Workplace Management omfattar alla utrymmen, tillgångar, tjänster, tekniker och processer som ökar medarbetares förmåga att samarbeta, vara innovativa och utvecklas. Med en förbättrad strategi för Workplace Management strävar organisationer efter att uppnå större effektivitet, bättre produktivitet och ekonomiska fördelar.
Workplace Management överskrider omfattningen av Facility Managements traditionella funktioner, eftersom det syftar till att öka anställdas produktivitet och samarbete. Inte som en stödfunktion, utan som ett strategiskt instrument för att stödja affärsmål och ge mätbart värde. Workplace Management är en kontinuerlig process som gör det möjligt för organisationer att sträva efter optimal arbetsplatsprestanda. Dagens bäst presterande företag har en sak gemensamt: de förstår den roll deras arbetsmiljö har att spela för att förbättra anställdas engagemang och produktivitet.
Oavsett om det gäller hanteringen av ett enda skrivbord eller hanteringen av komplexa globala fastighetsportföljer, förenar Workplace Management alla processer som optimerar din arbetsplats; från strategisk planering till operativ användning, från catering till säkerhet och från underhåll till tjänstehantering.
Utöver ökad produktivitet kan en strategisk arbetsplatsplanering bidra till kostnadseffektivitet och kostnadsminskning. Det kan till exempel verka som om utrymmen och arbetsplatser är väl utnyttjade, men i praktiken ligger beläggningen på mellan 50 och 60 procent i genomsnitt. Dessutom har dyra faciliteter som mötesrum eller specialutrustning låg beläggningsgrad i förhållande till kostnaderna. Ett förbättrande av arbetsplatsanvändningen, bl.a. kontorsutrymmen, är i många fall en följd av införandet av nya arbetsplatskoncept, som aktivitetsbaserade kontor. Innovativa organisationer strävar efter att öka samarbetet och produktiviteten i sin kärnverksamhet med aktiviteter som är baserade på arbetsplatskoncept och tjänster, vilket innebär attanställda kan bestämma var, när, hur och med vem de arbetar.
För att underlätta för de anläggningsteam som utarbetar planerna för återgången till arbetsplatsen, har vi skapat en infographic med en omfattande checklista med 40 användningsfall baserade på dessa nio teman.
Upptäck mer
Genom att ge insyn i distributionen och beläggningsgraden av arbetsplatser och utrymmen kan Planons lösning Space & Workplace Services Management hjälpa din organisation att minska kostnaderna genom att se till att arbetsplatser utnyttjas optimalt, samt anpassa användningen efter avdelningarnas behov.
Lär dig mer
Planon Workplace Edition är en molnbaserad, modulär programvarulösning med stöd från smarta beläggnings- och miljösensorer. Detta hjälper dig att hantera utmaningar, såsom medarbetarengagemang och företagets motståndskraft.
Lär dig merIntegrated Workplace Management Systems (IWMS) stödjer organisationer i deras kontinuerliga strävan efter arbetsplatsoptimering på tre nivåer:
På en strategisk nivå säkerställer Workplace Management en fullständig mellansiktig och långsiktig anpassning till företagets strategier – både affärsstrategi och arbetsplatsstrategi. Affärstillväxt, inträde på nya marknader, mångfald, kulturella och demografiska aspekter och HR-policyer påverkar alla storleken och typen av dina arbetsutrymmen. Arbetsplatsstrategier omfattar potentiella omvandlingar från fasta till flexibla eller delade arbetsplatskoncept, nya samarbetskoncept och policyer om hemarbete. Dessa kommer att påverka dina framtida behov av fastigheter, utrymmen, lokaler, tjänster och processer.
Utöver information om själva portföljen och faktiska utrymmen innehåller ett IWMS värdefull information om beläggning och användning som är av stor betydelse för strategiskt beslutsfattande. Med hjälp av funktioner för strategisk utrymmes- och arbetsplatsplanering kan du förutse framtida behov och skapa scenarier för olika arbetsplatskoncept. Du säkerställer därmed maximal anpassning av din arbetsplatsstrategi till målen för din kärnverksamhet.
Den taktiska nivån av Workplace Management syftar till att implementera den valda strategin, övervaka och validera arbetsplatsprestandan kontinuerligt och göra förbättringar vid behov. Den här processen omfattar alla projekt för utrymmes- och arbetsplatsoptimering samt hantering av förändringar som initieras av företaget.
Ett IWMS stödjer taktisk Workplace Management med ett brett utbud av användnings-, beläggnings- och kostnadsanalyser samt verktyg för att planera och hantera alla förändringar. I de flesta fall omfattar en IWMS-lösning integrering med CAD-system för att visualisera faktiska och prognostiserade användningar. Funktioner för projektledning, flytthantering, scenarioplanering och ekonomiska chargebacks kompletterar verktygslådan för utrymmes- och arbetsplatsplanerare på en taktisk nivå.
Utmärkt drift och flexibilitet är viktiga förutsättningar för lyckad Workplace Management. Tänk dig bara vad som skulle hända om anställda kom in på kontoret och inte kan hitta ett ledigt skrivbord att arbeta vid, eller inte kunde samarbeta med sina kollegor eftersom ett bokat mötesrum redan användes. Att undvika kaos i den dagliga verksamheten och underlätta för de anställda med smarta lösningar för att boka, hitta eller använda de faciliteter de behöver, höjer affärsvärdet av en lösning för Workplace Management.
Ett IWMS möjliggör bokning av mötesrum, särskilda arbetsutrymmen eller till och med möjligheten att boka en flexibel arbetsplats ”på språng”. Den informationen blir tillsammans med sensorteknik en stark kombination som hjälper anställda att hitta rätt tillgängligt arbetsutrymme, samtidigt som den ger anläggningsansvariga de verktyg de behöver för att minska antalet lediga platser och anpassa tjänsterna efter byggnadens faktiska användning.
I byggnaden guidas människor via skärmar med indikatorer för tillgänglighet via en planritning som visar information om arbetsytor och rum som antingen är upptagna, reserverade eller tillgängliga. Anställda kan använda appen för att reservera en arbetsplats på ett enkelt sätt genom att skanna en QR-kod eller dra en RFID-tagg.
Medarbetarengagemang beskriver hur väl medarbetarna engageras i organisationens mål och värderingar. Ett högt medarbetarengagemang leder till ökad produktivitet, ökad innovation och bättre personalbehållning för verksamheten.
Arbetsplatsansvariga har ett betydande inflytande på medarbetarnas engagemang. Det börjar med att erkänna att anställda och andra arbetsplatsanvändare är kärnan i en framgångsrik arbetsplatsstrategi.
Anställda måste enkelt kunna utforska, navigera och använda arbetsplatserna och dess tillhörande tjänster. Smarta företag tillhandahåller därför alla anställda dessa funktioner via en praktisk smartphone-app.
En app för arbetsplatser bör anpassas till varje anställds personliga preferenser för att göra dagen på kontoret så trevlig som möjligt.
14-day trial Planon Workplace App
Michigan State University has selected Planon’s Integrated Workplace Management System for their campus management.
Lär dig mer
Edwin Spanjaards, Manager Staff Services in the Real Estate Department: “Substantial utilisation improvements and more cross-faculty use of meeting rooms, workspaces and study places.”
Upptäck mer
Michael Müller, Managing Director Bayer Real Estate: "Successful RE and FM with Planon."
Upptäck mer