People having a group discussion around a meeting table about workplace management.

8 sätt för HR att förbättra hybridarbete

I det här blogginlägget diskuterar vi Planons perspektiv på HR-rollen, våra erfarenheter, vår inriktning och våra tankar kring en hybridarbetsmodell.

Affärsverksamheten handlar inte bara om att skapa vinst för företaget. Människor utgör kärnan i alla framgångsrika organisationer och att säkerställa att de har allt de behöver för att driva verksamheten som en väloljad maskin handlar inte bara om storleken på deras lönekuvert. Deras känslor, deras attityd till arbetsuppgifter och arbetsgivare samt deras kontorserfarenhet och balansen mellan arbete och fritid är också avgörande för att upprätthålla en blomstrande verksamhet. Och allt detta styrs av HR-avdelningen.

Genom att arbeta tillsammans med Facility Management (FM) och IT-avdelningarna, inom allt från planering till drift, gör organisationens HR-avdelning mycket mer än att bara hantera medarbetarnas livscykel och sköta administreringen av deras förmåner. En av de viktigaste uppgifterna för HR är att se till att medarbetarna håller sig friska och engagerade, vilket innefattar att optimera deras arbetsmiljö för välbefinnande.

I det här blogginlägget diskuterar vi Planons perspektiv på HR-rollen, våra erfarenheter, vår inriktning och våra tankar kring en hybridarbetsmodell och hur vi – genom att använda oss av rätt verktyg – själva har kunnat anpassa oss till en hybridarbetsmodell, samtidigt som vi fortsätter att driva en smidig och effektiv HR-avdelning.

HR-avdelningens roll i en hybridarbetsmodell

Planon hade till viss del redan en hybridarbetsmodell innan covid-19 bröt ut, så den här tiden har inte varit lika tumultartad för oss som den kunde ha varit. Om något så påskyndade utbrottet bara implementeringen av vår strategi, eftersom grunden redan fanns där. Stora delar av företaget hade redan digitaliserats och anpassats för hybridarbete. Integreringen av HR krävde dock specifika verktyg – och tid – för att säkerställa en fullt fungerande hybridmiljö. Med andra ord var det en utmaning att hitta en balans mellan medarbetarnas välbefinnande, engagemang och prestation.

Dessutom har det blivit uppenbart att hybridarbete inte bara handlar om digitalisering. När företag måste få till stånd en helt ny hybridarbetsmiljö för att utvecklas så blir uppgiften att styra upp arbetsplatsen en gemensam sak för HR och FM, med IT till hands för hjälp med verktyg och digitalisering.

Samtidigt strävar HR ständigt efter att upprätthålla ”livstidsanställning”, en modell som säkerställer att människor är friska och passar för sitt arbete under hela karriären, vilket leder till en mer hållbar anställning.

Hur man uppnår hållbar ”livstidsanställning”

Livstidsanställningar är avgörande när det gäller att driva en framgångsrik verksamhet som inte bara behåller sin personal utan även har deras förtroende och hängivenhet. Det handlar om ansvar, både för arbetsgivaren och för medarbetaren. Man måste se till att människor på alla nivåer håller sig relevanta och är redo för arbete i alla stunder. Men hur lyckas man med det?

Hybridarbete är ett av huvudelementen och erbjuder medarbetarna flexibiliteten att själva välja den lämpligaste arbetsplatsen utifrån deras aktiviteter och åtaganden. Detta bidrar till en balans mellan arbete och fritid, vilket gör det möjligt för medarbetarna att leva ett hälsosammare och mer balanserat liv samtidigt som de optimerar sin arbetsförmåga. Det handlar om tillit, och flexibiliteten för alla parter gör att alla blir nöjda.

På Planon har vi skapat en sund hybridarbetsplatsmodell som omfattar arbete på olika avlägsna platser – även under resor – samt hälso- och välbefinnandeaspekter. Vi uppmuntrar medarbetare att göra medvetna val som är mer hållbara för miljön, till exempel att inte resa in till kontoret varje dag. Men vi har också byggt ett gym och en strandbar på vårt kontor för att främja en hälsosammare livsstil och möjliggöra socialt samarbete. Tack vare dessa åtgärder är det mer sannolikt att medarbetarna är effektiva och produktiva, vilket är bra för organisationen och även för medarbetarna själva

Så här har Planon implementerat en sund hybridarbetsmodell

Här är olika sätt som Planon har implementerat en sund hybridmodell och upprätthållit smidig drift av HR-avdelningen:

  • Vi övervakar luftkvaliteten inomhus med hjälp av koldioxidsensorer. Om vi ser att nivåerna stiger kan vi öppna ett fönster.
  • Vi underlättar arbete hemifrån genom att leverera tillgångar och ersättningar för att säkerställa en välutrustad arbetsplats.
  • Vi använder vår egen programvara för att övervaka våra kontorsutrymmen. Vi noterar vilka skrivbord som används mer än andra. Med dessa data kan vi få insikt i medarbetarnas preferenser och förstå varför och hur vi kan anpassa arbetsplatsens upplägg.
  • Våra medarbetare kan reservera sin arbetsplats innan de åker till jobbet. De skannar en unik QR-kod när de kommer in i lokalerna. Detta upprätthåller säkerheten och hjälper till med löneadministrationen vid kompensationer för pendling. Det innebär också att vi kan se till att arbetsplatsernas antal och storlek inte är större än vad som behövs.
  • Vi uppmuntrar medarbetarna att ta fler steg om dagen genom att placera den bästa kaffemaskinen på bottenvåningen. På så vis kan vi få medarbetarna att lämna sina respektive våningar och gå nedför trapporna för att få avnjuta en förfriskning av högre kvalitet.
  • Vi erbjuder gymanläggningar och fysiska aktiviteter som yoga. Nyttiga luncher finns på plats. Dessutom bidrar våra sociala evenemang till att säkerställa socialt samröre som har visat sig stimulera till bättre samarbete och ge en ökad känsla av samhörighet och engagemang. Allt som allt pendlar våra medarbetare gärna till kontoret då och då och upplever samtidigt en bättre balans mellan arbete och fritid.
  • Vi har introducerat särskilda dagar för teamet, där hela teamet kommer till kontoret för att främja det sociala samarbetet.
  • Våra medarbetare bestämmer själva hur ofta de kommer till kontoret eller arbetar hemifrån eller från någon annan önskad plats.

Vi tror att alla organisationer kan använda dessa eller motsvarande metoder för att uppnå en framgångsrik hybridarbetsmodell där HR spelar en viktig roll.

Wanda Stoop is Executive Vice President Human Resources.

Om författaren

Wanda Stoop-Zijlstra | Executive Vice President Human Resources

Wanda joined Planon in 1994 and has been an integral part of the company’s development. Starting out in a supporting role, she quickly moved into the position of Director of Finance, taking responsibility for Planon’s Finance & Accounting teams worldwide. Since 2002, Wanda has been leading the HR organisation and activities, managing the set-up, professionalisation and continuous development needed to support the company’s fast-paced growth. Wanda is a firm advocate of the importance of lifetime employability and creating a stimulating environment in which people can work, learn, live and play. Wanda graduated from Fontys University of Applied Sciences with a bachelor’s degree in Finance & Control.

Dela den här artikeln