18 juni 2020

Lånat ljus genom ett hål i väggen

Det finns en välkänd berättelse från den västra Handynastin i Kina (206 f.Kr.–9 e.Kr.). Trots att Han-kejsardömet växte och blomstrade under en gyllene tidsålder innebar denna strikta sociala hierarki att fattiga familjer knappt hade tillgång till utbildning. En ung pojke vid namn Kuang Heng ville inget hellre än att studera. Eftersom han inte hade råd med en oljelampa för att kunna läsa på kvällarna borrade han ett hål i väggen i sitt rum, och kunde på så vis låna ljus från grannens hus istället.
Den här berättelsen från den kinesiska folkloretraditionen har förts vidare genom tiderna för att belysa fördelarna med att studera effektivt. Kuang Hengs användning av befintligt ljus istället för att skaffa nytt påvisar ett nyskapande tänkesätt som kan utgöra lösningen på många slags problem. Det kan till och med användas för att utforma integrerade arbetsplatshanteringssystem (IWMS) i syfte att skapa en bättre användarupplevelse.

White Paper - Vad är ett IWMS?

Ett Integrated Workplace Management System (IWMS) är en mjukvaruplattform för fastighets- och anläggningshantering som kombinerar integrerade funktionaliteter för hantering av fastigheter, planering av utrymmen, tillgångar och underhåll, integrerade tjänster och hållbarhet – allt i en enda plattform.

 

 

Läs mer

Analogin med programvara för fastighets- och anläggningsförvaltning

Vad har en 2 000 år gammal historia att göra med programvara för fastighets- och anläggningsprocesser? På Planon inser vi att jobb inom fastighets- och anläggningsförvaltning är krävande, så varför över huvud taget investera tid och arbete i att återskapa resurser eller kunskap som redan finns?

Ett IWMS integrerar till exempel många olika tillämpningar som rör fastighets- och anläggningsförvaltning i ett enda effektivt system. Jämfört med att använda flera nischade lösningar har varje del av IWMS-systemet åtkomst till samma datapool, istället för att replikera allt. Inte nog med det, ett IWMS utgör det befintliga ljuset genom väggen genom att erbjuda slutanvändarna samma arbetsflöden och principer för flera användningsområden, vilket innebär mindre överflödig inlärning.

Som UX-designer fokuserar jag på användarupplevelsen (UX) av komplicerade professionella tillämpningar, och är särskilt intresserad av hur arbetsflöden kan förenklas och inlärningskurvor bli brantare. Låt mig förklara vetenskapen bakom detta.

Vetenskapen bakom att förenkla slutanvändarnas arbete

Att presentera ett IWMS som Planon Universe för företagschefer inom fastighets- och anläggningsförvaltning innebär att erbjuda en rad olika funktioner inom ett och samma system. Detta är inte bara ett effektivt sätt att se till att alla använder samma data, det innebär också att användarupplevelsen förbättras jämfört med att låta slutanvändarna lära sig att hantera flera lösningar parallellt.

Detta baseras på teorin om ”kognitiv belastning”. Denna teori beskriver den mentala ansträngning som krävs för att utföra en viss uppgift. Det finns tre typer av kognitiv belastning:

  • Inneboende belastning: Detta är den grundläggande mentala insats som är kopplad till en viss uppgift. Det krävs till exempel vissa grundläggande färdigheter för att laga ett punkterat däck. Verktyg kan förenkla arbetet, men de kan inte ta bort den mentala ansträngning som krävs för att göra rätt saker i rätt ordning.
  • Omständighetsrelaterad belastning: Hantering av icke-väsentliga aktiviteter, irrelevant information och andra distraktioner. Till exempel att laga en punktering vid vägkanten. Du måste se upp för den förbipasserande trafiken trots att det inte har något att göra med den faktiska uppgiften att laga punkteringen.
  • Genuin kognitiv belastning: Den bearbetning som krävs för att lära sig samt komma ihåg hur en uppgift ska utföras. T.ex. den mentala ansträngning som krävs för att både lära dig och minnas hur du lagar punkteringen så att du kan upprepa processen i framtiden.

Ett väldesignat integrerat system kan avsevärt minska omständighetsrelaterad belastning och genuin kognitiv belastning för slutanvändare, jämfört med flera punktlösningar.

Arbetsflöden: jobba smartare, inte hårdare

Det är uppenbart att det innebär en hel del olika arbetsflöden när man arbetar med många olika programvaror – något du slipper med ett IWMS. Dessa ytterligare steg (som att navigera, välja, exportera och sedan konvertera data från ett format till ett annat) kan vara tidskrävande och bidrar inte till att få jobbet gjort. De medför också ökad risk för mänskliga fel. Tack vare integreringen eliminerar IWMS-systemet en stor del av den tids- och energikrävande omständighetsrelaterade belastningen.

Inlärningskurvor: ett inlärningstillfälle, ständig tillämpning

Den största fördelen för användarupplevelsen uppnås genom att förkorta inlärningskurvorna och ta bort majoriteten av den genuina kognitiva belastningen från den dagliga användningen av komplicerad programvara. IWMS-system gör det möjligt för slutanvändaren att tillämpa sina tidigare färdigheter i hela systemet. Generera rapporter eller utföra förändring på flera håll? Du behöver bara lära dig de grundläggande färdigheterna en gång och sedan tillämpa dem i hela IWMS-systemet. När du har lärt dig att hantera underhållsordrar kan du även hantera tillgångar, personal, avtal och mötesrum.

Planons IWMS är utformat kring en mycket konsekvent datanavigeringsprincip. När du har lärt dig den här principen har du bemästrat de viktigaste färdigheterna för att inhämta all slags information och kan navigera i praktiskt taget alla slags funktioner i Planon-systemet.

Bortom det som går att ta på

Det fokuseras ofta på ändamålsenlig effektivitet när för- och nackdelar med programvarusystem diskuteras. Det är lätt hänt att immateriella aspekter som användarupplevelsen förbises eftersom de är svåra att kvantifiera i ett kalkylblad. Men jag hoppas att jag nu har lyckats övertyga dig om att ett integrerat system som optimerar användarupplevelsen i slutändan kan leda till kortare distributionstider, större effektivitet, färre mänskliga fel och gladare personal! Sådana fördelar, utöver de funktionella och tekniska fördelarna, talar för IWMS.

Flera olika IWMS-leverantörer erbjuder liknande funktioner som en integrerad lösning som kommer med en rad specialiserade punktlösningar. Detta kan vara ett alternativ, men en av de viktiga skillnaderna som kvarstår är att slutanvändarna fortfarande måste hantera flera gränssnitt.
Vill du veta mer om fördelarna med ett IWMS jämfört med att använda flera nischade lösningar? Ladda ned vårt White Paper – ”Vad är ett IWMS?” eller anmäl dig till vårt kommande webbinarium med Verdantix: ”Så tar du tillvara på din IT-strategi för fastigheter och anläggningar”.

Bram Bos
Chef för UX-design