arbetsmiljö, inklusive personal, uppgifter, resurser och anläggningar. Den består av alla processer, tjänster, anläggningar, tillgångar och tekniker som förbättrar arbetsplatsupplevelsen.
Den bästa lösningen för arbetsplatshantering samlar medarbetarnas behov och mönster från hela organisationen.
Moderna plattformar för arbetsplatshantering omfattar mycket mer än traditionella programvaror för anläggningshantering. De förenar kärnprocesser som strategisk planering, dagligt underhåll, säkerhet, catering samt tjänstehantering och säkerställer att varje del av arbetsplatsen förbättrar produktiviteten, samarbetet och i förlängningen affärsvärdet. Genom att konsolidera dessa verksamheter till ett enda system kan organisationer bättre spåra användning, anpassa tjänster till faktiska behov och ge medarbetarna en användarvänlig upplevelse.
Utvecklingen av lösningar för arbetsplatshantering
Under de senaste åren har programvara för arbetsplatshantering huvudsakligen utvecklats på fyra sätt: Det mest uppenbara är att många organisationer har ändrat sin definition av arbetsplats – och därför har deras strategier för arbetsplatshantering behövt utvecklas. De förväntas nu ha en arbetsplatsdesign som kan hantera hybridarbete, flexibelt arbete och distansarbete vid sidan av traditionella roller som arbetar på plats.
För det andra har arbetsplatshantering utvecklats från en blandning av flera nischade verktyg till en användarvänlig, integrerad lösning. För flera år sedan kunde en arbetsplats ha en app för rumsbokning som var helt skild från systemet för hantering av hälsa och säkerhet på arbetsplatsen. Dagens lösningar för arbetsplatshantering kan innehålla allt från övervakning av koldioxidutsläpp till ekonomisk analys. En enda portal håller reda på alla projekt, tillgångar, hyresavtal, beställningar och uppgifter om medarbetare.
Dessutom är de data som är tillgängliga för att samlas in, analyseras, delas och åtgärdas betydligt större än för tio år sedan. Att ha en sammanhängande datasjö (en centraliserad databas) istället för en utspridd samling databaser möjliggör enklare användning av informativ statistik. Genom att ansluta till smarta enheter och rapportera om digitala och fysiska interaktioner möjliggörs ett snabbt och tillförlitligt beslutsfattande.
Slutligen anses nu en IoT-kompatibel programvara för arbetsplatshantering vara standard. Maskininlärning kommer att vara central i nästa framsteg inom business intelligence. Sensorbaserade system för beläggningsspårning övervakar hur utrymmen används i realtid, vilket hjälper organisationer att förstå tider med hög användning och underutnyttjade områden. Alla dessa data kan ligga till grund för bättre beslut om utrymmesallokering, minska kostnaderna och förbättra medarbetarnas komfort och produktivitet.
När ett integrerat system för arbetsplatshantering (IWMS) implementeras på rätt sätt omfattar det hela denna utveckling. Datadrivet beslutsfattande och användning av en enda sanningskälla stöder arbetet oavsett var och hur det utförs: hybrid, på distans eller på annat sätt.
De 4 fördelarna med arbetsplatshantering
Alla arbetsplatschefer – oavsett om de arbetar inom anläggningar, HR, campustjänster eller annat – har en egen uppfattning om hur verklig excellens ser ut. Vi ser dock fyra huvudsakliga fördelar med arbetsplatshantering som återkommer om och om igen:
1. Hantera utrymme för att optimera varje kvadratmeter
Användningen av fysiskt utrymme är en hörnsten i många arbetsplatsinitiativ, i synnerhet sådana som är relaterade till hållbarhet och koldioxidavtryck. Utrymmeshantering handlar om hur rummen fylls – och om de kan användas mer effektivt. Arbetsplatser kan tyckas vara väl utnyttjade, men data visar ofta på en varierande beläggningsgrad.
- Är det på grund av arbetsmönster eller på grund av att kontorets utformning och design inte uppfyller medarbetarnas behov?
- Hur kan man minska slöseri med utrymme?
- Finns det ett skrivbordsbokningssystem för medarbetare som inte arbetar på kontoret på heltid?
Utrymme handlar inte bara om skrivbordsutrymme eller mötesrum. Överväg din organisations investering i lagring, gemensamma utrymmen, specialiserade arbetsstationer och administrativa områden.
Viktiga mätvärden:
- Grad av utrymmesutnyttjande: procentandel av skrivborden/kontoren som används
- Beläggningsgrad: antal medarbetare per kvadratmeter
- Användning av mötesrum: procentandel av mötesrum som bokats och används
Genom att analysera dessa mätvärden kan man upptäcka möjligheter att konsolidera utrymmen, minska hyreskostnaderna eller göra om kontorsutformningen för ökad effektivitet.
2. Medarbetarnas upplevelse och engagemang
Kunskapsarbetare – de som löser problem, driver innovation och leder team – är direkt nödvändiga för moderna organisationer. Men deras förutsättningar att lyckas beror ofta på mer än bara deras färdigheter och motivation. När arbetsmiljön är dåligt utformad eller alltför komplex kan till och med de mest kapabla medarbetarna känna sig utmattade och distraherade.
Alltför ofta förlorar dessa yrkesverksamma värdefull tid på att navigera genom ineffektiva system eller ta itu med administrativa hinder – tid som istället skulle kunna läggas på strategiskt, kreativt eller effektivt arbete. Dessutom kan arbetsutrymmen eller hårdvara vara långt ifrån optimala, vilket innebär att gapet mellan deras potential och miljön bara växer. Med tiden kan denna skillnad leda till frustration och i slutändan att man lämnar.
Det finns otaliga sätt att förbättra medarbetarnas nöjdhet genom att öka engagemanget på arbetsplatsen.
Till exempel ger arbetsplatsappar medarbetare möjlighet att skräddarsy sin upplevelse. Med ett användarvänligt gränssnitt kan medarbetare få åtkomst till nödvändiga tjänster: programvara för städning, catering och schemaläggning av rumsbokning. Data från appanvändning flödar sedan tillbaka till framtida beslutsfattande.
En arbetsstyrka som stöds är nyckeln till att behålla medarbetare – och de bästa strategierna för arbetsplatshantering tar hänsyn till detta. Medarbetarnas upplevelse kan mätas genom undersökningar, feedbackformulär och data om appanvändning.
Viktiga mätvärden:
- Poäng för medarbetares nöjdhet: hur medarbetarna känner om sin arbetsmiljö, sitt ledarskap och sina utvecklingsmöjligheter
- Employee Net Promoter-poäng (eNPS): hur sannolikt det är att medarbetarna rekommenderar organisationen som en bra arbetsplats
- Grad av kvarhållande av medarbetare: mäter procentandelen medarbetare som stannar kvar under en viss period
Att spåra dessa mätvärden hjälper organisationer att förstå hur deras arbetsplatsdesign och tjänster påverkar medarbetarnas arbetsmoral och engagemang.
3. Kostnadseffektivitet och resursoptimering
Effektiv arbetsplatshantering minskar driftskostnaderna genom att utvärdera användningen av utrymme och resurser. Processer bör införas för att regelbundet se över användningen av dyra resurser som maskinpark eller specialutrustning, som ofta har låg beläggningsgrad i förhållande till sina kostnader. Kostnadseffektivitet handlar om att minimera utgifter, men resursoptimering handlar mer om att maximera den effektiva användningen av dessa resurser, vilket kan leda till kostnadsbesparingar, även om detta inte alltid är det primära målet.
Förutom att bedöma användningen av utrymme och resurser bör anläggningspersonal även ta hänsyn till kvalitativa data, t.ex. hantering av feedback. Med dessa data kan arbetsplatsansvariga lättare motivera kostnadsbesparingar, resursinvesteringar eller ändra utrustningens utformning.
Viktiga mätvärden för kostnadseffektivitet:
- Kostnad per medarbetare: totala arbetsplatskostnader delat med antalet medarbetare
- Energiförbrukning per kvadratmeter
- Underhållskostnader
Genom att analysera dessa mätvärden kan du identifiera områden för kostnadsbesparingar, till exempel att minska energislöseriet eller optimera underhållsscheman. Nyckeltalen för resursoptimering är mer fokuserade på att använda resurser effektivt och ändamålsenligt.
Viktiga mätvärden för resursoptimering:
- Utnyttjandegrad: skrivbordsutnyttjande, mötesrumsutnyttjande, utnyttjande av utrustning, utrymmesutnyttjande
- Beläggningsgrad: liknar beläggning men fokuserar på människor
- Produktivitetsmått för medarbetare: till exempel grad av projektslutförande
4. Arbetsplatsstrategi – anpassning till organisatoriska mål
Allt på en arbetsplats ska tjäna ett affärssyfte. När organisatoriska mål fastställs eller uppdateras är det avgörande att arbetsplatsstrategin ger medarbetarna möjlighet att uppnå dessa mål. Ett exempel på detta kan handla om tillväxt inom vissa delar av en bransch, eller att arbeta för att komma in på en ny marknad.
På liknande sätt måste arbetsplatsstrategin vara flexibel för att möta de nya behoven när en arbetsstyrka förändras. Arbetsplatsstrategier kan fokusera på koncept för delade arbetsplatser, policyer för arbete hemifrån och övergångar från fast plats till flexibla eller delade arbetsytor. Nyckeltalen är vanligtvis knutna till affärsmålet.
Viktiga mätvärden:
- Samarbetsfrekvens: Om målet är att öka samarbetet kan mätvärden som antalet samarbetsutrymmen som används eller frekvensen av möten mellan olika avdelningar spåras.
- Medarbetarnas välbefinnande: Om målet är att förbättra medarbetarnas välbefinnande kan mätvärden som medarbetarnas frånvaro eller deltagande i friskvårdsprogram vara relevanta.
Anpassning till hybridarbete – nya utmaningar och lösningar
Med fler medarbetare nu på andra fysiska platser än sina kollegor har hybrid- och distansarbete introducerat en rad nya aspekter av arbetsplatsplanering. Noggrann hantering av komplexiteten i hybridarbete sammanför en mer motståndskraftig och anpassningsbar arbetsstyrka.
Kommunikation på distans i en hybridmiljö: Kommunikationsskiften, från mötesbaserade till virtuella verktyg, har förändrat hur medarbetare använder utrymmen. Tid då medarbetare träffas fysiskt kan vara begränsad till specifika typer av diskussioner eller vissa säsonger. Arbetsplatshantering förutsäger, spårar och förbereder för dessa trender för att säkerställa att ett utrymme passar allas behov.
Till exempel kan en arbetsplats med många medarbetare i hybridroller välja att minska antalet enskilda skrivbord till förmån för mer samarbetsanpassade utrymmen, men anordna tillfälliga kontorsutrymmen under lanseringar eller intensiva perioder. Justerbar resurshantering är nyckeln till en hybrid arbetsplats.
Bedöma medarbetarnas prestationer utifrån rätt mätvärden: HR-chefer har säkert lagt märke till skiftet bort från att använda kontorstid som ett mått på prestation. Hybridarbete ger medarbetarna mer självständighet över var och hur de arbetar, och representerar en förändring från tidsbaserad hantering till resultatbaserad hantering.
Skräddarsydda och flexibla arbetsarrangemang: Medarbetare såg vad som var möjligt när nedstängningar och familjeåtaganden gjorde att arbetet fick anpassas efter andra prioriteringar. Det är förståeligt att arbetsplatser som kan fortsätta att erbjuda den flexibiliteten kan behålla hybridmedarbetare mycket längre. Å andra sidan behöver vissa medarbetare en fysisk arbetsplats anordnad av arbetsgivaren.
Integrerade arbetsplatshanteringssystem kan hantera individuella preferenser för att maximera teamets sammanhållning och prestation. Att hålla feedbackloopar öppna är nyckeln till att utveckla framgångsrika policyer för möten och tillgänglighet.
Ökat beroende av teknik: Alla medarbetare behöver rätt verktyg för att utföra sitt arbete. Mer distansarbete innebär en större spridning av hårdvara. Detta bör gå hand i hand med cybersäkerhetsåtgärder. Dessutom ingår distansmedarbetare inte längre i en fysisk gemenskap. Ett ökat beroende av teknik – särskilt när möten skiftar från offline till online – kan innebära utmaningar kring digital trötthet och utsuddade gränser mellan arbete och privatliv.
Utmaningar med att implementera nya strategier för arbetsplatshantering
Även om fördelarna med effektiv arbetsplatshantering är uppenbara, kan organisationer stå inför flera utmaningar när de implementerar nya strategier:
Medarbetare och ledning kan vara ovilliga att ta sig an ny teknik eller nya processer eftersom de är vana vid befintliga system. Effektiv kommunikation och utbildning är avgörande för att övervinna detta motstånd och säkerställa en smidig övergång.
Implementering av avancerad teknik som AI-drivna verktyg för utrymmesplanering eller sensorbaserade beläggningsspårningssystem kräver ofta betydande initiala investeringar. Organisationer måste väga dessa kostnader mot långsiktiga fördelar och potentiella besparingar.
Att samla in och analysera stora mängder data kan vara krångligt, och det är viktigt att säkerställa datasekretess. Organisationer måste implementera robusta datahanteringsmetoder för att skydda medarbetarnas uppgifter och följa regler.
Det kan vara tekniskt utmanande att integrera ny teknik med befintliga system. Det kan kräva särskild expertis och löpande support för att säkerställa smidig drift.
Att övergå till en datadriven arbetsplatsstrategi kan kräva en kulturell förändring inom organisationen. Ledarskapet måste främja en kultur som värdesätter datadrivet
beslutsfattande och ständiga förbättringar.
Övergången till hybrida arbetsmodeller innebär unika utmaningar, till exempel att hantera medarbetare på distans och på kontoret samtidigt. Organisationer måste utveckla flexibla policyer och använda teknik för att främja kommunikation och samarbete.
Även om det innebär utmaningar att implementera nya strategier för arbetsplatshantering, uppväger de långsiktiga fördelarna med ökad produktivitet, ökat medarbetarengagemang och ökad operativ effektivitet dessa initiala hinder med råge. Genom att proaktivt ta itu med hindren kan organisationer skapa en mer flexibel och responsiv arbetsplats som blomstrar i dagens dynamiska företagsmiljö.
Hur kan du hantera arbetsplatsstrategier?
Målet med integrerade arbetsplatshanteringssystem (IWMS) är att förverkliga fördelarna med arbetsplatshantering och stödja affärsprocesser i hela organisationen. En äkta IWMS-lösning kan användas från en gemensam plattform och databas samtidigt som den fungerar för alla fyra hörnstenar:
Planons integrerade system för arbetsplatshantering är utformat för att hjälpa dig att fatta bästa möjliga beslut med rätt data. Snabbt agerande, med hållbarhet i åtanke, säkerställer kontinuitet i verksamheten. Planons IWMS hjälper din organisation att lyckas med allt från medarbetarnöjdhet till minskat koldioxidavtryck. Vår öppna plattformsarkitektur ansluter sömlöst till andra smarta byggnadstekniker i din portfölj, så att du får IWMS med IoT-funktioner.
Arbetsplatshantering kundfall
Hur stöder ett IWMS din strategi för arbetsplatshantering?
Effektiv användning av ett IWMS ger användarna avancerad övervakning, information av hög kvalitet och försäkran om fullständig efterlevnad. Det hjälper organisationer att följa en hierarki med stegvisa förbättringar:
- Effektiva strategier för arbetsplatshantering – verktyg för att planera och hantera förändringar, inklusive integrering med CAD-system (Computer Aided Design) för att underlätta visualisering.
- Bästa praxis för arbetsplatshantering – övervaka och validera arbetsplatsens prestanda och inför förbättringar där det behövs.
- Arbetsplatsstrategi – se till att arbetsplatshanteringen är i linje med företagsmålen, oavsett om de är inriktade på tillväxt, marknadsställning eller något annat.
Tre nivåer av arbetsplatsoptimering med IWMS
Ett integrerat system för arbetsplatshantering eller IWMS stöder organisationer i deras kontinuerliga förbättring av strategier för arbetsplatshantering på tre nivåer:
1. Strategisk nivå av arbetsplatshantering
På en strategisk nivå säkerställer arbetsplatshantering en fullständig långsiktig anpassning till företagets strategier – både affärsstrategi och arbetsplatsstrategi. Affärstillväxt, inträde på nya marknader, kulturella och demografiska aspekter och HR-policyer påverkar alla storleken och typen av arbetsutrymmen. Arbetsplatsstrategier omfattar omvandlingar från fasta till flexibla eller delade arbetsplatskoncept, nya samarbetskoncept och policyer gällande hemarbete. Samtliga av dessa påverkar dina framtida behov av fastigheter, utrymmen, lokaler, tjänster och processer.
Utöver information om själva portföljen och faktiska utrymmen innehåller ett IWMS värdefull information om beläggning och användning som är av stor betydelse för strategiskt beslutsfattande. Med hjälp av funktioner för strategisk utrymmes- och arbetsplatsplanering kan du förutse framtida behov och skapa scenarier gällande olika arbetsplatskoncept. Du maximerar därmed anpassningen av din arbetsplatsstrategi till målen för din kärnverksamhet.
2. Taktisk nivå av arbetsplatshantering
På den taktiska nivån av arbetsplatshantering är målet att implementera den valda strategin, övervaka och validera arbetsplatsprestanda kontinuerligt och göra förbättringar vid behov. Den här processen omfattar alla projekt för utrymmes- och arbetsplatsoptimering såväl som hantering av förändringar som initieras av företaget.
Ett IWMS stöder taktisk arbetsplatshantering med ett brett utbud av användnings-, beläggnings- och kostnadsanalyser samt verktyg för att planera och hantera alla förändringar. I de flesta fall omfattar en IWMS-lösning integrering med CAD-system för att visualisera faktiska och prognostiserade användningar. Funktioner för projektledning, flytthantering, scenarioplanering och ekonomiska chargebacks kompletterar verktygslådan för utrymmes- och arbetsplatsplanerare på en taktisk nivå.
3. Operativ nivå av arbetsplatshantering
Utmärkt drift och flexibilitet är viktiga förutsättningar för en lyckad arbetsplatshantering. Försök att föreställa dig vad som händer när människor kommer in på kontoret och inte kan hitta ett ledigt skrivbord att arbeta från, eller inte kan samarbeta med sina kollegor, eller upptäcker att ett mötesrum som de hade bokat används av någon annan. Att undvika kaos i den dagliga verksamheten och underlätta för medarbetare med smarta lösningar som Planon Workplace-appen för att boka, hitta eller använda de lokaler de behöver höjer arbetsplatshanteringens affärsvärde.
Ett IWMS möjliggör bokning av mötesrum, särskilda arbetsutrymmen och till och med möjligheten att boka en flexibel arbetsplats ”på språng”. Den informationen utgör tillsammans med sensorteknik en stark kombination som hjälper medarbetare att hitta lämpligt, tillgängligt arbetsutrymme, samtidigt som den ger anläggningsansvariga de verktyg de behöver för att minska antalet tomma platser och anpassa tjänsterna och energiförbrukningen efter byggnadens faktiska användning.
I byggnaden guidas människor via skärmar med indikatorer för tillgänglighet via en planritning som visar information om arbetsplatser och rum som antingen är upptagna, bokade eller tillgängliga. Medarbetare kan använda appen för att boka ett skrivbord helt enkelt genom att skanna en QR-kod eller svepa en RFID-tagg.
FAQs
Medarbetarnas engagemang handlar om hur engagerade de är när det gäller att agera i arbetsgivarens bästa intresse. En engagerad arbetsstyrka erbjuder en oslagbar uppsättning fördelar för ett företag: ökad produktivitet, förbättrat kvarhållande och en mer inkluderande och innovativ kultur. Alla dessa resultat bidrar till bättre prestationer, minskad personalomsättning och en mer motståndskraftig organisation.
Chefer och ledare inser att en framgångsrik arbetsplats beror på medarbetarna. För att blomstra i sina roller och känna att det de gör är meningsfullt måste medarbetarna kunna använda sin miljö på rätt sätt. Företag som gör det där lilla extra anpassar arbetsplatsappar till varje medarbetares personliga preferenser, vilket ger dem möjlighet att skapa bästa möjliga arbetsupplevelse för sig själva och sina kollegor.
Arbetsplatshantering och utrymmeshantering är två relaterade men tydligt åtskilda begrepp inom anläggningshantering. Medan utrymmeshantering fokuserar på att skapa väl utformade, säkra, trygga och energieffektiva fysiska arbetsplatser, handlar arbetsplatshantering om att skapa en positiv och produktiv arbetsmiljö i stort, med det slutliga målet att förbättra medarbetarnas engagemang, samarbete, produktivitet och effektivitet.
Plattformar för arbetsplatshantering överträffar målet för traditionella CAHM-lösningar genom att göra arbetsplatshantering till ett strategiskt instrument som stöder affärsmål och ger mätbart värde. Alla program för arbetsplatshantering bör förena alla processer som optimerar arbetsplatsen, förbättrar produktiviteten och effektiviserar arbetsplatsupplevelsen – från strategisk planering till operativ användning, från catering till säkerhet och från underhåll till tjänstehantering.
Lär dig mer om programvara för Workplace Management
